maanantai 31. lokakuuta 2016

Myyjän reagointitavat palautteenantotilanteessa

1.11.2016

Torjunta, puolustelu, selittely, kuuntelu ja työstäminen, kysyminen ja ymmärtämiseen pyrkiminen sekä lopulta toimintatavan muuttaminen ovat palautteeseen suhtautumisen vaiheita, joita kannattaa tutkia hieman tarkemminkin. Myyjä saattaa aluksi torjua saamansa kritiikin kokonaan jatkamalla itse epäkohtien luettelemista tai hän ei reagoi lainkaan sanottuun asiaan. Torjuntavaiheessa myyjä saattaa syyttää myös vastapuolta tai kyseenalaistaa tämän arvovallan.

Puolustellessaan ihminen kieltää sanoneensa tai tehneensä kyseessä olevan asian tai kiistää asian olevan niin kuin valmentaja sen ilmaisi. Selittelyvaiheessa myyjä selittelee toimintatapaansa, josta on huomautuksen saanut esimerkiksi väittäen, ettei voinut tietää asiaa, ettei häntä voi kaikesta syyttää tai kaiken menneen kuitenkin hyvin.

Torjunnan, puolustelun ja selittelyn jälkeen myyjä alkaa usein kuuntelemaan ja työstämään saamaansa kritiikkiä. Seuraavassa vaiheessa hän esittää kysymyksiä ja yrittää ymmärtää, mitä vastapuoli tarkoittaa kritiikillään. Lisäksi hän saattaa kysyä asiasta myös muilta asiaan liittyviltä henkilöiltä. Lopulta päästää toiminnan muuttamiseen, mutta sillä tasolla on vaikea pysyä ja taantumista saattaa tapahtua. Tässä vaiheessa myyjä pystyy kuitenkin ottamaan vastaan kritiikkiä ymmärtäen asian ja hän muuttaa toimintaansa haluttuun parempaan suuntaan.

Nämä palautteeseen suhtautumisen vaiheet on hyvä tiedostaa ja niihin perustuen valmentaja voi tehostaa palautteen muokkaamista. Valmentaja oppii tuntemaan valmennettavansa ja hänen vaikuttimensa vähitellen ja niin palautteesta saadaan tehokkaampaa. Viestiä voi vahvistaa esittelemällä nämä palautteeseen suhtautumisen vaiheet ja puolustelun ympäröivän maailman, markkinoiden tai asiakkaiden syyttelystä perhetilanteen kautta omaan vastuuseen ja muutoksen tarpeen myöntämiseen kaikille tiimin jäsenille tulevia palautteenantotilanteita ajatellen. Silloin he ymmärtävät myös itse paremmin omaa toimintaansa näissä tilanteissa ja se auttaa myös keskustelun avaamisessa.

Palautteen vastaanottamisen vaiheet voi esitellä palauteportaina:


                                                               Toimintatavan muuttaminen
                                                Kysyminen ja ymmärtäminen
                                    Kuuntelu ja työstäminen
                        Selittely
            Puolustelu
Torjunta                                                            

Puolustelun vaiheet voi puolestaan esittää ympyrämallina:


Tietoinen läsnäolo auttaa sinua tulkitsemaan myyjiäsi ja käyttämään jokaiselle parasta tapaa palutetta antaessasi. Päivän harjoituksena voit tehdä lyhyen kolmen minuutin mindfulness-harjoituksen osoitteesta: http://www.tyonohjauspalvelu.fi/video .


Menestystä päivääsi!
Valmentajasi
¤TrainEtta

harriet.realetta@gmail.com

maanantai 24. lokakuuta 2016

Myyjä puolustuskannalla valmentajan palautteesta

24.10.2016

Meidän kaikkien käyttäytymisen taustalla vaikuttavat erilaiset tarpeet, joita ovat esimerkiksi itsetehostuksen tarve, mukavuuden tarve, arvostuksen tarve, taloudellinen etu tai oma hyöty, turvallisuuden tarve ja ystävyyden tarve. Näiden erilaisten ja vaihtelevien tarpeiden vuoksi suhtaudumme palautteeseen hyvinkin erilaisin tavoin. Edellä mainitut tarpeemme saavat meidät myös asettumaan puolustuskannalle, jos palaute annetaan meille väärällä tavalla. Puolustuskannalla ollessamme esitämme erilaisia puolusteluja sen sijaan, että ottaisimme vastuun tapahtuneesta. Valmentajan on syytä muistaa tämä palautetta antaessaan.

Puolustellessaan myyjät käyttäytyvät usein saman kaavan mukaan kuin suuri osa muistakin ihmisistä. Puolustelu alkaa usein ympäröivän maailman, markkinoiden tai asiakkaiden syyttelystä. Seuraavaksi myyjä saattaa selittää perhetilanteeseen liittyviä asioita puolustellakseen. Lopulta päästään myyjään itseensä ja muutettavaan toimintatapaan, joka on asian ytimenä. Tässä vaiheessa myyjä ymmärtää, että hänen vastuullaan on tarvittavien muutosten tekeminen ja toiminnan muuttaminen. Aloite ja vastuu muutoksesta on oltava myyjällä itsellään. Useimmat ymmärtävät heti tehokkaan minä-viestinnän avulla, että heidän on muutettava käytöstään.

Seuraavan linkin takaa löydät artikkelin, jossa on alaotsikkona ”Reagointitavat antavat lisäulottuvuutta”. Se valaisee hieman, miten erilaisille ihmisille kannattaa antaa palautetta. Linkki on: http://kollega.fi/2013/01/palautteenanto-on-taitolaji/

Päivän harjoituksena voit tehdä tänään mindfulness-istumaharjoituksen osoitteesta:


Menestystä päivääsi!
Valmentajasi
¤TrainEtta

harriet.realetta@gmail.com

perjantai 21. lokakuuta 2016

Valmentajan palautteenanto

21.10.2016

Niin kuuntelua kuin palautteenantoakin voi tehdä jäsennellysti. Valmentajan jäsennelty palaute on erittäin suoraa minä-viestintää ja sitä käytetään, kun myyjän toimintaa on muutettava heti eikä tilannetta voida selvittää valmennuksella tai kertomalla omista tuntemuksista ja kokemuksista. Jäsennelty palaute aloitetaan kuvailemalla tilanne mahdollisimman objektiivisesti ilman tunteita ja erittäin konkreettisesti. Pyydä myyjältä hyväksyntä sanomallesi asialle esimerkiksi kysymällä: ”Onko näin?”. Kuvaile sitten tapahtuman seuraukset ja miten itse koet tilanteen. Seuraavaksi voit kysyä myyjän mielipidettä ja rohkaista häntä tekoihin ja muutokseen.

Tällainen voimakas palaute saa myyjän usein puolustuskannalle ja sellainenkin tilanne voidaan käsitellä taidokkaasti. Käsittelemme sitä myöhemmin. Palautteen antoa kannattaa harjoitella jo ennen kuin tällaiseen tilanteeseen joudutaan. Löydät lisätietoa aiheesta osoitteesta: http://www.pksotu.fi/pksotu/wp-content/uploads/2013/08/Palautekoulutus3.pdf

Myös mindfulness -harjoitukset auttavat sinua palautteenantotilanteessa. Esimerkiksi kehoharjoitus on erinomainen vaihtoehto ja löydät sellaisen esimerkiksi täältä: http://www.tyonohjauspalvelu.fi/video .


Menestystä päivääsi!
Valmentajasi
¤TrainEtta

harriet.realetta@gmail.com

torstai 20. lokakuuta 2016

Minä-viestintä valmentajan työkalupakissa

20.10.2016

Palautteenannossa kannattaa käyttää erilaisia tekniikoita hyvän lopputuloksen saamiseksi. Yksi tällainen tekniikka on minä-viestintä. Minäviestinnän arvostettu asiantuntija on Thomas Gordon (1918-2002). Häntä pidetään uudenajan rakentavien vuorovaikutusmallien ja konfliktinratkaisumallien pioneerina. Voit lukea hänestä lisää osoitteesta: http://nvcopettajille.blogspot.fi/p/verratt.html . Hänen mukaansa minä-viestintä sisältää havainnon tapahtuneesta ja havainnoijan tunnetilasta sen sijaan, että käytettäisiin sinä-viestintää, joka on aina jollain tavoin syyttelevää. Gordonin mukaan minä-viestintä on kolmiosainen. Alussa on asiaselostus, joka ei syyttele arvostele tai arvioi. Toinen osa ilmaisee havaitun toiminnan konkreettisen vaikutuksen ja kolmas osa kuvaa niitä tunteita, joita esimerkiksi esimiehellä on tiiminsä jäsenen toiminnasta johtuen. Tällaisella minä-viestinnällä voidaan vahvistaa myyjän omia tuntemuksia ja kokemuksia. Se on voimakasta suoraa viestintää, jonka avulla voi paneutua muutettaviin toimintamalleihin selvittämällä ja perustelemalla ne sekä pohtimalla muutoksen toteuttamisen tapaa.

Minä-viestintää kannattaa käyttää positiivisen muutoksen aikaansaamiseksi konfliktien selvittämisen lisäksi myös silloin, kun valmennusmenetelmät eivät muuten ole tuottaneet tulosta myyjän osaamispuutteiden tai itseluottamuksen puutteen vuoksi. Esimies voi esittää positiivisia viestejä minä-viestintää käyttäen vahvistaakseen esimerkiksi myyjän itseluottamusta. Tähän samaan pyrimme pääsemään mielikuvaharjoitteiden avulla. Myyjän itsetuntemusta ja hyviä kokemuksia pitää vahvistaa hyvän tuloksen takaamiseksi. Se voidaan tehdä esimerkiksi seuraavan vuoriharjoituksen avulla.

Suggestiivinen rentoutuminen-harjoituksen avulla voit vaipua itsesuggestiiviseen transsitilaan, jossa olet saanut siihen harjoitusta. Jos et ole ollut aiemmin hypnoositiloissa, voit käyttää tätä harjoitusta rentoutumismenetelmänä aivan samoin kuin joskus aikoinaan liikuntatunnin päätteeksi olet mahdollisesti tehnyt. Tämän harjoituksen luomassa psyykkisessä tilassa, joka saadaan aikaan itsesuggestioilla, olet itsesuggestiivisessa muuntuneessa tajunnan tilassa. Tällaisessa tilassa itsesuggestioiden käsittely onnistuu parhaiten. Voit lukea harjoituksen tiimillesi tai äänittää harjoituksen puhelimeesi ja käyttää sitä aina tarvittaessa ja tilanteen salliessa.

Aloita harjoitus istuen tai maaten mukavassa asennossa ja sulje silmäsi.
Vaivun syvään ja miellyttävään rentoutumisen tilaan samalla, kun lasken yhdestä kahteenkymmeneen. Rentoutan itseni.
1. Keskitän ajatukseni oikeaan jalkaani. Jalkateräni ja varpaani rentoutuvat ja tuntuvat raukeilta ja painavilta.
2.-3. Raukeus ja painava tunne etenee jalkapohjiin, nilkkoihin, pohje- ja reisilihaksiin. Lihakset tuntuvat lämpimiltä ja rennoilta. Annan jalan lihasten tulla yhä painavammiksi ja rennommiksi. Ajatellessani numeroita 2 ja 3 pystyn vaipumaan rauhalliseen ja miellyttävään lepotilaan.
4.-5. Ajattelen seuraavaksi vasenta jalkaani. Annan sen rentoutua samalla tavalla. Jalkateräni, varpaani, jalkapohjani, nilkkani, pohje- ja reisilihakseni rentoutuvat ja tuntuvat miellyttävän rennoilta.
6.-7. Ajattelen nyt molempia jalkojani yhtä aikaa samalla, kun ajattelen numeroita 6 ja 7. Jalkani ovat hyvin velttoina ja hyvin rentoutuneet.
8. Koko kehoni rentoutuu ja lihakseni vaipuvat lepotilaan.
9. Samalla, kun ajattelen numeroa yhdeksän, kiinnitän ajatukseni oikeaan käteeni. Sen sormiin, ranteeseen, käsivarteen ja olkavarteen, jotka rentoutuvat hyvin rennoiksi, painaviksi ja veltoiksi.
10. Ajattelen seuraavaksi vasenta kättäni, sormia, rannetta, käsivartta ja olkavartta, jotka rentoutuvat hyvin painaviksi ja rennoiksi.
11.-12. Rentoutan seuraavaksi vatsalihakseni ja annan kaikkien jännitysten laueta vatsan ja pallean alueelta. Samalla hengitykseni on helppoa ja kevyttä.
13. Hengitän syvään sisään ja ulos, sisään ja ulos, sisään ja ulos. Jokaisen uloshengityksen aikana vajoan yhä syvemmälle miellyttävään lepotilaan.
14. Rentoutan myös selkäni. Miellyttävä lämpö ja rentous leviävät ristiselkääni ja selän alaosaan…ja selän yläosaan. Tunnen kuinka selkäni rentoutuu. Painon ja velttouden tunne kasvaa koko kehossani.
15. Koko kehoni tuntuu painavammalta ja veltommalta alustaa ja selkänojaa vasten.
16. Rentoutan olkapääni oikealta ja vasemmalta puoleltani. Kaikki lihasjännitykset laukeavat ensin oikealta ja sitten vasemmalta puoleltani koko hartian alueelta.
17. Lämmön ja rentoutumisen tunne laukaisee kaikki mahdolliset hartiani jännitykset.
18. Rentous ja lämmön tunne laajenevat niskan kautta koko pään alueelle ja kasvoihin.
19. Otsa, posket ja leuan lihakset rentoutuvat. Annan itselleni luvan vaipua miellyttävään ja hyvin rentoon tilaan. Koko kehoni on rentoutunut ja raukea.
20. Voin vaipua yhä syvempään tilaan. Mielenikin rentoutuu, rauhoittuu ja seestyy.

Olen nyt nautinnollisessa ja syvässä rentouden tilassa ja oloni on levollinen. Kehoni tuntuu miellyttävän painavalta ja tämä rentoutunut levollinen tunne valtaa minut kokonaan ja auttaa minua keskittymään seuraaviin itsesuggestioihin, joita annan omalle alitajunnalleni.

Tähän voit luoda omat menestyksen suggestiosi tai käyttää seuraavaa tekstiä:
Käytän mielikuvitustani ja kuvittelen herääväni kauniiseen ja hyvään päivään. Aurinko paistaa ja valo tekee minut iloiseksi ja pirteäksi. Onnistumisen tunne siivittää jokaista pienintäkin tekoani. Kaikki, mitä teen tänään, onnistuu. Olen nousemassa vuorelle ja tiedän huipulle nousemisen olevan etenemistä elämäni tavoitteeseen. Kiipeäminen on etenemistä elämässäni tavoitettani kohti. Huipulle pääsy on omaan elämäni tavoitteeseen pääsyä. Saavutan tavoitteeni huipulle päästyäni. Olen luottavainen ja varma matkaan lähtiessäni. Näen matkallani esteitä, jotka tulevat muualta, toisilta ihmisiltä ja itseltäni. Ne symboloivat esteitä elämässäni ja itsessäni. Vuorelle nouseminen kuvaa onnistunutta matkaani ja todellisen tavoitteeni saavuttamista. Voin raivata sivuun näkemäni esteet. Osa esteistä on helppo poistaa tieltäni. Jotkut esteet pystyn nimeämäänkin. Ne estävät ominaisuuksillaan minua saavuttamasta tavoitteitani. Kun nyt näin tiedostan ja nimeän esteeni, minun on helppo siirtää ne sivuun yksi kerrallaan ja päästä etenemään huippua kohti. Näen itseni siirtämässä nimeämiäni ja nimettömiä esteitä. Vaikka en tunne kaikkia esteitäni tietoisesti, alitajuntani tuntee ne ja voin siirtää nekin esteet pois tieltäni. Tiedän, ettei mikään voi estää minua kiipeämästä ja saavuttamasta tavoitettani, huippua. Tämä päivä on mahdollisuuksien päivä. Näen itseni työskentelemässä tavoitteeni eteen. Poistan vielä viimeisetkin esteet ja etenen korkealle kohti huippua. Olen huipulla! Olen saavuttanut tavoitteeni, onneksi olkoon! Tunnen miten hyvältä tavoitteen saavuttaminen tuntuu ja tiedän miten käyttää matkalla oppimiani taitoja tulevien huippujen valloittamiseen. Tunnen olevani tyytyväinen itseeni ja saavutukseeni. Nautin olostani ja minun on helppo olla ystävällinen ja iloinen muiden ihmisten seurassa. On mukavaa, kun minua tullaan onnittelemaan saavutuksestani. Samalla tavoin voin saavuttaa todellisen tavoitteeni ja tuntea miltä tavoitteen saavuttaminen tuntuu. Minulla on positiivinen ja energinen olotila ja voittajan asenne. Näen itseni innostuneena, keskittyneenä ja toiveikkaana. Periksi antamattomasti etenen tavoitteeseeni ja tiedän voivani ylittää esteeni tai raivata ne tieltäni. Tiedän mikä on ensisijainen tavoitteeni tällä hetkellä elämässäni ja ryhdyn tarvittaviin toimiin ja raivauksiin sen saavuttaakseni. Minuun virtaa uutta raikasta ja vahvaa energiaa. Jatkan luottavaisin mielin tavoitettani kohti. Tiedän nyt sen menestyksen tunteen, joka seuraa tavoitteeni saavuttamista. Tiedän mitä mahdollisuuksia minulle aukeaa tavoitteeni saavuttamisen jälkeen ja millaista menestystä minulle on sen jälkeen tulossa. Voin iloita menestyksestäni yhdessä ystävieni kanssa ja tiedän että tämä tavoitteen saavuttaminen on minulle hyödyllinen tapahtuma. Voin nyt ajatella itseni vuoren huipulle, sen korkeimmalle kohdalle ja tunnustaa itselleni olevani menestynyt henkilö. Koen itseni uudistuvaksi ja energiseksi. Olen iloinen ja onnellinen. Ajattelen nyt oikean tavoitteen toteutumista elämässäni. Minä ansaitsen tulla menestyneeksi tässä tehtävässä. Osaan käyttää älyäni tehokkaasti, olen terve ja voimakas. Koen miltä tuntuu kulkea lähitulevaisuudessa määrätietoisesti tavoitettani kohti. Minulla on vuorelle nousijan asenne.

Lasken numerot 20-1 takaperin ja tulen täysin pirteäksi takaisin normaaliin valvetilaani ja kaikki toimintoni tulevat normaaleiksi. 20, 19, 18, 17, 16, kehoni alkaa tuntua kevyemmältä ja virkeämmältä, 15, 14, 13, 12, 11, hengitykseni kevenee ja oloni piristyy, 10, 9, 8, 7, 6, olen valmis liikuttelemaan vähitellen kehoni lihaksia, 5, 4, 3, 2, 1 olen täysin hereillä ja avaan silmäni. Oloni on pirteä ja virkeä. Olen valmis toimimaan ja tekemään työni. Tiedän pystyväni keskittymään hyvin tehtäviini ja minulla on miellyttävä onnistumisen tunne. Odotan onnistumisia.


Menestystä päivääsi!
Valmentajasi
¤TrainEtta

harriet.realetta@gmail.com

keskiviikko 19. lokakuuta 2016

Valmentajan palaute

19.10.2016

Myyntivalmentajan ja esimiehen palautteen tarkoitus on auttaa tiimin myyjiä toimimaan paremmin ja menestyksekkäämmin työssään. Tehokas tiimityöskentely edellyttää toimivia yksilöiden välisiä suhteita. Niin negatiivisen kuin positiivisenkin palautteen antamisen ja vastaanottamisen taitoa kannattaa kehittää aivan samoin kuin siihen liittyvää suoraa ja avointa kommunikointiakin. Esimies voi kertoa avoimesti, miltä hänestä tuntuu ja miten hän toimii erilaisissa tilanteissa. Sen seurauksena myyntitiimin jäsentenkin on helpompi olla avoimia. Tällainen avoin kommunikaatio parantaa luottamusta esimiehen ja myyntitiimin välillä.

Kaikkiin myyntipuhetta tukeviin osiin kuten, koulutuksiin, myynnin suunnitteluun, avainlukuihin, palavereihin, yhteiskäynteihin tai -puheluihin ja säännöllisiin tulos-panos-asenne-osaamiskeskusteluihin sekä kehityskeskusteluihin myyjien ja esimiesten välillä liittyy myös palautteen anto. Palautteen antamisella pyritään joko muuttamaan myyjän toimintatapaa tai vahvistamaan ja ylläpitämään sitä, jotta myyjä voisi kehittyä työssään oikeaan ja haluttuun suuntaan.

Palautteen antamiseen löytyy erilaisia tekniikoita, joita käsittelemme hieman myöhemmin. Tässä on kuitenkin joitakin palautteen antamisen yhteydessä muistettavia seikkoja. Myyntitiimiään valmentavan esimiehen kannattaa muistaa varmistua tiiminsä jäsenten vastaanottavasta mielentilasta ennen palautteen antoa. Palaute kannattaa kohdistaa kiertelemättä suoraan henkilöön minä ja sinä sanoja käyttäen. Muiden mielipiteistä ei kannata puhua, vaan on tärkeää kuvailla itse havaitsemasi toiminta ja sen seuraukset sinulle itsellesi esimiehenä ja valmentajana. Hyvä palaute keskittyy tärkeisiin alueisiin, on tarkkaa eikä siinä ole yleisiä väittämiä. Hyvä palaute kohdistetaan sellaiseen toimintaan, jota myyjä pystyy itsessään muuttamaan.

Itse koin kerran saavani suuren lahjan negatiivista palautetta ja korjausehdotuksia saatuani. Palautteen antaja oli varmasti taidokkain, jonka olen eläessäni kohdannut. Vaikka olosuhteista johtuen sain kerralla palautetta enemmän kuin pystyin siinä hetkessä sisäistämään ja tunnelukkoni esti viestin täydellisen sisäistämisen, olen iloinen saamastani rehellisestä ja avoimesta viestinnästä sekä täsmällisistä neuvoista, jotka onneksi kirjasin ylös myöhempää käsittelyä varten. Asian reflektointi vei viikkoja ja mieleen painunut palaute toimii edelleen hyvänä ohjenuorana toiminnassani. Koin tämän saamani palautteen hyvin valmistelluksi ja palautteen antajan päteväksi. Myös myyntityössä palautteen antaminen kannattaa valmistella ja omaa palautteenantokykyään voi kehittää, vaikka negatiivisen palautteen antaminen voikin olla yhtä vaikeaa kuin sen vastaanottaminen.

Palautteen antajan kannattaa olla palautetta antaessaan mahdollisimman neutraalissa tunnetilassa ja välttää syyttelemistä. Tässä mindfulness- ja mielikuvaharjoitteet voivat olla vahvasti tukemassa. Oikein annettu palaute auttaa myyjää kehittämään vahvuuksiaan ja muuttamaan kehittymistä estäviä toimintatapojaan paremmiksi. Kehitettäviä asioita kannattaa ottaa esille mahdollisimman vähän, mielellään vain yksi kerrallaan. Valmentava esimies yksinkertaisesti kuvailee suhtautumistaan muiden toimintaan ja vastaanottaja päättää palautteen käyttämisestä ja siitä, miten hän sitä käyttää.

Palautteen antamisesta ja vastaanottamisesta on hyvä artikkeli osoitteessa: http://www.hyvejohtajuus.fi/7839/palautteen-antamisen-ja-vastaanottamisen-opas/ .
Valmistautumisohjeita palautteenantotilaisuuteen löydät osoitteesta:

Palautteen antajan on hyvä olla tietoinen omista tunnetiloistaan ja pyrkiä antamaan korjaava palaute positiivisessa hengessä. Siitä johtuen teemme tänään 20 min kehoharjoituksen, jonka löydät sivulta: http://mindfulness-sivut.fi/tuotteet/mindfulness-harjoituksia/ .
Harjoitusta ennen voit tehdä tunteiden paikallistamisen kehossasi seuraavan sivun avulla:
https://www.mielenterveystalo.fi/aikuiset/itsehoito-ja-oppaat/itsehoito/tyokaluja_itsehoito/Documents/Harjoitus_Tunteet_ja_keho.pdf . Mielenterveystalo.fi sivuilta voit hakea apua myös alaisillesi mm. alkoholiongelmaan, muutosvalmiuteen tai ajankäytön hallintaan. Harjoituksia löytyy esimerkiksi sivulta: https://www.mielenterveystalo.fi/aikuiset/itsehoito-ja-oppaat/itsehoito/tyokaluja_itsehoito/Pages/harjoitukset.aspx .

Palautteen antaja tekee usein virheitä siinä missä palautteen saajakin ja palautteen annossa voi kehittyä aivan niin kuin muissakin taidoissa. Palaute voi olla riittävän hyvää mahdollisista palautteen antajan tekemistä virheistä huolimatta ja joskus on pakkokin herättää palautteensaajan tunteita opeteltavan asian mieleen painamiseksi. Omien tunteiden hallinta ja palautteensaajan kunnioittaminen palautteenantotilanteessa kannattaa kuitenkin opetella ensimmäisenä. Myös myyjien pitää voida antaa palautetta esimiehelleen ja toisilleen. Palautteen antamiseen voi kannustaa ja sitä voi harjoitella tiimin kanssa. Mitä tavallisempaa palautteen antaminen ja saaminen on, sitä mutkattomampaa ja helpompaa se on koko tiimille.



Menestystä päivääsi!
Valmentajasi
¤TrainEtta

harriet.realetta@gmail.com

tiistai 18. lokakuuta 2016

Riitatilanteiden selvittäminen ja käsittely

18.10.2016

Ongelmat ja ristiriitatilanteet kuuluvat työelämän arkeen. Ennakointi ja nopea asioihin puuttuminen pelastavat usein monilta suuremmilta vaikeuksilta. Keskittyminen normaaliin työhön työrauhan palauttamisen myötä tuo yritykselle ja sen työntekijöille hyvinvointia, jaksamista ja tulosta. Konfliktit voivat aiheuttaa yritykselle huomattaviakin tappioita, joten niiden tehokas käsittely on tärkeää. Esimies on pääsääntöisesti vastuussa työyhteisön ongelmien toteamisesta ja ratkaisujen etsimisestä.

Työyhteisöjen konfliktit jaetaan usein neljään pääryhmään:

1)   Muutos- ja kriisitilanteet (henkilöstön määrän supistukset, toimintojen lakkauttaminen, keskittäminen tai yhdistäminen, organisaatiouudistukset sekä erilaiset työ- ja toimintatapamuutokset).
2)   Yhteisöllinen stressi ja työuupumus (syntyy jatkuvista muutoksista tai henkilöresurssien vähäisyydestä työn määrään nähden ja työntekijät kokevat menettävänsä hallinnan tunteen työhönsä).
3)   Yksilölähtöiset ongelmat (henkilökohtaiset kriisitilanteet, kuten avioero, alkoholismi, mielenterveyden ongelmat, häiriökäyttäytyminen, ammattitaidon puute, työpaikkakiusaaminen, yhteistyökyvyttömyys)
4)   Kärjistyneet yhteistyöongelmat ja –ristiriidat (yhteisön sisäisiä, työntekijän ja ryhmän välillä, ryhmän sisäisinä klikkeinä tai esimiehen ja työyhteisön välillä ilmentyen mm. tietokatkoksina, työprosessien katkeamisina tai haluttomuutena kehittää yhteistä toimintaa). Nämä ongelmat johtavat usein negatiiviseen ongelmakierteeseen.

Parhaita ennakoivia toimia työyhteisöongelmien ehkäisemiseksi ovat:

-avoin kommunikaatio
-säännölliset kokoukset
-selkeät pelisäännöt
-yhteinen vastuu
-kehityskeskustelut
-esimiehen palaute muulloinkin kuin kehityskeskusteluissa esim. viikottaisissa henkilökohtaisissa REACT-keskusteluissa
-hyvä perehdytys
-tiedottaminen
-avoin keskustelu uusista asioista
-kouluttaminen
-avoin ilmapiiri, jossa on helppo kysyä neuvoa
-ylläpitää työyhteisön halua kehittyä toiminnassaan ja työmenetelmissään
-ryhmätyöskentelymuotojen suosiminen antaen riittävästi vastuuta ja valtuuksia

Ensisijaisesti ongelmat ja ristiriidat tulisi selvittää oman työyhteisön sisällä keskustellen yhdessä. Jatkuva työyhteisön toimivuuden seuranta on tärkeää ja se tapahtuu keskusteluin ja haastatteluin (kehityskeskustelut, REACT- keskustelut)sekä hyvän ja tasa-arvoisen työpaikan mittareita luoden ja seuraten.

Konfliktien ja ongelmien kartoitus ja niiden vaikutus toimintaa on selvitettävä aluksi kunnolla. On hyvä tietää tarkasti myös keitä ongelmat koskevat ja kauanko ne ovat jatkuneet. Ongelmia on myös yritetty todennäköisesti jo ratkaista ja ne keinot kannattaa selvittää. Lisäksi voidaan miettiä uusia ehdotuksia ongelman ratkaisuksi ja selvittää kenellä on ensisijainen vastuu tilanteen hoitamisesta.

Esimiehen kannattaa tehdä selkeä päätös tilanteeseen puuttumisesta ja osoittaa, ettei tilanteen anneta jatkua. Ongelmat rajataan ja palautetaan sinne, missä ne ovat syntyneet. Menneisyyttä ei vatvota liikaa ja syyttelyä vältellään. Sovitaan osallistujista, työtavoista ja aikataulusta lähtien liikkeelle ihmisten hoitamisesta työtehtävien hoitamiseen.

Työyhteisön perusrakenteet kannattaa myös tarkistaa ja kirkastaa yksilöiden tehtävät ja tavoitteet. Lisäksi vahvistetaan johtajuutta, organisoidaan työt mahdollisuuksien mukaan paremmin sekä täsmennetään yhteisiä pelisääntöjä. Säännöllisten palaverien järjestäminen ja kehittäminen on myös tärkeää.

Seuraavaksi mietitään toimenpiteitä ongelmien korjaamiseksi ja tehdään niistä sopimuksia. Sovitaan mihin toimenpiteisiin ryhdytään, mitä tehdään eri tavoin kuin ennen sekä mitä toimintoja ja rakenteita vahvistetaan. Mietitään yhdessä ratkaisukeskeisesti paras mahdollinen tavoite ja ratkaisu tilanteeseen.

Sopimusten toteuttamista seurataan sovitun tarkasti määritellyn aikajakson jälkeen tutkitaan, mitä on tehty tilanteen korjaamiseksi, mitä myönteistä on tapahtunut ja sovitaan edelleen jatkotoimista.

Lisätietoja aiheesta löydät esimerkiksi seuraavilta sivuilta:

Esimies joutuu joskus pakottamaan auktoriteetillaan nopeita päätöksiä läpi, hän voi käyttää ongelmanratkaisua, tehdä kompromisseja, auttaa osapuolia vetäytymään tai mukautumaan tarpeen tullen. Näistä keinoista ongelmanratkaisu on paras yhteistyössä käytetty menetelmä, jossa kaikki voittavat. Kompromissi tehdään, ellei ongelmaan löydy ratkaisua. Ongelman ollessa vähäisempi tai prioriteetiltaan tärkeämpiä ongelmia on nähtävissä, voidaan vetäytyä ja antaa periksi ohittaen ongelma tai vaieten siitä. Mukautumista voidaan käyttää miellyttävän ilmapiirin ja yhteistyön säilyttämiseksi tilanteissa, joissa asioilla on suurempi merkitys toiselle tai kun keskustelun jatkaminen haittaisi molempia osapuolia. Pakottaminen tapahtuu usein johdon määräyksiä toteutettaessa esimerkiksi kustannuksia pienennettäessä ja epämieluisia sääntöjä käyttöön otettaessa tai, kun on tehtävä nopeita päätöksiä hätätilanteessa.

Päivän harjoituksena voit tehdä yksin tai tiimisi kanssa seuraavan seitsemän minuutin kirjoitusharjoituksen:

Lue ensin tämä ohje:
Kirjoita paras mahdollinen tapa, millä voisit ratkaista ongelmanne. Mikä olisi paras mahdollinen ratkaisu ongelmaanne ja miten siihen päästäisiin parhaalla mahdollisella tavalla. Miltä ryhmänne näyttäisi ja millaista teidän oli työskennellä yhdessä, kun saavutatte tämän tavoitteen? Milloin ratkaisu syntyy ja tuottaa tulosta parhaalla mahdollisella tavalla? Millaista tulosta teette? Millainen olet itse ja mitä teet? Miltä sinusta tuntuu? Mitä ihmiset sanovat sinusta ja ryhmästäsi? Mihin päädyt? Mikä voisi olla vielä parempaa?

Keskity seuraavaksi hengitykseesi ja kehoosi minuutin ajan ja kirjoita sitten ohjeessa annettujen vihjeiden mukaan paras mahdollinen ongelmanratkaisu parhaassa mahdollisessa ajassa parhain mahdollisin keinoin. Käytä kirjoittamiseen viisi minuuttia.

Keskity minuutin ajan taas hengitykseesi ja kehoosi. Lopeta harjoitus, mutta muista puhua ihannetulevaisuudestasi usein ja kaikissa mahdollisissa tilanteissa.


Menestystä päivääsi!
Valmentajasi
¤TrainEtta

harriet.realetta@gmail.com

maanantai 17. lokakuuta 2016

Ryhmädynämiikasta

17.10.2016

Törmäsin pariin mielenkiintoiseen artikkeliin ryhmäytymiseen liittyvää tietoa etsiessäni. Ensimmäinen artikkeli kertoo ryhmädynamiikasta ja jaottelee ryhmäytymisen hieman eri tavalla kuin FIRO. Löydät artikkelin ositteesta: http://liiketalous.fi/tag/ryhmaytyminen/ . Ryhmän kehitysvaiheista ja ohjaajan roolista voit lukea tarkemmin myös opettajien näkökulmaa ajatellen osoitteesta: http://publications.theseus.fi/bitstream/handle/10024/20296/jamk_1196685534_2.pdf . FIROsta poiketen näissä lähteissä on käytetty viisivaiheista ryhmän kehityskuvausta eli muodostusvaihe, kuohuntavaihe, yhdenmukaisuusvaihe, hyvin toimiva ryhmä ja lopetusvaihe.

Toinen artikkeli muistuttaa meitä siitä, että olemme erilaisia ja meitä tulisi kohdella sen mukaan: ei epätasa-arvoisesti, vaan tarvitsemallamme tavalla. Artikkelin löydä osoitteesta: http://www.tiede.fi/artikkeli/jutut/artikkelit/lue_tyokavereita_oikein .

Avoimen yliopiston (Tampereen) tietopaketti ryhmän toiminnasta löytyy osoitteesta: http://www.uta.fi/avoinyliopisto/arkisto/sosiaalipsykologia/ryhmat.html .

Päivän mindfulness harjoituksena voit tehdä minuutin harjoituksen YouTubesta, joka alustuksineen ja ohjeineen kestää n. 5 min: https://www.youtube.com/watch?v=F6eFFCi12v8&feature=youtu.be


Menestystä päivääsi!
Valmentajasi
¤TrainEtta

harriet.realetta@gmail.com