torstai 17. joulukuuta 2015

Joustavan johtajan käytettävissä olevat resurssit ja tavoitteellisuus

17.12.2015

Johtajan ja esimiehen resursseja ovat työntekijöiden ja myyntimaailmassa erityisesti myyjien taidot ja edellytykset tehtävien onnistuneeseen suorittamiseen. Myyjien aiemmat kokemukset ja tehtäviin liittyvät osaamisalueet sekä verkostot, ajanhallintakyvyt ja keskittymiskyky annettuihin tehtäviin sisältyvät esimiehen resursseihin.

Resurssien lisäksi tavoitteellisuus on toinen esimiehen arvioitavista asioista, kun hän viestii alaistensa kanssa. Tavoitteellisuudessa on kyse myyjien kyvystä hyödyntää resurssejaan hoidettavien tehtävien ilmaantuessa ja eteen tulevissa tilanteissa yleensä. Myyjillä täytyy olla sekä halua, että kykyä suorittaa hänelle osoitettu tehtävä.

Resurssit ja tavoitteellisuus ovat muuttuvia sekä tilanteesta, myyjien käsityksistä ja mielipiteistä riippuvia myyjien ominaisuuksia, joihin johtamisella voidaan vaikuttaa. Myös myyjän omat aiemmat kokemukset vaikuttavat näihin käsityksiin ja ominaisuuksiin.

Paras johtaja ja esimies voi auttaa ihmisiä johtamaan itseään sen sijaan, että johtaisi näitä. Itsensä johtamisella tarkoitetaan kykyä kehittää suorituskykyä, huolehtia omasta henkisestä hyvinvoinnistaan ja saavuttaa tavoitteet. Itsensä johtaminen on määrätietoista itsensä kehittämistä, jota myyjä voi tehdä vaikuttamalla omiin ajatuksiinsa, tunteisiinsa ja niiden myötä toimintaansa pystyäkseen hyödyntämään potentiaalinsa optimaalisella tavalla säilyttäen kuitenkin tasapainon kaikkien elämänalueiden välillä. Esimies voi auttaa myyjiään tulemaan tietoisemmiksi toiminnastaan ja sen niin positiivisista kuin negatiivisistakin seurauksista. Saatuaan esimieheltään apua huomion kiinnittämisessä oikeisiin toimintatapoihin, myyjä voi ottaa esimiehensä tukemana itse vastuun tarvittavien muutosten toteuttamisesta ja itsensä kehittämisestä. Johtajan tavoite on saada myyjät tietoiseksi toiminnastaan ja niiden seurauksista sekä tukea heitä itsenäisessä vastuunotossa muutoksia toteutettaessa ja itsensä kehittämisessä. Tässä tehtävässä esimiestä auttaa kyky kohdata myyjät heidän omalla tasollaan. Tason selvitettyään, esimiehen täytyy osata opastaa ja antaa mahdollisimman selkeitä ohjeita myyjille. Esimiehen täytyy myös toimia valmentajana, mentorina ja kollegana tukiessaan itsenäisiin ratkaisuihin kykeneviä myyjiään selviämään  erilaisista tilanteista, jotka he osaavat ratkoa itsekin, mutta tarvitsevat kehittyäkseen ideoidensa testaajaa.

Esimiehen kannattaa parantaa omaa tietoisuuttaan omasta toiminnastaan ja ottaa toiminnastaan vastuu ennen kuin opettaa tietoisuutta ja vastuunottoa omille myyjilleen. Tässäkin tehtävässä niin esimiestä kuin myyjiäkin auttaa tietoisuustaitojen kehittäminen. Päivän tietoisuusharjoituksena voit/ voitte tehdä tietoinen arki-harjoituksen Oivasta: http://oivamieli.fi/tietoinen_arki.php .


Menestystä päivääsi!
Valmentajasi
¤TrainEtta

harriet.realetta@gmail.com

keskiviikko 16. joulukuuta 2015

Johtamisen tavoite ja joustavaa johtamista edellyttävät tarpeet

17.12.2015

Johtamisella pyritään saamaan työntekijät toimimaan niin yksilöinä kuin ryhmänäkin tuottavasti ja tavoitteellisesti yrityksen tuloksen kannalta. Työnantajayrityksen kannalta toivottu ja hyvä suoritus saavutetaan työntekijöiden osaamisella ja heidän henkilökohtaisten ominaisuuksiensa avulla. Työntekijöiden osaaminen on usein tietyllä alueella ja sitä voi vahvistaa ja laajentaa pätevällä opastuksella, neuvoilla ja tiedoilla. Myyjät arvostavat monien muiden työntekijöiden tavoin tasa-arvoisina osapuolina käytyä avointa keskustelua. Usein saattaa olla myös niin, että he eivät tarvitse ulkopuolista apua hoitaakseen hyvin hallitsemansa vastuualueen. Toisinaan työnantaja törmää myös tilanteeseen, että tarvittavia neuvoja ja tukea antavaa pätevää asiantuntijaa ei löydy myyjän tai muun henkilöstön avuksi. Tietojen lisäksi myyjät ja muut työntekijät tarvitsevat ulkopuolista tukea voimavaroja ja osaamistaan ylläpitääkseen. Esimiehen kannattaa miettiä, onko myyjän henkinen vahvuus riittävä, saavatko he henkilökohtaista tyydytystä työstään ja osaavatko he motivoida itseään. Melko usein myyjät ja muut työntekijät tarvitsevat rohkaisua ja kannustusta työssään.

Työntekijöillä on erilaisia tarpeita, toiveita ja vaatimuksia johtamiselle, koska heidän tehtävänsä saattavat olla erilaisia ja heillä on erilaiset ongelmanratkaisukyvyt. Tästä syystä esimiehen on opeteltava johtamaan eri tavoin eri tilanteissa erilaisten ihmisten kanssa ja samojenkin ihmisten kanssa tyyliä tarpeen mukaan vaihdellen eri tilanteissa. Tällaisen joustavan johtamisen ja vuorovaikutuksen tavoitteena on vaikuttaa positiivisella tavalla myyjien ja muiden työntekijöiden tehtävien suorittamiseen. Johtamistilanteen tarkoituksena voi olla ohjaus, neuvominen tai kannustaminen ja siinä voi olla kyse tehtävästä, työskentelytavoista, tavoitteista, raportoinnista, suorituksen tai toiminnan arvioinnista, resurssien jakamisesta, palkkioista tai asenteista. Aloitteen näihin edellä mainittuihin vuorovaikutus tai johtamistilanteisiin voi tehdä esimiehen lisäksi myös alainen.

Päivän harjoituksena voit tehdä lyhyen Mielenterveystalon juurruttamisharjoituksen: https://www.mielenterveystalo.fi/aikuiset/itsehoito-ja-oppaat/itsehoito/tyokaluja_itsehoito/Documents/Juurruttaminen_suomi.mp3


Menestystä päivääsi!
Valmentajasi
¤TrainEtta

harriet.realetta@gmail.com

tiistai 15. joulukuuta 2015

Joustava johtaminen ja esimiestehtävien hallinta

16.12.2015

Joustavan johtamisen mahdollisuuksia käyttääksemme, meidän kannattaa määritellä esimies-käsitteen lisäksi (edellisessä postauksessa) johtamisen ja esimiestehtäviin kuuluvien liiketoimien hoitamisen ero. Hallittaviin esimiestehtäviin kuuluu päätösten tekeminen tavoitteista, budjetista, henkilöstöstä, tiloista ja järjestelmiä koskevista kysymyksistä. Näiden tehtävien hallinta luo menestyksen edellytykset. Tavoitteiden asettaminen, toimien suunnitteleminen, tulosten seuranta ja toiminnan edellytysten varmistaminen ovat liiketoimien hoitamiseen kuuluvia kovia ominaisuuksia, jotka kuuluvat esimiehen tehtäviin.

Johtaminen on puolestaan ihmisten välistä vuorovaikutusta ja sillä pyritään vaikuttamaan myyjien ja muiden alaisten työskentelyyn, osaamiseen ja henkisiin edellytyksiin suorittaa annetut tehtävät. Johtaminen on oppimisen edistämistä ja ihmisten kanssa toimimista. Johtamisella vahvistetaan alaisia, sitoutetaan, saadaan aikaan toimintaa ja kehitetään ihmisiä eli hoidetaan esimiestehtävän pehmeät ominaisuudet.

Päivän harjoituksena voit tehdä Oivasta seuraavan harjoituksen: http://oivamieli.fi/lehdet_virrassa.php


 Menestystä päivääsi!
Valmentajasi
¤TrainEtta

harriet.realetta@gmail.com

Esimies

16.12.2015

Tulosten saavuttaminen on myyntityössä ensisijaisen tärkeää niin myyjille kuin esimiehillekin. Esimies keskittyy tulosten saavuttamiseen hieman eri näkökulmasta kuin myyjät ja hän pyrkii vaikuttamaan myyjiin niin, että tulokset kasvavat sovitusti tai pysyvät tietyllä tasolla. Esimies saavuttaa asemansa nimityksen myötä ja myyjien hyväksyntään perustuvan luottamuksen ansiosta. Myynnin esimies voi käyttää rooliinsa liittyvää tunnustettua valtaa ja hänellä voi olla lisäksi henkilökohtaista auktoriteettia. Esimiehen onnistuminen riippuu hänen kyvystään herättää positiivisia tunteita, innostusta ja luottamusta myyjissään.

Koska johtaminen on vuorovaikutusta, se edellyttää niin esimieheltä kuin myyjiltäkin kykyä käyttää kommunikoinnin apuvälineitä. Tällaisia apuvälineitä ovat aktiivinen kuuntelu, vuoropuhelu, kysymysten esittäminen, ajatusten myyminen ja kyky antaa rakentavaa palautetta. Suurinta osaa näistä apuvälineistä tarvitaan jatkuvasti myös varsinaisessa myynnissä ja nämä apuvälineet ovat tarpeellisia asiallisen vuorovaikutuksen aikaansaamiseksi tehtävienannossa ja tehtäviä vastaanotettaessa sekä ohjeita, palautetta ja kannustusta annettaessa.

Näissä taidoissa kehittyäkseen esimies ja myyjä voivat tehdä jo aiemminkin tutuksi tulleen kuunteluharjoituksen Oivasta: http://www.oivamieli.fi/tietoinen_kuunteleminen.php 


Menestystä päivääsi!
Valmentajasi
¤TrainEtta

harriet.realetta@gmail.com

perjantai 11. joulukuuta 2015

Mielikuvaharjoite valmentajan palautetekniikasta

11.12.2015

Uutta asiaa opettaessasi sinun on hyvä muistaa koko prosessi mahdollisimman hyvin. Siinä sinua voi auttaa teorian lukemisen ja käytännönharjoittelun lisäksi mielikuvaharjoittelu. Tämä harjoite sopii myös hieman muokattuna myyjille, jotka ovat valmiita etenemään valmennuksestasi enemmän itsevalmennuksen puolelle. Voit äänittää harjoituksen puhelimeesi ja käyttää sitä aina tarvittaessa.

Aloita harjoitus istuen tai maaten mukavassa asennossa ja sulje silmäsi. Sano sitten itselesi:
Vaivun syvään ja miellyttävään rentoutumisen tilaan samalla, kun lasken yhdestä kahteenkymmeneen. Rentoutan itseni.
1. Keskitän ajatukseni oikeaan jalkaani. Jalkateräni ja varpaani rentoutuvat ja tuntuvat raukeilta ja painavilta.
2.-3. Raukeus ja painava tunne etenee jalkapohjiin, nilkkoihin, pohje- ja reisilihaksiin. Lihakset tuntuvat lämpimiltä ja rennoilta. Annan jalan lihasten tulla yhä painavammiksi ja rennommiksi. Ajatellessani numeroita 2 ja 3 pystyn vaipumaan rauhalliseen ja miellyttävään lepotilaan.
4.-5. Ajattelen seuraavaksi vasenta jalkaani. Annan sen rentoutua samalla tavalla. Jalkateräni, varpaani, jalkapohjani, nilkkani, pohje- ja reisilihakseni rentoutuvat ja tuntuvat miellyttävän rennoilta.
6.-7. Ajattelen nyt molempia jalkojani yhtä aikaa samalla, kun ajattelen numeroita 6 ja 7. Jalkani ovat hyvin velttoina ja hyvin rentoutuneet.
8. Koko kehoni rentoutuu ja lihakseni vaipuvat lepotilaan.
9. Samalla, kun ajattelen numeroa yhdeksän, kiinnitän ajatukseni oikeaan käteeni. Sen sormiin, ranteeseen, käsivarteen ja olkavarteen, jotka rentoutuvat hyvin rennoiksi, painaviksi ja veltoiksi.
10. Ajattelen seuraavaksi vasenta kättäni, sormia, rannetta, käsivartta ja olkavartta, jotka rentoutuvat hyvin painaviksi ja rennoiksi.
11.-12. Rentoutan seuraavaksi vatsalihakseni ja annan kaikkien jännitysten laueta vatsan ja pallean alueelta. Samalla hengitykseni on helppoa ja kevyttä.
13. Hengitän syvään sisään ja ulos, sisään ja ulos, sisään ja ulos. Jokaisen uloshengityksen aikana vajoan yhä syvemmälle miellyttävään lepotilaan.
14. Rentoutan myös selkäni. Miellyttävä lämpö ja rentous leviävät ristiselkääni ja selän alaosaan…ja selän yläosaan. Tunnen kuinka selkäni rentoutuu. Painon ja velttouden tunne kasvaa koko kehossani.
15. Koko kehoni tuntuu painavammalta ja veltommalta alustaa ja selkänojaa vasten.
16. Rentoutan olkapääni oikealta ja vasemmalta puoleltani. Kaikki lihasjännitykset laukeavat ensin oikealta ja sitten vasemmalta puoleltani koko hartian alueelta.
17. Lämmön ja rentoutumisen tunne laukaisee kaikki mahdolliset hartiani jännitykset.
18. Rentous ja lämmön tunne laajenevat niskan kautta koko pään alueelle ja kasvoihin.
19. Otsa, posket ja leuan lihakset rentoutuvat. Annan itselleni luvan vaipua miellyttävään ja hyvin rentoon tilaan. Koko kehoni on rentoutunut ja raukea.
20. Voin vaipua yhä syvempään tilaan. Mielenikin rentoutuu, rauhoittuu ja seestyy.

Olen nyt nautinnollisessa ja syvässä rentouden tilassa ja oloni on levollinen. Kehoni tuntuu miellyttävän painavalta ja tämä rentoutunut levollinen tunne valtaa minut kokonaan ja auttaa minua keskittymään seuraaviin itsesuggestioihin, joita annan omalle alitajunnalleni.

Tänään haluan lisätä tietyn myyjän tietoisuutta hänen tiedostamattomasta puutteestaan. Näen tämän myyjän mielessäni ja kuulen hänen nimensä pääni sisällä. Mietin niitä kaikkia piirteitä, joiden vuoksi arvostan häntä ja näen hänen kehitysmahdollisuudet mielessäni. Havaitsen passiivisen tyytyväisyyden tietyistä puutteista huolimatta ja alan valmistautua valitsemani ominaisuuden muuttamiseen. Sanon tämän puutteen mielessäni nyt… . Päätän, miksi tämän asian kehittäminen on tärkeää juuri nyt ja jäsennän sen mielessäni… .  Mietin, miten esitän viestin ja löydän helposti viestiä selventäviä esimerkkejä sekä materiaalia viestin tueksi. Esimerkit ovat… . Materiaaliksi sopii … . Osaan arvioida valmennukseen tarvittavan ajan ja keskustelujen määrän hyvin. Muistan varata riittävästi aikaa molempien kalenterista tämän asian oppimiselle. Tiedän, mistä voit varata erillisen ja häiriöttömän tilan ensimmäiselle keskustelullemme. Valmistaudun myös kertomaan omista kokemuksistani, jos valmennettava myyjä ei vastaa ohjaaviin kysymyksiini toivotulla tavalla. Tiedän, että myyjän oppimisprosessi ja pätevyys kehittyy valmennukseni myötä tiedostamattomuudesta tiedostamiseen, osaamiseen ja lopulta tiedostamattomasti käytettäväksi osaamiseksi kohti uusia kehitettäviä ominaisuuksia. Ensin toimin rohkeasti tuomarina ja kerron muutettavasta toimintatavasta ystävällisesti myyjälle ja kerron mitä hän voi oppia. Saan myyjän ymmärtämään kehitystarpeen ystävällisessä hengessä.

Kun myyjä on ymmärtänyt muutoksen tarpeen ja tulee tyytymättömäksi osaamattomuudestaan, autan häntä toimintasuunnitelman laatimisessa. Kerron millaista koulutusta voin hänelle antaa henkilökohtaisesti, viikoittain ja itseopiskelun myötä. Teemme yhdessä seurantasuunnitelman ja mietimme milloin toteutamme yhteiskäynnit tai yhteispuhelut asiakkaille. Opiskelun ja harjoittelun jälkeen myyjä ymmärtää miten hänen tulee toimia käytännössä ja pääsee kokeilemaan taitojaan käytännössä. Epäonnistumisiin osaan varautua ja tiedän miten toimin motivoidakseni ja parantaakseni hänen motivaatiotaan uuteen toimintatapaan, vaikka vanha tapa tuntuu hänestä edelleen paremmalta. Ohjaan myyjää käyttämään tietojaan ja uutta menetelmää oikealla tavalla, jotta hän pääsee kokemaan onnistumisia niiden avulla. Tuen ja motivoin häntä niin kauan, että uudesta toimintatavasta tulee ensisijainen tapa toimia ja lopulta myyjä käyttää sitä tiedostamattomasti. Kannustan oikein tehdyistä asioista ja muistutan muutosta vaativista kohdista kehujen saattelemana. Olen aina myyjän käytettävissä ja annan positiiviseen suuntaan ohjaavia ehdotuksia.

Muutos tapahtuu ja myyjä tuntee itsensä varmaksi uutta tapaa käyttäessään. Varmistan, että hän hallitsee osaamisen ja ylläpitää sitä. Alan miettiä uutta muutosta vaativaa toimintatapaa yhdessä myyjän kanssa. Muotoilen muutostarpeet kysymysten muotoon, jotta myyjä oppisi vähitellen itse valmentamaan itseään. Avointen kysymysteni avulla myyjä saa vaikutelman, että hän on löytänyt muutostarpeet itse. Kysyn mitkä asiat sujuvat tai eivät suju jonkun tietyn asiakkaan kanssa. Kysyn muistaako hän asiakkaan vastaväitteiden sisältöä jossain kohdin ja mitä ne pitävät sisällään. Kysyn mitä mieltä myyjä on lopputuloksesta, miksi saavutettu tulos tuli, mitä myyjä sanoi siihen ja miten asian voisi sanoa toisella tavalla. Kysyn myös millainen lopputulos olisi ollut toisella tavalla kysyttäessä ja aikooko myyjä käyttää tätä toista toimintatapaa jatkossa. Lopuksi kirjaamme tämän uuden toimintatavan toimintasuunnitelmaamme. Näin toimin tiennäyttäjänä ja myyjä saa kokea päätyneensä itse haluamaani ratkaisuun, jonka muistan aina ennakolta päättää. Kun myyjä joskus keksii paremman ratkaisun kuin minä ennen keskustelua, niin osaan olla joustava ja hyväksyä hänen ratkaisunsa. Näin harjoiteltuamme myyjä oppii oivaltamaan itse omat puutteensa ja laatimaan kehityssuunnitelmansa. Olemme molemmat iloisia tästä kehityksestä ja onnistumisen kierteestä, jossa olemme tietoisen kehittymisen myötä. Toimemme tuottavat tulosta meille itsellemme ja yrityksellemme. Kaikki osapuolet ovat tyytyväisiä.

Lasken numerot 20-1 takaperin ja tulen täysin pirteäksi takaisin normaaliin valvetilaani ja kaikki toimintoni tulevat normaaleiksi. 20, 19, 18, 17, 16, kehoni alkaa tuntua kevyemmältä ja virkeämmältä, 15, 14, 13, 12, 11, hengitykseni kevenee ja oloni piristyy, 10, 9, 8, 7, 6, olen valmis liikuttelemaan vähitellen kehoni lihaksia, 5, 4, 3, 2, 1 olen täysin hereillä ja avaan silmäni. Oloni on pirteä ja virkeä. Olen valmis toimimaan ja tekemään työni. Tiedän pystyväni keskittymään hyvin tehtäviini ja minulla on miellyttävä onnistumisen tunne. Odotan onnistumisia.


Menestystä päivääsi!
Valmentajasi
¤TrainEtta





torstai 10. joulukuuta 2015

Valmentajan palautetekniikka

10.12.2015

Oletko joskus yrittänyt muuttaa tai muuttanut jotain toimintatapaasi? Jos olet, tiedät varmasti, että se vie aikaa eikä aina ole helppoa muistaa uutta parempaa toimintatapaa. Kiireessä ja paineessa vanhat tavat pyrkivät väkisin esiin. Kaikilla myyjillä on samanlainen tilanne edessä, kun he etsivät valmentajan kanssa yhdessä kehityskohtia paremman tuloksen saavuttaakseen. Muutosprosessi on aina sama riippumatta siitä, onko muutos suuri vai pieni. Valmennuksen vaiheet ovat:

1.     Tiedostamaton puute, jolloin myyjä on passiivisesti tyytyväinen puutteistaan huolimatta. Tässä vaiheessa valmentavan esimiehen tehtävänä on lisätä tietoisuutta ja olla tuomari.
2.     Tiedostettu puute, jolloin myyjä oivaltaa puutteensa. Tässä vaiheessa valmentajan tulee toimia opettajana ja huolehdittava, että myyjä saa tarvitsemansa tiedon toimiakseen oikein jatkossa.
3.     Tiedostettu osaaminen, jolloin myyjä ymmärtää miten tulisi toimia, mutta ei ole kokeillut uutta tapaa vielä käytännössä. Tässä vaiheessa esimies on valmentaja ja hänen tulee parantaa myyjän motivaatiota jatkaa harjoittelemaan uutta tapaa ja ottamaan vastuuta muutoksesta.
4.     Tiedostamaton osaaminen, jolloin myyjä on toteuttanut muutoksen käytännössä ja on tyytyväinen suoritukseensa. Suorituksesta tulee samanlaista kuin polkupyörällä ajo. Siitä tulee automaattinen tapa toimia tietyssä tilanteessa, eikä sitä tarvitse erikseen ajatella. Tässä vaiheessa esimiehen on tärkeää varmistaa, että myyjä pitää yllä uutta opittua tapaa juurruttaakseen sen. Jatkuvan kehityksen kannalta on tärkeää kiinnittää tässä vaiheessa huomiota vähitellen myös uuteen muutosta vaativaan toimintatapaan.

Parhaimmillaan myyjä oppii tässä prosessissa valmentamaan itse itseään. Esimiehen tehtävä on  huolehtia siitä, että myyjä osaa käydä valmennuksen vaiheet läpi myös itsenäisesti. Samalla varmistetaan, että myyjä ymmärtää toimintatavan muutoksen tarpeen perusteellisesti. Kun myyjä oppii oivaltamaan itse omat puutteensa ja laatimaan kehityssuunnitelman, hän on valmis etenemään onnistumisen spiraalissa ylöspäin. Onnistumisen kannalta on tärkeää, että esimies osaa antaa palautetta ja valmentaa myyjiä selkeiden ja avointen kysymysten avulla. Myyjällä täytyy puolestaan olla kyky vastaanottaa analyysejä ja analysoida itse omia tuloksiaan, tilannettaan ja itseään sekä kyky vastaanottaa palautetta.

Valmennuksessa aivan samoin kuin myynnissäkin on kyse siitä, että saa toisen ihmisen sanomaan sen, mitä hänelle halutaan sanoa. Niin valmennuksessa kuin myynnissäkin pyritään saamaan aikaan oivalluksia ja korjaamaan toimintatapaa kasvattamalla tietoisuutta toimintatavan muutoksen tarpeesta esittämällä kysymyksiä. Kun valmennettava myyjä tai asiakas sanoo asian itse, palaute ja muutokseen tai kauppaan sitoutuminen on vahvempaa ja vastuu muutokseen tai kauppaan johtavasta panostuksesta otetaan itselle. Valmennuskeskustelut käydään aina kahden kesken rauhassa esimerkkejä käyttäen. Valmentajan omia kokemuksia voidaan myös käydä läpi tarvittaessa. Viesti muutoksen tarpeesta kannattaa esittää aina selkeästi ja perustellen.

Mindfulness –kehoharjoitus sopii tähän erinomaisesti. Opetellessamme kehomme kuuntelua, opimme huomaamaan muutoksen tarpeen esimerkiksi asennoissa. Laajentuessamme taitomme kehittyy muutostarpeiden havaitsemiseksi kaikilla elämänaloilla, myös toimintatavoissamme. Kehoharjoituksen löydät esimerkiksi täältä: http://www.tyonohjauspalvelu.fi/video .


Menestystä päivääsi!
Valmentajasi
¤TrainEtta

harriet.realetta@gmail.com

keskiviikko 9. joulukuuta 2015

Myyjän reagointitavat palautteenantotilanteessa

9.12.2015

Torjunta, puolustelu, selittely, kuuntelu ja työstäminen, kysyminen ja ymmärtämiseen pyrkiminen sekä lopulta toimintatavan muuttaminen ovat palautteeseen suhtautumisen vaiheita, joita kannattaa tutkia hieman tarkemminkin. Myyjä saattaa aluksi torjua saamansa kritiikin kokonaan jatkamalla itse epäkohtien luettelemista tai hän ei reagoi lainkaan sanottuun asiaan. Torjuntavaiheessa myyjä saattaa syyttää myös vastapuolta tai kyseenalaistaa tämän arvovallan.

Puolustellessaan ihminen kieltää sanoneensa tai tehneensä kyseessä olevan asian tai kiistää asian olevan niin kuin valmentaja sen ilmaisi. Selittelyvaiheessa myyjä selittelee toimintatapaansa, josta on huomautuksen saanut esimerkiksi väittäen, ettei voinut tietää asiaa, ettei häntä voi kaikesta syyttää tai kaiken menneen kuitenkin hyvin.

Torjunnan, puolustelun ja selittelyn jälkeen myyjä alkaa usein kuuntelemaan ja työstämään saamaansa kritiikkiä. Seuraavassa vaiheessa hän esittää kysymyksiä ja yrittää ymmärtää, mitä vastapuoli tarkoittaa kritiikillään. Lisäksi hän saattaa kysyä asiasta myös muilta asiaan liittyviltä henkilöiltä. Lopulta päästää toiminnan muuttamiseen, mutta sillä tasolla on vaikea pysyä ja taantumista saattaa tapahtua. Tässä vaiheessa myyjä pystyy kuitenkin ottamaan vastaan kritiikkiä ymmärtäen asian ja hän muuttaa toimintaansa haluttuun parempaan suuntaan.

Nämä palautteeseen suhtautumisen vaiheet on hyvä tiedostaa ja niihin perustuen valmentaja voi tehostaa palautteen muokkaamista. Valmentaja oppii tuntemaan valmennettavansa ja hänen vaikuttimensa vähitellen ja niin palautteesta saadaan tehokkaampaa. Viestiä voi vahvistaa esittelemällä nämä palautteeseen suhtautumisen vaiheet ja puolustelun ympäröivän maailman, markkinoiden tai asiakkaiden syyttelystä perhetilanteen kautta omaan vastuuseen ja muutoksen tarpeen myöntämiseen kaikille tiimin jäsenille tulevia palautteenantotilanteita ajatellen. Silloin he ymmärtävät myös itse paremmin omaa toimintaansa näissä tilanteissa ja se auttaa myös keskustelun avaamisessa.

Palautteen vastaanottamisen vaiheet voi esitellä palauteportaina:


                                                               Toimintatavan muuttaminen
                                                Kysyminen ja ymmärtäminen
                                    Kuuntelu ja työstäminen
                        Selittely
            Puolustelu
Torjunta                                                            

Puolustelun vaiheet voi puolestaan esittää ympyrämallina:


Tietoinen läsnäolo auttaa sinua tulkitsemaan myyjiäsi ja käyttämään jokaiselle parasta tapaa palutetta antaessasi. Päivän harjoituksena voit tehdä lyhyen kolmen minuutin mindfulness-harjoituksen osoitteesta: http://www.tyonohjauspalvelu.fi/video .


Menestystä päivääsi!
Valmentajasi
¤TrainEtta

harriet.realetta@gmail.com

tiistai 8. joulukuuta 2015

Myyjä puolustuskannalla valmentajan palautteesta

8.12.2015

Meidän kaikkien käyttäytymisen taustalla vaikuttavat erilaiset tarpeet, joita ovat esimerkiksi itsetehostuksen tarve, mukavuuden tarve, arvostuksen tarve, taloudellinen etu tai oma hyöty, turvallisuuden tarve ja ystävyyden tarve. Näiden erilaisten ja vaihtelevien tarpeiden vuoksi suhtaudumme palautteeseen hyvinkin erilaisin tavoin. Edellä mainitut tarpeemme saavat meidät myös asettumaan puolustuskannalle, jos palaute annetaan meille väärällä tavalla. Puolustuskannalla ollessamme esitämme erilaisia puolusteluja sen sijaan, että ottaisimme vastuun tapahtuneesta. Valmentajan on syytä muistaa tämä palautetta antaessaan.

Puolustellessaan myyjät käyttäytyvät usein saman kaavan mukaan kuin suuri osa muistakin ihmisistä. Puolustelu alkaa usein ympäröivän maailman, markkinoiden tai asiakkaiden syyttelystä. Seuraavaksi myyjä saattaa selittää perhetilanteeseen liittyviä asioita puolustellakseen. Lopulta päästään myyjään itseensä ja muutettavaan toimintatapaan, joka on asian ytimenä. Tässä vaiheessa myyjä ymmärtää, että hänen vastuullaan on tarvittavien muutosten tekeminen ja toiminnan muuttaminen. Aloite ja vastuu muutoksesta on oltava myyjällä itsellään. Useimmat ymmärtävät heti tehokkaan minä-viestinnän avulla, että heidän on muutettava käytöstään.

Seuraavan linkin takaa löydät artikkelin, jossa on alaotsikkona ”Reagointitavat antavat lisäulottuvuutta”. Se valaisee hieman, miten erilaisille ihmisille kannattaa antaa palautetta. Linkki on: http://kollega.fi/2013/01/palautteenanto-on-taitolaji/

Päivän harjoituksena voit tehdä tänään mindfulness-istumaharjoituksen osoitteesta:


Menestystä päivääsi!
Valmentajasi
¤TrainEtta

harriet.realetta@gmail.com

maanantai 7. joulukuuta 2015

Valmentajan palautteenanto

7.12.2015

Niin kuuntelua kuin palautteenantoakin voi tehdä jäsennellysti. Valmentajan jäsennelty palaute on erittäin suoraa minä-viestintää ja sitä käytetään, kun myyjän toimintaa on muutettava heti eikä tilannetta voida selvittää valmennuksella tai kertomalla omista tuntemuksista ja kokemuksista. Jäsennelty palaute aloitetaan kuvailemalla tilanne mahdollisimman objektiivisesti ilman tunteita ja erittäin konkreettisesti. Pyydä myyjältä hyväksyntä sanomallesi asialle esimerkiksi kysymällä: ”Onko näin?”. Kuvaile sitten tapahtuman seuraukset ja miten itse koet tilanteen. Seuraavaksi voit kysyä myyjän mielipidettä ja rohkaista häntä tekoihin ja muutokseen.

Tällainen voimakas palaute saa myyjän usein puolustuskannalle ja sellainenkin tilanne voidaan käsitellä taidokkaasti. Käsittelemme sitä myöhemmin. Palautteen antoa kannattaa harjoitella jo ennen kuin tällaiseen tilanteeseen joudutaan. Löydät lisätietoa aiheesta osoitteesta: http://www.pksotu.fi/pksotu/wp-content/uploads/2013/08/Palautekoulutus3.pdf

Myös mindfulness -harjoitukset auttavat sinua palautteenantotilanteessa. Esimerkiksi kehoharjoitus on erinomainen vaihtoehto ja löydät sellaisen esimerkiksi täältä: http://www.tyonohjauspalvelu.fi/video .


Menestystä päivääsi!
Valmentajasi
¤TrainEtta

harriet.realetta@gmail.com

torstai 3. joulukuuta 2015

Minä -viestintä valmentajan työkalupakissa

3.12.2015

Palautteenannossa kannattaa käyttää erilaisia tekniikoita hyvän lopputuloksen saamiseksi. Yksi tällainen tekniikka on minä-viestintä. Minäviestinnän arvostettu asiantuntija on Thomas Gordon (1918-2002). Häntä pidetään uudenajan rakentavien vuorovaikutusmallien ja konfliktinratkaisumallien pioneerina. Voit lukea hänestä lisää osoitteesta: http://nvcopettajille.blogspot.fi/p/verratt.html . Hänen mukaansa minä-viestintä sisältää havainnon tapahtuneesta ja havainnoijan tunnetilasta sen sijaan, että käytettäisiin sinä-viestintää, joka on aina jollain tavoin syyttelevää. Gordonin mukaan minä-viestintä on kolmiosainen. Alussa on asiaselostus, joka ei syyttele arvostele tai arvioi. Toinen osa ilmaisee havaitun toiminnan konkreettisen vaikutuksen ja kolmas osa kuvaa niitä tunteita, joita esimerkiksi esimiehellä on tiiminsä jäsenen toiminnasta johtuen. Tällaisella minä-viestinnällä voidaan vahvistaa myyjän omia tuntemuksia ja kokemuksia. Se on voimakasta suoraa viestintää, jonka avulla voi paneutua muutettaviin toimintamalleihin selvittämällä ja perustelemalla ne sekä pohtimalla muutoksen toteuttamisen tapaa.

Minä-viestintää kannattaa käyttää positiivisen muutoksen aikaansaamiseksi konfliktien selvittämisen lisäksi myös silloin, kun valmennusmenetelmät eivät muuten ole tuottaneet tulosta myyjän osaamispuutteiden tai itseluottamuksen puutteen vuoksi. Esimies voi esittää positiivisia viestejä minä-viestintää käyttäen vahvistaakseen esimerkiksi myyjän itseluottamusta. Tähän samaan pyrimme pääsemään mielikuvaharjoitteiden avulla. Myyjän itsetuntemusta ja hyviä kokemuksia pitää vahvistaa hyvän tuloksen takaamiseksi. Se voidaan tehdä esimerkiksi seuraavan vuoriharjoituksen avulla.

Suggestiivinen rentoutuminen-harjoituksen avulla voit vaipua itsesuggestiiviseen transsitilaan, jossa olet saanut siihen harjoitusta. Jos et ole ollut aiemmin hypnoositiloissa, voit käyttää tätä harjoitusta rentoutumismenetelmänä aivan samoin kuin joskus aikoinaan liikuntatunnin päätteeksi olet mahdollisesti tehnyt. Tämän harjoituksen luomassa psyykkisessä tilassa, joka saadaan aikaan itsesuggestioilla, olet itsesuggestiivisessa muuntuneessa tajunnan tilassa. Tällaisessa tilassa itsesuggestioiden käsittely onnistuu parhaiten. Voit lukea harjoituksen tiimillesi tai äänittää harjoituksen puhelimeesi ja käyttää sitä aina tarvittaessa ja tilanteen salliessa.

Aloita harjoitus istuen tai maaten mukavassa asennossa ja sulje silmäsi.
Vaivun syvään ja miellyttävään rentoutumisen tilaan samalla, kun lasken yhdestä kahteenkymmeneen. Rentoutan itseni.
1. Keskitän ajatukseni oikeaan jalkaani. Jalkateräni ja varpaani rentoutuvat ja tuntuvat raukeilta ja painavilta.
2.-3. Raukeus ja painava tunne etenee jalkapohjiin, nilkkoihin, pohje- ja reisilihaksiin. Lihakset tuntuvat lämpimiltä ja rennoilta. Annan jalan lihasten tulla yhä painavammiksi ja rennommiksi. Ajatellessani numeroita 2 ja 3 pystyn vaipumaan rauhalliseen ja miellyttävään lepotilaan.
4.-5. Ajattelen seuraavaksi vasenta jalkaani. Annan sen rentoutua samalla tavalla. Jalkateräni, varpaani, jalkapohjani, nilkkani, pohje- ja reisilihakseni rentoutuvat ja tuntuvat miellyttävän rennoilta.
6.-7. Ajattelen nyt molempia jalkojani yhtä aikaa samalla, kun ajattelen numeroita 6 ja 7. Jalkani ovat hyvin velttoina ja hyvin rentoutuneet.
8. Koko kehoni rentoutuu ja lihakseni vaipuvat lepotilaan.
9. Samalla, kun ajattelen numeroa yhdeksän, kiinnitän ajatukseni oikeaan käteeni. Sen sormiin, ranteeseen, käsivarteen ja olkavarteen, jotka rentoutuvat hyvin rennoiksi, painaviksi ja veltoiksi.
10. Ajattelen seuraavaksi vasenta kättäni, sormia, rannetta, käsivartta ja olkavartta, jotka rentoutuvat hyvin painaviksi ja rennoiksi.
11.-12. Rentoutan seuraavaksi vatsalihakseni ja annan kaikkien jännitysten laueta vatsan ja pallean alueelta. Samalla hengitykseni on helppoa ja kevyttä.
13. Hengitän syvään sisään ja ulos, sisään ja ulos, sisään ja ulos. Jokaisen uloshengityksen aikana vajoan yhä syvemmälle miellyttävään lepotilaan.
14. Rentoutan myös selkäni. Miellyttävä lämpö ja rentous leviävät ristiselkääni ja selän alaosaan…ja selän yläosaan. Tunnen kuinka selkäni rentoutuu. Painon ja velttouden tunne kasvaa koko kehossani.
15. Koko kehoni tuntuu painavammalta ja veltommalta alustaa ja selkänojaa vasten.
16. Rentoutan olkapääni oikealta ja vasemmalta puoleltani. Kaikki lihasjännitykset laukeavat ensin oikealta ja sitten vasemmalta puoleltani koko hartian alueelta.
17. Lämmön ja rentoutumisen tunne laukaisee kaikki mahdolliset hartiani jännitykset.
18. Rentous ja lämmön tunne laajenevat niskan kautta koko pään alueelle ja kasvoihin.
19. Otsa, posket ja leuan lihakset rentoutuvat. Annan itselleni luvan vaipua miellyttävään ja hyvin rentoon tilaan. Koko kehoni on rentoutunut ja raukea.
20. Voin vaipua yhä syvempään tilaan. Mielenikin rentoutuu, rauhoittuu ja seestyy.

Olen nyt nautinnollisessa ja syvässä rentouden tilassa ja oloni on levollinen. Kehoni tuntuu miellyttävän painavalta ja tämä rentoutunut levollinen tunne valtaa minut kokonaan ja auttaa minua keskittymään seuraaviin itsesuggestioihin, joita annan omalle alitajunnalleni.

Tähän voit luoda omat menestyksen suggestiosi tai käyttää seuraavaa tekstiä:
Käytän mielikuvitustani ja kuvittelen herääväni kauniiseen ja hyvään päivään. Aurinko paistaa ja valo tekee minut iloiseksi ja pirteäksi. Onnistumisen tunne siivittää jokaista pienintäkin tekoani. Kaikki, mitä teen tänään, onnistuu. Olen nousemassa vuorelle ja tiedän huipulle nousemisen olevan etenemistä elämäni tavoitteeseen. Kiipeäminen on etenemistä elämässäni tavoitettani kohti. Huipulle pääsy on omaan elämäni tavoitteeseen pääsyä. Saavutan tavoitteeni huipulle päästyäni. Olen luottavainen ja varma matkaan lähtiessäni. Näen matkallani esteitä, jotka tulevat muualta, toisilta ihmisiltä ja itseltäni. Ne symboloivat esteitä elämässäni ja itsessäni. Vuorelle nouseminen kuvaa onnistunutta matkaani ja todellisen tavoitteeni saavuttamista. Voin raivata sivuun näkemäni esteet. Osa esteistä on helppo poistaa tieltäni. Jotkut esteet pystyn nimeämäänkin. Ne estävät ominaisuuksillaan minua saavuttamasta tavoitteitani. Kun nyt näin tiedostan ja nimeän esteeni, minun on helppo siirtää ne sivuun yksi kerrallaan ja päästä etenemään huippua kohti. Näen itseni siirtämässä nimeämiäni ja nimettömiä esteitä. Vaikka en tunne kaikkia esteitäni tietoisesti, alitajuntani tuntee ne ja voin siirtää nekin esteet pois tieltäni. Tiedän, ettei mikään voi estää minua kiipeämästä ja saavuttamasta tavoitettani, huippua. Tämä päivä on mahdollisuuksien päivä. Näen itseni työskentelemässä tavoitteeni eteen. Poistan vielä viimeisetkin esteet ja etenen korkealle kohti huippua. Olen huipulla! Olen saavuttanut tavoitteeni, onneksi olkoon! Tunnen miten hyvältä tavoitteen saavuttaminen tuntuu ja tiedän miten käyttää matkalla oppimiani taitoja tulevien huippujen valloittamiseen. Tunnen olevani tyytyväinen itseeni ja saavutukseeni. Nautin olostani ja minun on helppo olla ystävällinen ja iloinen muiden ihmisten seurassa. On mukavaa, kun minua tullaan onnittelemaan saavutuksestani. Samalla tavoin voin saavuttaa todellisen tavoitteeni ja tuntea miltä tavoitteen saavuttaminen tuntuu. Minulla on positiivinen ja energinen olotila ja voittajan asenne. Näen itseni innostuneena, keskittyneenä ja toiveikkaana. Periksi antamattomasti etenen tavoitteeseeni ja tiedän voivani ylittää esteeni tai raivata ne tieltäni. Tiedän mikä on ensisijainen tavoitteeni tällä hetkellä elämässäni ja ryhdyn tarvittaviin toimiin ja raivauksiin sen saavuttaakseni. Minuun virtaa uutta raikasta ja vahvaa energiaa. Jatkan luottavaisin mielin tavoitettani kohti. Tiedän nyt sen menestyksen tunteen, joka seuraa tavoitteeni saavuttamista. Tiedän mitä mahdollisuuksia minulle aukeaa tavoitteeni saavuttamisen jälkeen ja millaista menestystä minulle on sen jälkeen tulossa. Voin iloita menestyksestäni yhdessä ystävieni kanssa ja tiedän että tämä tavoitteen saavuttaminen on minulle hyödyllinen tapahtuma. Voin nyt ajatella itseni vuoren huipulle, sen korkeimmalle kohdalle ja tunnustaa itselleni olevani menestynyt henkilö. Koen itseni uudistuvaksi ja energiseksi. Olen iloinen ja onnellinen. Ajattelen nyt oikean tavoitteen toteutumista elämässäni. Minä ansaitsen tulla menestyneeksi tässä tehtävässä. Osaan käyttää älyäni tehokkaasti, olen terve ja voimakas. Koen miltä tuntuu kulkea lähitulevaisuudessa määrätietoisesti tavoitettani kohti. Minulla on vuorelle nousijan asenne.

Lasken numerot 20-1 takaperin ja tulen täysin pirteäksi takaisin normaaliin valvetilaani ja kaikki toimintoni tulevat normaaleiksi. 20, 19, 18, 17, 16, kehoni alkaa tuntua kevyemmältä ja virkeämmältä, 15, 14, 13, 12, 11, hengitykseni kevenee ja oloni piristyy, 10, 9, 8, 7, 6, olen valmis liikuttelemaan vähitellen kehoni lihaksia, 5, 4, 3, 2, 1 olen täysin hereillä ja avaan silmäni. Oloni on pirteä ja virkeä. Olen valmis toimimaan ja tekemään työni. Tiedän pystyväni keskittymään hyvin tehtäviini ja minulla on miellyttävä onnistumisen tunne. Odotan onnistumisia.


Menestystä päivääsi!
Valmentajasi
¤TrainEtta

harriet.realetta@gmail.com

keskiviikko 2. joulukuuta 2015

Valmentajan palaute

3.12.2015

Myyntivalmentajan ja esimiehen palautteen tarkoitus on auttaa tiimin myyjiä toimimaan paremmin ja menestyksekkäämmin työssään. Tehokas tiimityöskentely edellyttää toimivia yksilöiden välisiä suhteita. Niin negatiivisen kuin positiivisenkin palautteen antamisen ja vastaanottamisen taitoa kannattaa kehittää aivan samoin kuin siihen liittyvää suoraa ja avointa kommunikointiakin. Esimies voi kertoa avoimesti, miltä hänestä tuntuu ja miten hän toimii erilaisissa tilanteissa. Sen seurauksena myyntitiimin jäsentenkin on helpompi olla avoimia. Tällainen avoin kommunikaatio parantaa luottamusta esimiehen ja myyntitiimin välillä.

Kaikkiin myyntipuhetta tukeviin osiin kuten, koulutuksiin, myynnin suunnitteluun, avainlukuihin, palavereihin, yhteiskäynteihin tai -puheluihin ja säännöllisiin tulos-panos-asenne-osaamiskeskusteluihin sekä kehityskeskusteluihin myyjien ja esimiesten välillä liittyy myös palautteen anto. Palautteen antamisella pyritään joko muuttamaan myyjän toimintatapaa tai vahvistamaan ja ylläpitämään sitä, jotta myyjä voisi kehittyä työssään oikeaan ja haluttuun suuntaan.

Palautteen antamiseen löytyy erilaisia tekniikoita, joita käsittelemme hieman myöhemmin. Tässä on kuitenkin joitakin palautteen antamisen yhteydessä muistettavia seikkoja. Myyntitiimiään valmentavan esimiehen kannattaa muistaa varmistua tiiminsä jäsenten vastaanottavasta mielentilasta ennen palautteen antoa. Palaute kannattaa kohdistaa kiertelemättä suoraan henkilöön minä ja sinä sanoja käyttäen. Muiden mielipiteistä ei kannata puhua, vaan on tärkeää kuvailla itse havaitsemasi toiminta ja sen seuraukset sinulle itsellesi esimiehenä ja valmentajana. Hyvä palaute keskittyy tärkeisiin alueisiin, on tarkkaa eikä siinä ole yleisiä väittämiä. Hyvä palaute kohdistetaan sellaiseen toimintaan, jota myyjä pystyy itsessään muuttamaan.

Itse koin kerran saavani suuren lahjan negatiivista palautetta ja korjausehdotuksia saatuani. Palautteen antaja oli varmasti taidokkain, jonka olen eläessäni kohdannut. Vaikka olosuhteista johtuen sain kerralla palautetta enemmän kuin pystyin siinä hetkessä sisäistämään ja tunnelukkoni esti viestin täydellisen sisäistämisen, olen iloinen saamastani rehellisestä ja avoimesta viestinnästä sekä täsmällisistä neuvoista, jotka onneksi kirjasin ylös myöhempää käsittelyä varten. Asian reflektointi vei viikkoja ja mieleen painunut palaute toimii edelleen hyvänä ohjenuorana toiminnassani. Koin tämän saamani palautteen hyvin valmistelluksi ja palautteen antajan päteväksi. Myös myyntityössä palautteen antaminen kannattaa valmistella ja omaa palautteenantokykyään voi kehittää, vaikka negatiivisen palautteen antaminen voikin olla yhtä vaikeaa kuin sen vastaanottaminen.

Palautteen antajan kannattaa olla palautetta antaessaan mahdollisimman neutraalissa tunnetilassa ja välttää syyttelemistä. Tässä mindfulness- ja mielikuvaharjoitteet voivat olla vahvasti tukemassa. Oikein annettu palaute auttaa myyjää kehittämään vahvuuksiaan ja muuttamaan kehittymistä estäviä toimintatapojaan paremmiksi. Kehitettäviä asioita kannattaa ottaa esille mahdollisimman vähän, mielellään vain yksi kerrallaan. Valmentava esimies yksinkertaisesti kuvailee suhtautumistaan muiden toimintaan ja vastaanottaja päättää palautteen käyttämisestä ja siitä, miten hän sitä käyttää.

Palautteen antamisesta ja vastaanottamisesta on hyvä artikkeli osoitteessa: http://www.hyvejohtajuus.fi/7839/palautteen-antamisen-ja-vastaanottamisen-opas/ .
Valmistautumisohjeita palautteenantotilaisuuteen löydät osoitteesta:

Palautteen antajan on hyvä olla tietoinen omista tunnetiloistaan ja pyrkiä antamaan korjaava palaute positiivisessa hengessä. Siitä johtuen teemme tänään 20 min kehoharjoituksen, jonka löydät sivulta: http://mindfulness-sivut.fi/tuotteet/mindfulness-harjoituksia/ .
Harjoitusta ennen voit tehdä tunteiden paikallistamisen kehossasi seuraavan sivun avulla:
https://www.mielenterveystalo.fi/aikuiset/itsehoito-ja-oppaat/itsehoito/tyokaluja_itsehoito/Documents/Harjoitus_Tunteet_ja_keho.pdf . Mielenterveystalo.fi sivuilta voit hakea apua myös alaisillesi mm. alkoholiongelmaan, muutosvalmiuteen tai ajankäytön hallintaan. Harjoituksia löytyy esimerkiksi sivulta: https://www.mielenterveystalo.fi/aikuiset/itsehoito-ja-oppaat/itsehoito/tyokaluja_itsehoito/Pages/harjoitukset.aspx .

Palautteen antaja tekee usein virheitä siinä missä palautteen saajakin ja palautteen annossa voi kehittyä aivan niin kuin muissakin taidoissa. Palaute voi olla riittävän hyvää mahdollisista palautteen antajan tekemistä virheistä huolimatta ja joskus on pakkokin herättää palautteensaajan tunteita opeteltavan asian mieleen painamiseksi. Omien tunteiden hallinta ja palautteensaajan kunnioittaminen palautteenantotilanteessa kannattaa kuitenkin opetella ensimmäisenä. Myös myyjien pitää voida antaa palautetta esimiehelleen ja toisilleen. Palautteen antamiseen voi kannustaa ja sitä voi harjoitella tiimin kanssa. Mitä tavallisempaa palautteen antaminen ja saaminen on, sitä mutkattomampaa ja helpompaa se on koko tiimille.



Menestystä päivääsi!
Valmentajasi
¤TrainEtta

harriet.realetta@gmail.com

maanantai 30. marraskuuta 2015

Ristiriitatilanteiden selvittäminen ja käsittely

1.12.2015

Ongelmat ja ristiriitatilanteet kuuluvat työelämän arkeen. Ennakointi ja nopea asioihin puuttuminen pelastavat usein monilta suuremmilta vaikeuksilta. Keskittyminen normaaliin työhön työrauhan palauttamisen myötä tuo yritykselle ja sen työntekijöille hyvinvointia, jaksamista ja tulosta. Konfliktit voivat aiheuttaa yritykselle huomattaviakin tappioita, joten niiden tehokas käsittely on tärkeää. Esimies on pääsääntöisesti vastuussa työyhteisön ongelmien toteamisesta ja ratkaisujen etsimisestä.

Työyhteisöjen konfliktit jaetaan usein neljään pääryhmään:

1)   Muutos- ja kriisitilanteet (henkilöstön määrän supistukset, toimintojen lakkauttaminen, keskittäminen tai yhdistäminen, organisaatiouudistukset sekä erilaiset työ- ja toimintatapamuutokset).
2)   Yhteisöllinen stressi ja työuupumus (syntyy jatkuvista muutoksista tai henkilöresurssien vähäisyydestä työn määrään nähden ja työntekijät kokevat menettävänsä hallinnan tunteen työhönsä).
3)   Yksilölähtöiset ongelmat (henkilökohtaiset kriisitilanteet, kuten avioero, alkoholismi, mielenterveyden ongelmat, häiriökäyttäytyminen, ammattitaidon puute, työpaikkakiusaaminen, yhteistyökyvyttömyys)
4)   Kärjistyneet yhteistyöongelmat ja –ristiriidat (yhteisön sisäisiä, työntekijän ja ryhmän välillä, ryhmän sisäisinä klikkeinä tai esimiehen ja työyhteisön välillä ilmentyen mm. tietokatkoksina, työprosessien katkeamisina tai haluttomuutena kehittää yhteistä toimintaa). Nämä ongelmat johtavat usein negatiiviseen ongelmakierteeseen.

Parhaita ennakoivia toimia työyhteisöongelmien ehkäisemiseksi ovat:

-avoin kommunikaatio
-säännölliset kokoukset
-selkeät pelisäännöt
-yhteinen vastuu
-kehityskeskustelut
-esimiehen palaute muulloinkin kuin kehityskeskusteluissa esim. viikottaisissa henkilökohtaisissa REACT-keskusteluissa
-hyvä perehdytys
-tiedottaminen
-avoin keskustelu uusista asioista
-kouluttaminen
-avoin ilmapiiri, jossa on helppo kysyä neuvoa
-ylläpitää työyhteisön halua kehittyä toiminnassaan ja työmenetelmissään
-ryhmätyöskentelymuotojen suosiminen antaen riittävästi vastuuta ja valtuuksia

Ensisijaisesti ongelmat ja ristiriidat tulisi selvittää oman työyhteisön sisällä keskustellen yhdessä. Jatkuva työyhteisön toimivuuden seuranta on tärkeää ja se tapahtuu keskusteluin ja haastatteluin (kehityskeskustelut, REACT- keskustelut)sekä hyvän ja tasa-arvoisen työpaikan mittareita luoden ja seuraten.

Konfliktien ja ongelmien kartoitus ja niiden vaikutus toimintaa on selvitettävä aluksi kunnolla. On hyvä tietää tarkasti myös keitä ongelmat koskevat ja kauanko ne ovat jatkuneet. Ongelmia on myös yritetty todennäköisesti jo ratkaista ja ne keinot kannattaa selvittää. Lisäksi voidaan miettiä uusia ehdotuksia ongelman ratkaisuksi ja selvittää kenellä on ensisijainen vastuu tilanteen hoitamisesta.

Esimiehen kannattaa tehdä selkeä päätös tilanteeseen puuttumisesta ja osoittaa, ettei tilanteen anneta jatkua. Ongelmat rajataan ja palautetaan sinne, missä ne ovat syntyneet. Menneisyyttä ei vatvota liikaa ja syyttelyä vältellään. Sovitaan osallistujista, työtavoista ja aikataulusta lähtien liikkeelle ihmisten hoitamisesta työtehtävien hoitamiseen.

Työyhteisön perusrakenteet kannattaa myös tarkistaa ja kirkastaa yksilöiden tehtävät ja tavoitteet. Lisäksi vahvistetaan johtajuutta, organisoidaan työt mahdollisuuksien mukaan paremmin sekä täsmennetään yhteisiä pelisääntöjä. Säännöllisten palaverien järjestäminen ja kehittäminen on myös tärkeää.

Seuraavaksi mietitään toimenpiteitä ongelmien korjaamiseksi ja tehdään niistä sopimuksia. Sovitaan mihin toimenpiteisiin ryhdytään, mitä tehdään eri tavoin kuin ennen sekä mitä toimintoja ja rakenteita vahvistetaan. Mietitään yhdessä ratkaisukeskeisesti paras mahdollinen tavoite ja ratkaisu tilanteeseen.

Sopimusten toteuttamista seurataan sovitun tarkasti määritellyn aikajakson jälkeen tutkitaan, mitä on tehty tilanteen korjaamiseksi, mitä myönteistä on tapahtunut ja sovitaan edelleen jatkotoimista.

Lisätietoja aiheesta löydät esimerkiksi seuraavilta sivuilta:

Esimies joutuu joskus pakottamaan auktoriteetillaan nopeita päätöksiä läpi, hän voi käyttää ongelmanratkaisua, tehdä kompromisseja, auttaa osapuolia vetäytymään tai mukautumaan tarpeen tullen. Näistä keinoista ongelmanratkaisu on paras yhteistyössä käytetty menetelmä, jossa kaikki voittavat. Kompromissi tehdään, ellei ongelmaan löydy ratkaisua. Ongelman ollessa vähäisempi tai prioriteetiltaan tärkeämpiä ongelmia on nähtävissä, voidaan vetäytyä ja antaa periksi ohittaen ongelma tai vaieten siitä. Mukautumista voidaan käyttää miellyttävän ilmapiirin ja yhteistyön säilyttämiseksi tilanteissa, joissa asioilla on suurempi merkitys toiselle tai kun keskustelun jatkaminen haittaisi molempia osapuolia. Pakottaminen tapahtuu usein johdon määräyksiä toteutettaessa esimerkiksi kustannuksia pienennettäessä ja epämieluisia sääntöjä käyttöön otettaessa tai, kun on tehtävä nopeita päätöksiä hätätilanteessa.

Päivän harjoituksena voit tehdä yksin tai tiimisi kanssa seuraavan seitsemän minuutin kirjoitusharjoituksen:

Lue ensin tämä ohje:
Kirjoita paras mahdollinen tapa, millä voisit ratkaista ongelmanne. Mikä olisi paras mahdollinen ratkaisu ongelmaanne ja miten siihen päästäisiin parhaalla mahdollisella tavalla. Miltä ryhmänne näyttäisi ja millaista teidän oli työskennellä yhdessä, kun saavutatte tämän tavoitteen? Milloin ratkaisu syntyy ja tuottaa tulosta parhaalla mahdollisella tavalla? Millaista tulosta teette? Millainen olet itse ja mitä teet? Miltä sinusta tuntuu? Mitä ihmiset sanovat sinusta ja ryhmästäsi? Mihin päädyt? Mikä voisi olla vielä parempaa?

Keskity seuraavaksi hengitykseesi ja kehoosi minuutin ajan ja kirjoita sitten ohjeessa annettujen vihjeiden mukaan paras mahdollinen ongelmanratkaisu parhaassa mahdollisessa ajassa parhain mahdollisin keinoin. Käytä kirjoittamiseen viisi minuuttia.

Keskity minuutin ajan taas hengitykseesi ja kehoosi. Lopeta harjoitus, mutta muista puhua ihannetulevaisuudestasi usein ja kaikissa mahdollisissa tilanteissa.


Menestystä päivääsi!
Valmentajasi
¤TrainEtta

harriet.realetta@gmail.com

Ryhmädynamiikasta

30.11.2015

Törmäsin pariin mielenkiintoiseen artikkeliin ryhmäytymiseen liittyvää tietoa etsiessäni. Ensimmäinen artikkeli kertoo ryhmädynamiikasta ja jaottelee ryhmäytymisen hieman eri tavalla kuin FIRO. Löydät artikkelin ositteesta: http://liiketalous.fi/tag/ryhmaytyminen/ . Ryhmän kehitysvaiheista ja ohjaajan roolista voit lukea tarkemmin myös opettajien näkökulmaa ajatellen osoitteesta: http://publications.theseus.fi/bitstream/handle/10024/20296/jamk_1196685534_2.pdf . FIROsta poiketen näissä lähteissä on käytetty viisivaiheista ryhmän kehityskuvausta eli muodostusvaihe, kuohuntavaihe, yhdenmukaisuusvaihe, hyvin toimiva ryhmä ja lopetusvaihe.

Toinen artikkeli muistuttaa meitä siitä, että olemme erilaisia ja meitä tulisi kohdella sen mukaan: ei epätasa-arvoisesti, vaan tarvitsemallamme tavalla. Artikkelin löydä osoitteesta: http://www.tiede.fi/artikkeli/jutut/artikkelit/lue_tyokavereita_oikein .

Avoimen yliopiston (Tampereen) tietopaketti ryhmän toiminnasta löytyy osoitteesta: http://www.uta.fi/avoinyliopisto/arkisto/sosiaalipsykologia/ryhmat.html .

Päivän mindfulness harjoituksena voit tehdä minuutin harjoituksen YouTubesta, joka alustuksineen ja ohjeineen kestää n. 5 min: https://www.youtube.com/watch?v=F6eFFCi12v8&feature=youtu.be


Menestystä päivääsi!
Valmentajasi
¤TrainEtta

harriet.realetta@gmail.com

perjantai 27. marraskuuta 2015

Yhteenkuuluvuus

27.11.2015

Yhteenkuuluvuusvaiheessa ryhmän jäsenet kokevat voimakasta tyytyväisyyden tunnetta, joka johtuu ratkaistuista konflikteista. Tämän vaiheen alussa hyvä henki pyritään säilyttämään ja esimiehen kannattaa säilyttää positiivinen kehityksen kulku kaikin keinoin. Ryhmän jäsenet ovat erittäin halukkaita toimimaan yhteistyössä ja ymmärtämään muita ryhmän jäseniä. Tiimillä on myös voimakas ryhmätunne ja he keskittyvät hyvään ilmapiiriin.

Halu ymmärtää muita ja tehdä yhteistyötä aiheuttaa sen, että erimielisyydet käsitellään ryhmässä nopeasti niiden ilmennyttyä ja esitettyihin ehdotuksiin suhtaudutaan avoimesti kysymällä tarkennuksia arvioiden ja reagoiden niihin. Tiimiltä tulee toteuttamiskelpoisia ehdotuksia ja ratkaisuille ollaan valmiita esittämään korkeita vaatimuksia yhteisymmärryksessä.

Voimakas ryhmätunne ilmenee tiimin jäsenten tyytyväisyytenä ryhmän toimintaan ja omiin rooleihin. Ryhmä ilmaisee selkeästi haluavansa ylläpitää ja lisätä sopusuhtaista yhteistoimintaa ja he odottavat toisiltaa yksimielisyyttä. Muita työryhmiä saatetaan pitää huonompina ja ryhmä kokee olevansa vahvoilla. Kaikilta ryhmän jäseniltä odotetaan lojaalisuutta, ryhmäajattelu on tyypillistä ja tiimin identiteettiä pyritään puolustamaan. 

Yhteenkuuluvuusvaiheen jälkimmäisessä osassa kommunikointi on positiivista, ongelmat ratkaistaan mahdollisuuksien mukaan tehokkaasti, jäsenet luottavat toisiinsa ja arvostavat toisiaan. Tehokas ongelmanratkaisu näkyy tiimin jäsenten tehokkaana valmistautumisena suoritettaviin tehtäviin. Ryhmän jäsenet tuntevat toisensa jo todella hyvin ja he pitävät konflikteja yhteisinä ongelmina sekä kehittymismahdollisuuksina kaikille jäsenille. Tiimin jäsenten välisiä erimielisyyksiä ratkaistaan ilman työtehtävien laiminlyöntiä. Ryhmä tekee päätöksiä myös erimielisyyksiäkin sisältävien keskustelujen avulla. Kommunikaatio on positiivista, rehellistä, spontaania ja avointa. Luottamus ja toisten arvostus näkyy vähäisenä henkilökohtaisen hyväksynnän tarpeena, koska kaikki kokevat jo saavansa muiden tiimin jäsenten arvostusta. Luottamus on vahva ja tiimin jäsenet tukevat toisiaan odotetusti. Yhteenkuuluvuuden tunne on ehdotonta ja tiimin jäsenten välit ovat lämpimät. Ryhmäjako ei aiheuta jäsenten välillä kateutta ja jokainen saa päättää miten paljon ja missä haluaa osallistua ryhmän toimintoihin.

Esimiehen näkökulmasta on tärkeää osoittaa auktoriteettinsa ja delegoida tehtäviä esimerkiksi kohtelemalla kaikkia yksilöitä vastuullisina ryhmän jäseninä. Esimies voi myös kehittää molemminpuolista luottamusta, olla valmis delegoimaan pätevimmälle henkilölle, sallia keskustelut ryhmän tavoitteista ja kehityksestä varmistaen kuitenkin yksimielisyyden keskustelun loppuvaiheessa. Esimies voi tukea ja varmistaa ryhmää keskittymään työtehtävien lisäksi riittävästi myös ryhmän itsensä kehittämiseen ja siihen sitoutumiseen. Esimies voi myös huolehtia, että jokaisen ryhmän jäsenen tehtävät ovat kehittäviä ja mielenkiintoisia sekä auttaa tiimiä tekemään objektiivisia päätöksiä. Esimies on osa työryhmää, eikä hänen kannata jäädä ryhmän ulkopuolelle asemansa vuoksi. Tällä esimies estää sinä ja me –ilmapiirin syntymisen. Esimiehen kannattaa näin ollen osallistua sekä yksittäisen tiimin jäsenen, että koko tiimin tehtäviin ja toimintaan. Vakavatkin konfliktit kannattaa käsitellä heti niiden ilmetessä ja näin saat johdonmukaisen toiminnan avulla arvostusta tiimiläisiltäsi.

Tiimin jäsenistä niin kuin ihmisistä yleensäkin saa parhaan esille juuri luottamalla heihin. Tietoinen kuuntelu ja tietoinen keskustelu ovat tärkeitä esimiehen työkaluja tässäkin vaiheessa. Harjoittelemme seuraavaksi tietoista kuuntelemista kuten aiemminkin, mutta nyt keskitymme sisällön sijasta kuuntelemaan tunteita. Tätä kutsutaan empaattiseksi kuunteluksi.

Ensin voit kuunnella, mitä parisi sanoo miettien keskittyneesti samalla, mikä tunne hänen puheessaan on. Kun sitten alat tarkistaa vuorollasi ymmärsitkö puheen oikein, sanotkin: ”Kuulen, että tunteesi on …”. Näitä harjoituksia voit tehdä esimieskollegojesi kanssa tai teettää harjoituksen tiimisi jäsenillä. Keskeyttämättömän puheen aiheita voivat olla esimerkiksi vaikea työtilanne tai ristiriita eri henkilöiden välillä työpaikalla. Keskustelun aiheena voi olla myös tilanne, jossa tunsit toisen ihmisen tuskan tai ilon onnistumisesta.

Keskustelun jälkeen voitte yhdessä miettiä miten keskustelu sujui.


Menestystä päivääsi!
Valmentajasi
¤TrainEtta

harriet.realetta@gmail.com