Ristiriitatilanteiden selvittäminen ja käsittely

31.3.2015

Ongelmat ja ristiriitatilanteet kuuluvat työelämän arkeen. Ennakointi ja nopea asioihin puuttuminen pelastavat usein monilta suuremmilta vaikeuksilta. Keskittyminen normaaliin työhön työrauhan palauttamisen myötä tuo yritykselle ja sen työntekijöille hyvinvointia, jaksamista ja tulosta. Konfliktit voivat aiheuttaa yritykselle huomattaviakin tappioita, joten niiden tehokas käsittely on tärkeää. Esimies on pääsääntöisesti vastuussa työyhteisön ongelmien toteamisesta ja ratkaisujen etsimisestä.

Työyhteisöjen konfliktit jaetaan usein neljään pääryhmään:

1)   Muutos- ja kriisitilanteet (henkilöstön määrän supistukset, toimintojen lakkauttaminen, keskittäminen tai yhdistäminen, organisaatiouudistukset sekä erilaiset työ- ja toimintatapamuutokset).

2)   Yhteisöllinen stressi ja työuupumus (syntyy jatkuvista muutoksista tai henkilöresurssien vähäisyydestä työn määrään nähden ja työntekijät kokevat menettävänsä hallinnan tunteen työhönsä).

3)   Yksilölähtöiset ongelmat (henkilökohtaiset kriisitilanteet, kuten avioero, alkoholismi, mielenterveyden ongelmat, häiriökäyttäytyminen, ammattitaidon puute, työpaikkakiusaaminen, yhteistyökyvyttömyys)

4)   Kärjistyneet yhteistyöongelmat ja –ristiriidat (yhteisön sisäisiä, työntekijän ja ryhmän välillä, ryhmän sisäisinä klikkeinä tai esimiehen ja työyhteisön välillä ilmentyen mm. tietokatkoksina, työprosessien katkeamisina tai haluttomuutena kehittää yhteistä toimintaa). Nämä ongelmat johtavat usein negatiiviseen ongelmakierteeseen.

Parhaita ennakoivia toimia työyhteisöongelmien ehkäisemiseksi ovat:

-avoin kommunikaatio

-säännölliset kokoukset

-selkeät pelisäännöt

-yhteinen vastuu

-kehityskeskustelut

-esimiehen palaute muulloinkin kuin kehityskeskusteluissa esim. viikottaisissa henkilökohtaisissa REACT-keskusteluissa

-hyvä perehdytys

-tiedottaminen

-avoin keskustelu uusista asioista

-kouluttaminen

-avoin ilmapiiri, jossa on helppo kysyä neuvoa

-ylläpitää työyhteisön halua kehittyä toiminnassaan ja työmenetelmissään

-ryhmätyöskentelymuotojen suosiminen antaen riittävästi vastuuta ja valtuuksia

Ensisijaisesti ongelmat ja ristiriidat tulisi selvittää oman työyhteisön sisällä keskustellen yhdessä. Jatkuva työyhteisön toimivuuden seuranta on tärkeää ja se tapahtuu keskusteluin ja haastatteluin (kehityskeskustelut, REACT- keskustelut)sekä hyvän ja tasa-arvoisen työpaikan mittareita luoden ja seuraten.

Konfliktien ja ongelmien kartoitus ja niiden vaikutus toimintaa on selvitettävä aluksi kunnolla. On hyvä tietää tarkasti myös keitä ongelmat koskevat ja kauanko ne ovat jatkuneet. Ongelmia on myös yritetty todennäköisesti jo ratkaista ja ne keinot kannattaa selvittää. Lisäksi voidaan miettiä uusia ehdotuksia ongelman ratkaisuksi ja selvittää kenellä on ensisijainen vastuu tilanteen hoitamisesta.

Esimiehen kannattaa tehdä selkeä päätös tilanteeseen puuttumisesta ja osoittaa, ettei tilanteen anneta jatkua. Ongelmat rajataan ja palautetaan sinne, missä ne ovat syntyneet. Menneisyyttä ei vatvota liikaa ja syyttelyä vältellään. Sovitaan osallistujista, työtavoista ja aikataulusta lähtien liikkeelle ihmisten hoitamisesta työtehtävien hoitamiseen.

Työyhteisön perusrakenteet kannattaa myös tarkistaa ja kirkastaa yksilöiden tehtävät ja tavoitteet. Lisäksi vahvistetaan johtajuutta, organisoidaan työt mahdollisuuksien mukaan paremmin sekä täsmennetään yhteisiä pelisääntöjä. Säännöllisten palaverien järjestäminen ja kehittäminen on myös tärkeää.

Seuraavaksi mietitään toimenpiteitä ongelmien korjaamiseksi ja tehdään niistä sopimuksia. Sovitaan mihin toimenpiteisiin ryhdytään, mitä tehdään eri tavoin kuin ennen sekä mitä toimintoja ja rakenteita vahvistetaan. Mietitään yhdessä ratkaisukeskeisesti paras mahdollinen tavoite ja ratkaisu tilanteeseen.

Sopimusten toteuttamista seurataan sovitun tarkasti määritellyn aikajakson jälkeen tutkitaan, mitä on tehty tilanteen korjaamiseksi, mitä myönteistä on tapahtunut ja sovitaan edelleen jatkotoimista.

Lisätietoja aiheesta löydät esimerkiksi seuraavilta sivuilta:

http://www.etera.fi/SiteCollectionDocuments/Muut-liitteet/Tyokaveri/Ratkaisumalleja_tyoyhteisoongelmiin.pdf

Esimies joutuu joskus pakottamaan auktoriteetillaan nopeita päätöksiä läpi, hän voi käyttää ongelmanratkaisua, tehdä kompromisseja, auttaa osapuolia vetäytymään tai mukautumaan tarpeen tullen. Näistä keinoista ongelmanratkaisu on paras yhteistyössä käytetty menetelmä, jossa kaikki voittavat. Kompromissi tehdään, ellei ongelmaan löydy ratkaisua. Ongelman ollessa vähäisempi tai prioriteetiltaan tärkeämpiä ongelmia on nähtävissä, voidaan vetäytyä ja antaa periksi ohittaen ongelma tai vaieten siitä. Mukautumista voidaan käyttää miellyttävän ilmapiirin ja yhteistyön säilyttämiseksi tilanteissa, joissa asioilla on suurempi merkitys toiselle tai kun keskustelun jatkaminen haittaisi molempia osapuolia. Pakottaminen tapahtuu usein johdon määräyksiä toteutettaessa esimerkiksi kustannuksia pienennettäessä ja epämieluisia sääntöjä käyttöön otettaessa tai, kun on tehtävä nopeita päätöksiä hätätilanteessa.

Päivän harjoituksena voit tehdä yksin tai tiimisi kanssa seuraavan seitsemän minuutin kirjoitusharjoituksen:

Lue ensin tämä ohje:

Kirjoita paras mahdollinen tapa, millä voisit ratkaista ongelmanne. Mikä olisi paras mahdollinen ratkaisu ongelmaanne ja miten siihen päästäisiin parhaalla mahdollisella tavalla. Miltä ryhmänne näyttäisi ja millaista teidän oli työskennellä yhdessä, kun saavutatte tämän tavoitteen? Milloin ratkaisu syntyy ja tuottaa tulosta parhaalla mahdollisella tavalla? Millaista tulosta teette? Millainen olet itse ja mitä teet? Miltä sinusta tuntuu? Mitä ihmiset sanovat sinusta ja ryhmästäsi? Mihin päädyt? Mikä voisi olla vielä parempaa?

Keskity seuraavaksi hengitykseesi ja kehoosi minuutin ajan ja kirjoita sitten ohjeessa annettujen vihjeiden mukaan paras mahdollinen ongelmanratkaisu parhaassa mahdollisessa ajassa parhain mahdollisin keinoin. Käytä kirjoittamiseen viisi minuuttia.

Keskity minuutin ajan taas hengitykseesi ja kehoosi. Lopeta harjoitus, mutta muista puhua ihannetulevaisuudestasi usein ja kaikissa mahdollisissa tilanteissa.

Menestystä päivääsi!

Valmentajasi

¤TrainEtta

www.energiaetta.com

harriet.realetta@gmail.com

Ryhmädynamiikasta

30.3.2015

Törmäsin pariin mielenkiintoiseen artikkeliin ryhmäytymiseen liittyvää tietoa etsiessäni. Ensimmäinen artikkeli kertoo ryhmädynamiikasta ja jaottelee ryhmäytymisen hieman eri tavalla kuin FIRO. Löydät artikkelin ositteesta: http://liiketalous.fi/tag/ryhmaytyminen/ . Ryhmän kehitysvaiheista ja ohjaajan roolista voit lukea tarkemmin myös opettajien näkökulmaa ajatellen osoitteesta: http://publications.theseus.fi/bitstream/handle/10024/20296/jamk_1196685534_2.pdf . FIROsta poiketen näissä lähteissä on käytetty viisivaiheista ryhmän kehityskuvausta eli muodostusvaihe, kuohuntavaihe, yhdenmukaisuusvaihe, hyvin toimiva ryhmä ja lopetusvaihe.

Toinen artikkeli muistuttaa meitä siitä, että olemme erilaisia ja meitä tulisi kohdella sen mukaan: ei epätasa-arvoisesti, vaan tarvitsemallamme tavalla. Artikkelin löydä osoitteesta: http://www.tiede.fi/artikkeli/jutut/artikkelit/lue_tyokavereita_oikein .

Avoimen yliopiston (Tampereen) tietopaketti ryhmän toiminnasta löytyy osoitteesta: http://www.uta.fi/avoinyliopisto/arkisto/sosiaalipsykologia/ryhmat.html .

Päivän mindfulness harjoituksena voit tehdä minuutin harjoituksen YouTubesta, joka alustuksineen ja ohjeineen kestää n. 5 min: https://www.youtube.com/watch?v=F6eFFCi12v8&feature=youtu.be

Menestystä päivääsi!

Valmentajasi

¤TrainEtta

www.energiaetta.com

harriet.realetta@gmail.com

Yhteenkuuluvuus

27.3.2015

Yhteenkuuluvuusvaiheessa ryhmän jäsenet kokevat voimakasta tyytyväisyyden tunnetta, joka johtuu ratkaistuista konflikteista. Tämän vaiheen alussa hyvä henki pyritään säilyttämään ja esimiehen kannattaa säilyttää positiivinen kehityksen kulku kaikin keinoin. Ryhmän jäsenet ovat erittäin halukkaita toimimaan yhteistyössä ja ymmärtämään muita ryhmän jäseniä. Tiimillä on myös voimakas ryhmätunne ja he keskittyvät hyvään ilmapiiriin.

Halu ymmärtää muita ja tehdä yhteistyötä aiheuttaa sen, että erimielisyydet käsitellään ryhmässä nopeasti niiden ilmennyttyä ja esitettyihin ehdotuksiin suhtaudutaan avoimesti kysymällä tarkennuksia arvioiden ja reagoiden niihin. Tiimiltä tulee toteuttamiskelpoisia ehdotuksia ja ratkaisuille ollaan valmiita esittämään korkeita vaatimuksia yhteisymmärryksessä.

Voimakas ryhmätunne ilmenee tiimin jäsenten tyytyväisyytenä ryhmän toimintaan ja omiin rooleihin. Ryhmä ilmaisee selkeästi haluavansa ylläpitää ja lisätä sopusuhtaista yhteistoimintaa ja he odottavat toisiltaa yksimielisyyttä. Muita työryhmiä saatetaan pitää huonompina ja ryhmä kokee olevansa vahvoilla. Kaikilta ryhmän jäseniltä odotetaan lojaalisuutta, ryhmäajattelu on tyypillistä ja tiimin identiteettiä pyritään puolustamaan. 

Yhteenkuuluvuusvaiheen jälkimmäisessä osassa kommunikointi on positiivista, ongelmat ratkaistaan mahdollisuuksien mukaan tehokkaasti, jäsenet luottavat toisiinsa ja arvostavat toisiaan. Tehokas ongelmanratkaisu näkyy tiimin jäsenten tehokkaana valmistautumisena suoritettaviin tehtäviin. Ryhmän jäsenet tuntevat toisensa jo todella hyvin ja he pitävät konflikteja yhteisinä ongelmina sekä kehittymismahdollisuuksina kaikille jäsenille. Tiimin jäsenten välisiä erimielisyyksiä ratkaistaan ilman työtehtävien laiminlyöntiä. Ryhmä tekee päätöksiä myös erimielisyyksiäkin sisältävien keskustelujen avulla. Kommunikaatio on positiivista, rehellistä, spontaania ja avointa. Luottamus ja toisten arvostus näkyy vähäisenä henkilökohtaisen hyväksynnän tarpeena, koska kaikki kokevat jo saavansa muiden tiimin jäsenten arvostusta. Luottamus on vahva ja tiimin jäsenet tukevat toisiaan odotetusti. Yhteenkuuluvuuden tunne on ehdotonta ja tiimin jäsenten välit ovat lämpimät. Ryhmäjako ei aiheuta jäsenten välillä kateutta ja jokainen saa päättää miten paljon ja missä haluaa osallistua ryhmän toimintoihin.

Esimiehen näkökulmasta on tärkeää osoittaa auktoriteettinsa ja delegoida tehtäviä esimerkiksi kohtelemalla kaikkia yksilöitä vastuullisina ryhmän jäseninä. Esimies voi myös kehittää molemminpuolista luottamusta, olla valmis delegoimaan pätevimmälle henkilölle, sallia keskustelut ryhmän tavoitteista ja kehityksestä varmistaen kuitenkin yksimielisyyden keskustelun loppuvaiheessa. Esimies voi tukea ja varmistaa ryhmää keskittymään työtehtävien lisäksi riittävästi myös ryhmän itsensä kehittämiseen ja siihen sitoutumiseen. Esimies voi myös huolehtia, että jokaisen ryhmän jäsenen tehtävät ovat kehittäviä ja mielenkiintoisia sekä auttaa tiimiä tekemään objektiivisia päätöksiä. Esimies on osa työryhmää, eikä hänen kannata jäädä ryhmän ulkopuolelle asemansa vuoksi. Tällä esimies estää sinä ja me –ilmapiirin syntymisen. Esimiehen kannattaa näin ollen osallistua sekä yksittäisen tiimin jäsenen, että koko tiimin tehtäviin ja toimintaan. Vakavatkin konfliktit kannattaa käsitellä heti niiden ilmetessä ja näin saat johdonmukaisen toiminnan avulla arvostusta tiimiläisiltäsi.

Tiimin jäsenistä niin kuin ihmisistä yleensäkin saa parhaan esille juuri luottamalla heihin. Tietoinen kuuntelu ja tietoinen keskustelu ovat tärkeitä esimiehen työkaluja tässäkin vaiheessa. Harjoittelemme seuraavaksi tietoista kuuntelemista kuten aiemminkin, mutta nyt keskitymme sisällön sijasta kuuntelemaan tunteita. Tätä kutsutaan empaattiseksi kuunteluksi.

Ensin voit kuunnella, mitä parisi sanoo miettien keskittyneesti samalla, mikä tunne hänen puheessaan on. Kun sitten alat tarkistaa vuorollasi ymmärsitkö puheen oikein, sanotkin: ”Kuulen, että tunteesi on …”. Näitä harjoituksia voit tehdä esimieskollegojesi kanssa tai teettää harjoituksen tiimisi jäsenillä. Keskeyttämättömän puheen aiheita voivat olla esimerkiksi vaikea työtilanne tai ristiriita eri henkilöiden välillä työpaikalla. Keskustelun aiheena voi olla myös tilanne, jossa tunsit toisen ihmisen tuskan tai ilon onnistumisesta.

Keskustelun jälkeen voitte yhdessä miettiä miten keskustelu sujui.

Menestystä päivääsi!

Valmentajasi

¤TrainEtta

www.energiaetta.com

harriet.realetta@gmail.com

Roolien haku

26.3.2015

Roolienhakuvaihe on usein koettu vaikeimmaksi ja eniten aikaa vaativaksi ryhmän muodostumisvaiheeksi FIROn näkökulmasta katsottaessa. Pelkästään siirtyminen ryhmään kuulumisen vaiheesta tähän vaiheeseen on voimavaroja vaativa prosessi. Jäsenet joutuvat ottamaan riskejä ja luopumaan mahdollisesti ottamastaan etäisyydestä. Tyypillistä tälle vaiheelle on johtajuuden testaaminen, yhteenkuuluvuuden tunteen rakoilu, aikaisempaan verrattuna erilainen tapa käsitellä konflikteja ja ryhmän jäsenten itseluottamuksen kasvu.

Yhteenkuuluvuuden tunteen rakoillessa ryhmään syntyy erilaisia aliryhmiä, joka vähentää yhteenkuuluvuutta edelleen. Valtataisteluja käydään ja muita yritetään vakuuttaa omalle kannalle. Toisten ryhmän jäsenten piilomotiiveja paljastetaan niin paljon kuin mahdollista. Ryhmässä esiintyy kilpailua yksittäisten jäsenten ja aliryhmien välillä. Palaute annetaan kärkevästi eikä ryhmässä enää viihdytä vaikka siihen haluttaisiinkin kuulua. Tämä kaikki aiheuttaa puolestaan avoimuuden vähentymistä.

Ryhmän esimiehen johtajuutta testataan ja yrityksen johtoa vastaan kapinoidaan. Esimies voidaan ohittaa tai kiertää pyytämällä apua muilta yrityksen työntekijöiltä, esimiehen kollegoilta tai johtajilta. Vaikka ryhmä tarvitsisikin tässä vaiheessa jäsentymistä ja johtajaa, kenenkään ei anneta hoitaa näitä asioita.

Erimielisyydet lisääntyvät ja muuttuvat vakavimmiksi. Niitä yritetään ratakaista kompromisseja tekemällä, sovittelemalla tai jopa ulkopuolisten avustuksella. Kun joku tai jotkut ryhmän jäsenistä toimivat kyseenalaisella tavalla, he yrittävät puolustella niitä hyväksyttävillä selityksillä. Ryhmän jäsenillä on stressiä konfliktien johdosta ja niitä pyritään pakenemaan keskittymällä muuhun toimintaan.  Omaan toimintaan sulkeudutaan ja toisten ryhmän jäsenten vaikutus siihen estetään.

Usein liiankin vahva itseluottamus johtaa siihen, että omaa riippumattomuutta ryhmän hyväksynnästä osoitetaan vahvasti samalla suuriakin riskejä ottaen. Itseluottamusta puhkuvat ryhmän jäsenet osoittavat näin valmiuksiaan ottaa vastaan kaikki seuraukset silläkin uhalla, että heidät suljetaan pois ryhmästä.

Lopuksi ryhmä alkaa siirtyä vähitellen yhteenkuuluvuuden vaiheeseen ja sen jäsenet alkavat olla paremmin selvillä erimielisyyksiä aiheuttavista asioista ja siitä, keiden välille konfliktit useimmiten syntyvät. Tässä vaiheessa ryhmä on oppinut selvittämään tilanteiden syntymisen syyt rehellisellä ja selkeällä kommunikoinnilla ja ratkaisuja haetaan jo innokkaasti omiakin mielipiteitä ja käsityksiä tarkistaen. Ryhmän sisäinen johtajuus ja vastuu jaetaan ottaen huomioon objektiivisesti jäsenten pätevyydet ja ominaisuudet. Tässä siirtymävaiheessa ryhmätunne vahvistuu ja jäsenet löytävät paikkansa.

Tietoisuustaitojaan harjoittanut esimies selviää tällaisista vaiheista paremmin kuin niitä harjoittamaton esimies. Roolienhakuvaiheessa esimiehen on tuettava ja osoitettava operatiivinen johtajuutensa esimerkiksi esiintymällä ryhmän resurssina, parantamalla työntekijöiden motiivia, ja parantamalla niin ryhmän jäsenten välisiä suhteita kuin omaakin suhdettaan ryhmän jäseniin. Tämä onnistuu mm. tietoisen kuuntelun avulla, jota olemmekin jo harjoitelleet erilaisin harjoituksin. Mahdollisia jännityksiä niin ryhmän jäsenten kuin esimiehen ja ryhmän välillä voidaan vähentää rohkaisemalla ryhmän jäseniä toimimaan niitä laukaisevasti. Organisaation tavoitteet tulee ilmaista selvästi ja ryhmän jäsenet sitouttaa niihin alusta saakka hyvässä hengessä. Kehittämällä ryhmän jäsenten valmiuksia valmentamisen avulla ja kannustamalla heitä omatoimisuuteen voit tukea tiimiäsi tässä vaiheessa. Näin voit osoittaa myös halusi ryhmän kehittämiseen aina tarvittaessa. Esimies voi myös rohkaista tiimin jäseniä luonnolliseen vastuunjakoon, välttää tässä vaiheessa kilpailuhenkistä toimintaa ja rohkaista yhteistyötä edellyttävää toimintaa.

Tietoisen kuuntelun seuraava vaihe on tietoinen keskustelu. Tietoisen keskustelun vaiheita ovat kuunteleminen, tarkistaminen (ymmärsinkö oikein, että…) ja tutkaileminen, eli miltä sinusta tuntuu juuri sanotun asian kuuleminen. Tässä vaiheessa voi myös käyttää apuna ennakolta tehtyjä kielteisten tunteiden käsittelyä kehittäviä tietoisuusharjoituksia. Harjoituksen voi tehdä esimerkiksi näin:

•      Hengitä mutaman kerran syvään keskittyen ilman virtaukseen kehossasi.
•         Palauta mieleesi jokin ikävä kielteisiä tunteita herättänyt tapahtuma menneisyydestäsi. Pysäytä mielessäsi tunteen aiheuttama reaktio hengittämällä syvään ja rauhallisesti. Pysyttele tässä pysäytetyn tunnereaktion rauhallisessa hetkessä hengitellen puolisen minuuttia.
•     Koe sitten tuo negatiivinen tunne kehossasi. Tarkkaile kehoasi, kun päästät tunteen taas mieleesi. Tuntuko se hartioissa, niskassa, vatsassa, rintakehässä tai selässä? Koe tuntemukset hyväksyen ja arvostelematta. Yritä kokea tunne vain fyysisenä tapahtumana kehollasi. Älä siis ajattele olevasi esimerkiksi vihainen vaan koe viha kehossasi minuutin ajan.
•       Pohdi, mistä tunne tulee ja onko sen takana joku historia. Asetu tunteen mahdollisesti aiheuttaneen toisen henkilön asemaan ja mieti miten hän pyrkii sinua suututtavalla toiminnallaan tekemään itsensä onnelliseksi. Tiedämmehän, että jokainen haluaa olla onnellinen ja toimii sen mukaan. Tuo tämä näkökulma tilanteeseesi arvostelematta ja arvioimatta sen oikeellisuutta.
•    Nyt voit miettiä erilaisia tapoja reagoida tällaiseen tilanteeseen myönteisiä seurauksia tavoitellen. Vaikka et oikeasti reagoisikaan ajattelemallasi myönteisellä tavalla todellisuudessa, voit kuvitella miltä tuntuu vastata tilanteeseen mahdollisimman myönteisesti ja ystävällisesti. Miltä reaktiosi näyttäisi? Käytä tähän noin minuutti.
•      Lopuksi palataan tähän hetkeen parin minuutin ajaksi maadoittumaan. Palataan hengityksen seuraamiseen ja sen tuntemiseen kehossamme…
•      Aseta kaikki loput jäljellä olevasta kielteisestä tunteesta käteesi ja purista se nyrkkiin sulkien tunteesi sisään. Avaa sormesi hitaasti ja päästä irti tunteen energiasta kokonaan.
•      Tuo taas huomio hengitykseesi ja kehoosi vakaimpaan kohtaan ja anna mielesi asettua siihen minuutin ajan.

Tämän harjoituksen voit tehdä myös tiimisi kanssa ennaltaehkäisevänä toimena tai kriisin jo puhjettuakin. Joka tapauksessa tästä on apua sinulle itsellesi huomattavasti ryhmäsi kuohuntaa käsitellessäsi.

Menestystä päivääsi!

Valmentajasi

¤TrainEtta

www.energiaetta.com

harriet.realetta@gmail.com