Ongelmat ja ristiriitatilanteet kuuluvat työelämän arkeen.
Ennakointi ja nopea asioihin puuttuminen pelastavat usein monilta suuremmilta
vaikeuksilta. Keskittyminen normaaliin työhön työrauhan palauttamisen myötä tuo
yritykselle ja sen työntekijöille hyvinvointia, jaksamista ja tulosta.
Konfliktit voivat aiheuttaa yritykselle huomattaviakin tappioita, joten niiden
tehokas käsittely on tärkeää. Esimies on pääsääntöisesti vastuussa työyhteisön
ongelmien toteamisesta ja ratkaisujen etsimisestä.
Työyhteisöjen konfliktit jaetaan usein neljään pääryhmään:
1)
Muutos- ja kriisitilanteet (henkilöstön määrän
supistukset, toimintojen lakkauttaminen, keskittäminen tai yhdistäminen,
organisaatiouudistukset sekä erilaiset työ- ja toimintatapamuutokset).
2)
Yhteisöllinen stressi ja työuupumus (syntyy
jatkuvista muutoksista tai henkilöresurssien vähäisyydestä työn määrään nähden
ja työntekijät kokevat menettävänsä hallinnan tunteen työhönsä).
3)
Yksilölähtöiset ongelmat (henkilökohtaiset
kriisitilanteet, kuten avioero, alkoholismi, mielenterveyden ongelmat,
häiriökäyttäytyminen, ammattitaidon puute, työpaikkakiusaaminen,
yhteistyökyvyttömyys)
4)
Kärjistyneet yhteistyöongelmat ja –ristiriidat
(yhteisön sisäisiä, työntekijän ja ryhmän välillä, ryhmän sisäisinä klikkeinä
tai esimiehen ja työyhteisön välillä ilmentyen mm. tietokatkoksina,
työprosessien katkeamisina tai haluttomuutena kehittää yhteistä toimintaa).
Nämä ongelmat johtavat usein negatiiviseen ongelmakierteeseen.
Parhaita ennakoivia toimia työyhteisöongelmien
ehkäisemiseksi ovat:
-avoin kommunikaatio
-säännölliset kokoukset
-selkeät pelisäännöt
-yhteinen vastuu
-kehityskeskustelut
-esimiehen palaute muulloinkin kuin kehityskeskusteluissa
esim. viikottaisissa henkilökohtaisissa REACT-keskusteluissa
-hyvä perehdytys
-tiedottaminen
-avoin keskustelu uusista asioista
-kouluttaminen
-avoin ilmapiiri, jossa on helppo kysyä neuvoa
-ylläpitää työyhteisön halua kehittyä toiminnassaan ja
työmenetelmissään
-ryhmätyöskentelymuotojen suosiminen antaen riittävästi
vastuuta ja valtuuksia
Ensisijaisesti ongelmat ja ristiriidat tulisi selvittää oman
työyhteisön sisällä keskustellen yhdessä. Jatkuva työyhteisön toimivuuden
seuranta on tärkeää ja se tapahtuu keskusteluin ja haastatteluin
(kehityskeskustelut, REACT- keskustelut)sekä hyvän ja tasa-arvoisen työpaikan
mittareita luoden ja seuraten.
Konfliktien ja ongelmien kartoitus ja niiden vaikutus
toimintaa on selvitettävä aluksi kunnolla. On hyvä tietää tarkasti myös keitä
ongelmat koskevat ja kauanko ne ovat jatkuneet. Ongelmia on myös yritetty
todennäköisesti jo ratkaista ja ne keinot kannattaa selvittää. Lisäksi voidaan
miettiä uusia ehdotuksia ongelman ratkaisuksi ja selvittää kenellä on
ensisijainen vastuu tilanteen hoitamisesta.
Esimiehen kannattaa tehdä selkeä päätös tilanteeseen
puuttumisesta ja osoittaa, ettei tilanteen anneta jatkua. Ongelmat rajataan ja
palautetaan sinne, missä ne ovat syntyneet. Menneisyyttä ei vatvota liikaa ja
syyttelyä vältellään. Sovitaan osallistujista, työtavoista ja aikataulusta
lähtien liikkeelle ihmisten hoitamisesta työtehtävien hoitamiseen.
Työyhteisön perusrakenteet kannattaa myös tarkistaa ja kirkastaa
yksilöiden tehtävät ja tavoitteet. Lisäksi vahvistetaan johtajuutta,
organisoidaan työt mahdollisuuksien mukaan paremmin sekä täsmennetään yhteisiä
pelisääntöjä. Säännöllisten palaverien järjestäminen ja kehittäminen on myös
tärkeää.
Seuraavaksi mietitään toimenpiteitä ongelmien korjaamiseksi
ja tehdään niistä sopimuksia. Sovitaan mihin toimenpiteisiin ryhdytään, mitä
tehdään eri tavoin kuin ennen sekä mitä toimintoja ja rakenteita vahvistetaan.
Mietitään yhdessä ratkaisukeskeisesti paras mahdollinen tavoite ja ratkaisu
tilanteeseen.
Sopimusten toteuttamista seurataan sovitun tarkasti
määritellyn aikajakson jälkeen tutkitaan, mitä on tehty tilanteen
korjaamiseksi, mitä myönteistä on tapahtunut ja sovitaan edelleen
jatkotoimista.
Lisätietoja aiheesta löydät esimerkiksi seuraavilta
sivuilta:
Esimies joutuu joskus pakottamaan auktoriteetillaan nopeita
päätöksiä läpi, hän voi käyttää ongelmanratkaisua, tehdä kompromisseja, auttaa
osapuolia vetäytymään tai mukautumaan tarpeen tullen. Näistä keinoista
ongelmanratkaisu on paras yhteistyössä käytetty menetelmä, jossa kaikki
voittavat. Kompromissi tehdään, ellei ongelmaan löydy ratkaisua. Ongelman
ollessa vähäisempi tai prioriteetiltaan tärkeämpiä ongelmia on nähtävissä,
voidaan vetäytyä ja antaa periksi ohittaen ongelma tai vaieten siitä.
Mukautumista voidaan käyttää miellyttävän ilmapiirin ja yhteistyön
säilyttämiseksi tilanteissa, joissa asioilla on suurempi merkitys toiselle tai
kun keskustelun jatkaminen haittaisi molempia osapuolia. Pakottaminen tapahtuu
usein johdon määräyksiä toteutettaessa esimerkiksi kustannuksia pienennettäessä
ja epämieluisia sääntöjä käyttöön otettaessa tai, kun on tehtävä nopeita
päätöksiä hätätilanteessa.
Päivän harjoituksena voit tehdä yksin tai tiimisi kanssa seuraavan seitsemän minuutin
kirjoitusharjoituksen:
Lue ensin tämä ohje:
Kirjoita paras
mahdollinen tapa, millä voisit ratkaista ongelmanne. Mikä olisi paras
mahdollinen ratkaisu ongelmaanne ja miten siihen päästäisiin parhaalla
mahdollisella tavalla. Miltä ryhmänne näyttäisi ja millaista teidän oli
työskennellä yhdessä, kun saavutatte tämän tavoitteen? Milloin ratkaisu syntyy
ja tuottaa tulosta parhaalla mahdollisella tavalla? Millaista tulosta teette?
Millainen olet itse ja mitä teet? Miltä sinusta tuntuu? Mitä ihmiset sanovat
sinusta ja ryhmästäsi? Mihin päädyt? Mikä voisi olla vielä parempaa?
Keskity seuraavaksi
hengitykseesi ja kehoosi minuutin ajan ja kirjoita sitten ohjeessa annettujen
vihjeiden mukaan paras mahdollinen ongelmanratkaisu parhaassa mahdollisessa
ajassa parhain mahdollisin keinoin. Käytä kirjoittamiseen viisi minuuttia.
Keskity minuutin ajan
taas hengitykseesi ja kehoosi. Lopeta harjoitus, mutta muista puhua
ihannetulevaisuudestasi usein ja kaikissa mahdollisissa tilanteissa.
Menestystä päivääsi!
Valmentajasi
¤TrainEtta
harriet.realetta@gmail.com
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti