Valmentajan palaute

30.6.2015

Myyntivalmentajan ja esimiehen palautteen tarkoitus on auttaa tiimin myyjiä toimimaan paremmin ja menestyksekkäämmin työssään. Tehokas tiimityöskentely edellyttää toimivia yksilöiden välisiä suhteita. Niin negatiivisen kuin positiivisenkin palautteen antamisen ja vastaanottamisen taitoa kannattaa kehittää aivan samoin kuin siihen liittyvää suoraa ja avointa kommunikointiakin. Esimies voi kertoa avoimesti, miltä hänestä tuntuu ja miten hän toimii erilaisissa tilanteissa. Sen seurauksena myyntitiimin jäsentenkin on helpompi olla avoimia. Tällainen avoin kommunikaatio parantaa luottamusta esimiehen ja myyntitiimin välillä.

Kaikkiin myyntipuhetta tukeviin osiin kuten, koulutuksiin, myynnin suunnitteluun, avainlukuihin, palavereihin, yhteiskäynteihin tai -puheluihin ja säännöllisiin tulos-panos-asenne-osaamiskeskusteluihin sekä kehityskeskusteluihin myyjien ja esimiesten välillä liittyy myös palautteen anto. Palautteen antamisella pyritään joko muuttamaan myyjän toimintatapaa tai vahvistamaan ja ylläpitämään sitä, jotta myyjä voisi kehittyä työssään oikeaan ja haluttuun suuntaan.

Palautteen antamiseen löytyy erilaisia tekniikoita, joita käsittelemme hieman myöhemmin. Tässä on kuitenkin joitakin palautteen antamisen yhteydessä muistettavia seikkoja. Myyntitiimiään valmentavan esimiehen kannattaa muistaa varmistua tiiminsä jäsenten vastaanottavasta mielentilasta ennen palautteen antoa. Palaute kannattaa kohdistaa kiertelemättä suoraan henkilöön minä ja sinä sanoja käyttäen. Muiden mielipiteistä ei kannata puhua, vaan on tärkeää kuvailla itse havaitsemasi toiminta ja sen seuraukset sinulle itsellesi esimiehenä ja valmentajana. Hyvä palaute keskittyy tärkeisiin alueisiin, on tarkkaa eikä siinä ole yleisiä väittämiä. Hyvä palaute kohdistetaan sellaiseen toimintaan, jota myyjä pystyy itsessään muuttamaan.

Itse koin kerran saavani suuren lahjan negatiivista palautetta ja korjausehdotuksia saatuani. Palautteen antaja oli varmasti taidokkain, jonka olen eläessäni kohdannut. Vaikka olosuhteista johtuen sain kerralla palautetta enemmän kuin pystyin siinä hetkessä sisäistämään ja tunnelukkoni esti viestin täydellisen sisäistämisen, olen iloinen saamastani rehellisestä ja avoimesta viestinnästä sekä täsmällisistä neuvoista, jotka onneksi kirjasin ylös myöhempää käsittelyä varten. Asian reflektointi vei viikkoja ja mieleen painunut palaute toimii edelleen hyvänä ohjenuorana toiminnassani. Koin tämän saamani palautteen hyvin valmistelluksi ja palautteen antajan päteväksi. Myös myyntityössä palautteen antaminen kannattaa valmistella ja omaa palautteenantokykyään voi kehittää, vaikka negatiivisen palautteen antaminen voikin olla yhtä vaikeaa kuin sen vastaanottaminen.

Palautteen antajan kannattaa olla palautetta antaessaan mahdollisimman neutraalissa tunnetilassa ja välttää syyttelemistä. Tässä mindfulness- ja mielikuvaharjoitteet voivat olla vahvasti tukemassa. Oikein annettu palaute auttaa myyjää kehittämään vahvuuksiaan ja muuttamaan kehittymistä estäviä toimintatapojaan paremmiksi. Kehitettäviä asioita kannattaa ottaa esille mahdollisimman vähän, mielellään vain yksi kerrallaan. Valmentava esimies yksinkertaisesti kuvailee suhtautumistaan muiden toimintaan ja vastaanottaja päättää palautteen käyttämisestä ja siitä, miten hän sitä käyttää.

Palautteen antamisesta ja vastaanottamisesta on hyvä artikkeli osoitteessa: http://www.hyvejohtajuus.fi/7839/palautteen-antamisen-ja-vastaanottamisen-opas/ .

Valmistautumisohjeita palautteenantotilaisuuteen löydät osoitteesta:

http://www.spiik.fi/tyokalut/korjava.pdf .

Palautteen antajan on hyvä olla tietoinen omista tunnetiloistaan ja pyrkiä antamaan korjaava palaute positiivisessa hengessä. Siitä johtuen teemme tänään 20 min kehoharjoituksen, jonka löydät sivulta: http://mindfulness-sivut.fi/tuotteet/mindfulness-harjoituksia/ .

Harjoitusta ennen voit tehdä tunteiden paikallistamisen kehossasi seuraavan sivun avulla:

https://www.mielenterveystalo.fi/aikuiset/itsehoito-ja-oppaat/itsehoito/tyokaluja_itsehoito/Documents/Harjoitus_Tunteet_ja_keho.pdf . Mielenterveystalo.fi sivuilta voit hakea apua myös alaisillesi mm. alkoholiongelmaan, muutosvalmiuteen tai ajankäytön hallintaan. Harjoituksia löytyy esimerkiksi sivulta: https://www.mielenterveystalo.fi/aikuiset/itsehoito-ja-oppaat/itsehoito/tyokaluja_itsehoito/Pages/harjoitukset.aspx .

Palautteen antaja tekee usein virheitä siinä missä palautteen saajakin ja palautteen annossa voi kehittyä aivan niin kuin muissakin taidoissa. Palaute voi olla riittävän hyvää mahdollisista palautteen antajan tekemistä virheistä huolimatta ja joskus on pakkokin herättää palautteensaajan tunteita opeteltavan asian mieleen painamiseksi. Omien tunteiden hallinta ja palautteensaajan kunnioittaminen palautteenantotilanteessa kannattaa kuitenkin opetella ensimmäisenä. Myös myyjien pitää voida antaa palautetta esimiehelleen ja toisilleen. Palautteen antamiseen voi kannustaa ja sitä voi harjoitella tiimin kanssa. Mitä tavallisempaa palautteen antaminen ja saaminen on, sitä mutkattomampaa ja helpompaa se on koko tiimille.

Menestystä päivääsi!

Valmentajasi

¤TrainEtta

www.energiaetta.com

harriet.realetta@gmail.com

Konfliktien selvittäminen tietoisena

29.6.2015

Aloitamme tänään harjoituksella "Minä olen tuossa, minä olen":

Istu tuolissasi mukavasti arvokkaaksi kokemassasi asennossa esimerkiksi selkä suorassa, mutta mahdollisuuksien mukaan nojaamatta selkänojaan. Jalat voivat olla halutessasi yhdeksänkymmenen asteen kulmassa ja kädet voivat levätä polvien tai reisien päällä. 

Huomioi hengityksesi ja sen ilmavirta kehossasi. tunne miten ilmavirta on hieman viileä hengittäessäsi sisään ja lämmin hengittäessäsi ulos. Huomioi missä osassa kehoasi tunnet hengityksen liikkeen voimakkaimmin ja missä kaikissa kehosi osissa tunnet liikettä hengittäessäsi. Keskity hengitykseesi parin minuutin ajan tällä tavoin seuraten, hyväksyen ja yrittämättä muuttaa sitä mitenkään.

Käy sitten mielessäsi läpi kaikki tiimisi jäsenet tai konfliktin osapuolet ajattelemalla olevasi heidän sijassaan:  Minä olen tuossa, minä olen.

Tällä henkilöllä on keho ja mieli, aivan kuin minulla. Tällä henkilöllä on ajatuksia ja tunteita, aivan kuin minulla. Tällä henkilöllä on ollut joskus elämässään murheita, surua, pettymyksiä, suuttumisia, vihaa, loukkaantumisia ja hämmennystä aivan niin kuin minullakin. Tämä henkilö on myös ollut onnellinen, iloinen, innostunut, vahva ja auttavainen aivan niin kuin minäkin. Tämä henkilö on kokenut fyysistä ja emotionaalista kipua ja kärsimystä yhtä hyvin kuin hellää kosketusta ja nautintoa aivan niin kuin minäkin. Tämä henkilö haluisi olla vapaa kivusta ja kärsimyksestä aivan niin kuin minäkin. Tämä henkilö haluaisi olla terve ja rakastettu aivan niin kuin minäkin. Tämä henkilö toivoo elämäänsä hyviä ihmissuhteita aivan niin kuin minäkin. Tämä henkilö haluaisi olla onnellinen niin kuin minäkin. Minä olen tuossa, minä olen.

Anna sitten toiveiden nousta mieleesi. Toivo jokaiselle läpikäymällesi ihmiselle voimaa elämän haasteissa sekä tukea tunteissaan ja ihmissuhteissaan elämän haasteissa. Toivo hänelle elämää ilman kipua ja kärsimystä. Toivo, että hän olisi onnellinen. Sillä sinä olet jokaisessa heissä. 

Minä olen tuossa, minä olen. Minä olen kaikissa tuntemissani ihmisissä ja toivon jokaisen olevan onnellinen aivan niin kuin itsekin toivon olevani.

Päätä harjoitus keskittymällä vielä minuutin ajan hengitykseesi ja onnellisuuden tunteeseen.

Tämän harjoituksen jälkeen olet sopivan rakentavassa mielentilassa puuttumaan konfliktitilanteeseen tiimissäsi. Kerää ensin mahdollisimman paljon tietoa tilanteesta ja kutsu osapuolet koolle ilman ennakkovaroitusta etteivät he ehdi valmistua ja asettua puolustuskannalle tai tule levottomaksi tiedossa olevasta tapaamisesta kanssasi. Aloita kertomalla, miltä tilanne sinun mielestäsi vaikuttaa ja millaisena sen koet. Kerro myös miten muut tiimiläiset kokevat tilanteen siirtymättä kuitenkaan vielä yksityiskohtiin. Pyydä osapuolia itseään kertomaan tilanteestaan ja siitä miten he sen kokevat. Kuuntele tietoisena ja keskittyneenä. Älä kommentoi äläkä ota kantaa osapuolten kertomuksiin. Voit kuitenkin esittää kysymyksiä, jos tarvitset jostain yksityiskohdasta tarkempaa tietoa.

Kun olet kuullut molempien osapuolten kertomuksen asiasta, voit kysyä heiltä ehdotusta tilanteen ratkaisemiseksi. Voit kertoa heille, että tilanne on joka tapauksessa ratkaistava saadaksesi heiltä paremmin ehdotuksia. Ellei osapuolilta tule kaikesta patistelusta huolimatta sopivaa ratkaisua, voit ehdottaa sellaista myös itse. Kun ratkaisu on tehty, voitte päättää seurantatavan ja ajan seurantakeskustelulle varmistaaksenne kaikkien toimivan sovitulla tavalla.

Menestystä päivääsi!

Valmentajasi

¤TrainEtta

www.energiaetta.com

harriet.realetta@gmail.com

Ristiriitatilanteiden selvittäminen ja käsittely

26.6.2015

Ongelmat ja ristiriitatilanteet kuuluvat työelämän arkeen. Ennakointi ja nopea asioihin puuttuminen pelastavat usein monilta suuremmilta vaikeuksilta. Keskittyminen normaaliin työhön työrauhan palauttamisen myötä tuo yritykselle ja sen työntekijöille hyvinvointia, jaksamista ja tulosta. Konfliktit voivat aiheuttaa yritykselle huomattaviakin tappioita, joten niiden tehokas käsittely on tärkeää. Esimies on pääsääntöisesti vastuussa työyhteisön ongelmien toteamisesta ja ratkaisujen etsimisestä.

Työyhteisöjen konfliktit jaetaan usein neljään pääryhmään:

1)   Muutos- ja kriisitilanteet (henkilöstön määrän supistukset, toimintojen lakkauttaminen, keskittäminen tai yhdistäminen, organisaatiouudistukset sekä erilaiset työ- ja toimintatapamuutokset).

2)   Yhteisöllinen stressi ja työuupumus (syntyy jatkuvista muutoksista tai henkilöresurssien vähäisyydestä työn määrään nähden ja työntekijät kokevat menettävänsä hallinnan tunteen työhönsä).

3)   Yksilölähtöiset ongelmat (henkilökohtaiset kriisitilanteet, kuten avioero, alkoholismi, mielenterveyden ongelmat, häiriökäyttäytyminen, ammattitaidon puute, työpaikkakiusaaminen, yhteistyökyvyttömyys)

4)   Kärjistyneet yhteistyöongelmat ja –ristiriidat (yhteisön sisäisiä, työntekijän ja ryhmän välillä, ryhmän sisäisinä klikkeinä tai esimiehen ja työyhteisön välillä ilmentyen mm. tietokatkoksina, työprosessien katkeamisina tai haluttomuutena kehittää yhteistä toimintaa). Nämä ongelmat johtavat usein negatiiviseen ongelmakierteeseen.

Parhaita ennakoivia toimia työyhteisöongelmien ehkäisemiseksi ovat:

-avoin kommunikaatio

-säännölliset kokoukset

-selkeät pelisäännöt

-yhteinen vastuu

-kehityskeskustelut

-esimiehen palaute muulloinkin kuin kehityskeskusteluissa esim. viikottaisissa henkilökohtaisissa REACT-keskusteluissa

-hyvä perehdytys

-tiedottaminen

-avoin keskustelu uusista asioista

-kouluttaminen

-avoin ilmapiiri, jossa on helppo kysyä neuvoa

-ylläpitää työyhteisön halua kehittyä toiminnassaan ja työmenetelmissään

-ryhmätyöskentelymuotojen suosiminen antaen riittävästi vastuuta ja valtuuksia

Ensisijaisesti ongelmat ja ristiriidat tulisi selvittää oman työyhteisön sisällä keskustellen yhdessä. Jatkuva työyhteisön toimivuuden seuranta on tärkeää ja se tapahtuu keskusteluin ja haastatteluin (kehityskeskustelut, REACT- keskustelut)sekä hyvän ja tasa-arvoisen työpaikan mittareita luoden ja seuraten.

Konfliktien ja ongelmien kartoitus ja niiden vaikutus toimintaa on selvitettävä aluksi kunnolla. On hyvä tietää tarkasti myös keitä ongelmat koskevat ja kauanko ne ovat jatkuneet. Ongelmia on myös yritetty todennäköisesti jo ratkaista ja ne keinot kannattaa selvittää. Lisäksi voidaan miettiä uusia ehdotuksia ongelman ratkaisuksi ja selvittää kenellä on ensisijainen vastuu tilanteen hoitamisesta.

Esimiehen kannattaa tehdä selkeä päätös tilanteeseen puuttumisesta ja osoittaa, ettei tilanteen anneta jatkua. Ongelmat rajataan ja palautetaan sinne, missä ne ovat syntyneet. Menneisyyttä ei vatvota liikaa ja syyttelyä vältellään. Sovitaan osallistujista, työtavoista ja aikataulusta lähtien liikkeelle ihmisten hoitamisesta työtehtävien hoitamiseen.

Työyhteisön perusrakenteet kannattaa myös tarkistaa ja kirkastaa yksilöiden tehtävät ja tavoitteet. Lisäksi vahvistetaan johtajuutta, organisoidaan työt mahdollisuuksien mukaan paremmin sekä täsmennetään yhteisiä pelisääntöjä. Säännöllisten palaverien järjestäminen ja kehittäminen on myös tärkeää.

Seuraavaksi mietitään toimenpiteitä ongelmien korjaamiseksi ja tehdään niistä sopimuksia. Sovitaan mihin toimenpiteisiin ryhdytään, mitä tehdään eri tavoin kuin ennen sekä mitä toimintoja ja rakenteita vahvistetaan. Mietitään yhdessä ratkaisukeskeisesti paras mahdollinen tavoite ja ratkaisu tilanteeseen.

Sopimusten toteuttamista seurataan sovitun tarkasti määritellyn aikajakson jälkeen tutkitaan, mitä on tehty tilanteen korjaamiseksi, mitä myönteistä on tapahtunut ja sovitaan edelleen jatkotoimista.

Lisätietoja aiheesta löydät esimerkiksi seuraavilta sivuilta:

http://www.etera.fi/SiteCollectionDocuments/Muut-liitteet/Tyokaveri/Ratkaisumalleja_tyoyhteisoongelmiin.pdf

Esimies joutuu joskus pakottamaan auktoriteetillaan nopeita päätöksiä läpi, hän voi käyttää ongelmanratkaisua, tehdä kompromisseja, auttaa osapuolia vetäytymään tai mukautumaan tarpeen tullen. Näistä keinoista ongelmanratkaisu on paras yhteistyössä käytetty menetelmä, jossa kaikki voittavat. Kompromissi tehdään, ellei ongelmaan löydy ratkaisua. Ongelman ollessa vähäisempi tai prioriteetiltaan tärkeämpiä ongelmia on nähtävissä, voidaan vetäytyä ja antaa periksi ohittaen ongelma tai vaieten siitä. Mukautumista voidaan käyttää miellyttävän ilmapiirin ja yhteistyön säilyttämiseksi tilanteissa, joissa asioilla on suurempi merkitys toiselle tai kun keskustelun jatkaminen haittaisi molempia osapuolia. Pakottaminen tapahtuu usein johdon määräyksiä toteutettaessa esimerkiksi kustannuksia pienennettäessä ja epämieluisia sääntöjä käyttöön otettaessa tai, kun on tehtävä nopeita päätöksiä hätätilanteessa.

Päivän harjoituksena voit tehdä yksin tai tiimisi kanssa seuraavan seitsemän minuutin kirjoitusharjoituksen:

Lue ensin tämä ohje:

Kirjoita paras mahdollinen tapa, millä voisit ratkaista ongelmanne. Mikä olisi paras mahdollinen ratkaisu ongelmaanne ja miten siihen päästäisiin parhaalla mahdollisella tavalla. Miltä ryhmänne näyttäisi ja millaista teidän oli työskennellä yhdessä, kun saavutatte tämän tavoitteen? Milloin ratkaisu syntyy ja tuottaa tulosta parhaalla mahdollisella tavalla? Millaista tulosta teette? Millainen olet itse ja mitä teet? Miltä sinusta tuntuu? Mitä ihmiset sanovat sinusta ja ryhmästäsi? Mihin päädyt? Mikä voisi olla vielä parempaa?

Keskity seuraavaksi hengitykseesi ja kehoosi minuutin ajan ja kirjoita sitten ohjeessa annettujen vihjeiden mukaan paras mahdollinen ongelmanratkaisu parhaassa mahdollisessa ajassa parhain mahdollisin keinoin. Käytä kirjoittamiseen viisi minuuttia.

Keskity minuutin ajan taas hengitykseesi ja kehoosi. Lopeta harjoitus, mutta muista puhua ihannetulevaisuudestasi usein ja kaikissa mahdollisissa tilanteissa.

Menestystä päivääsi!

Valmentajasi

¤TrainEtta

www.energiaetta.com

harriet.realetta@gmail.com

Ryhmädynämiikasta

25.6.2015

Törmäsin pariin mielenkiintoiseen artikkeliin ryhmäytymiseen liittyvää tietoa etsiessäni. Ensimmäinen artikkeli kertoo ryhmädynamiikasta ja jaottelee ryhmäytymisen hieman eri tavalla kuin FIRO. Löydät artikkelin ositteesta: http://liiketalous.fi/tag/ryhmaytyminen/ . Ryhmän kehitysvaiheista ja ohjaajan roolista voit lukea tarkemmin myös opettajien näkökulmaa ajatellen osoitteesta: http://publications.theseus.fi/bitstream/handle/10024/20296/jamk_1196685534_2.pdf . FIROsta poiketen näissä lähteissä on käytetty viisivaiheista ryhmän kehityskuvausta eli muodostusvaihe, kuohuntavaihe, yhdenmukaisuusvaihe, hyvin toimiva ryhmä ja lopetusvaihe.

Toinen artikkeli muistuttaa meitä siitä, että olemme erilaisia ja meitä tulisi kohdella sen mukaan: ei epätasa-arvoisesti, vaan tarvitsemallamme tavalla. Artikkelin löydä osoitteesta: http://www.tiede.fi/artikkeli/jutut/artikkelit/lue_tyokavereita_oikein .

Avoimen yliopiston (Tampereen) tietopaketti ryhmän toiminnasta löytyy osoitteesta: http://www.uta.fi/avoinyliopisto/arkisto/sosiaalipsykologia/ryhmat.html .

Päivän mindfulness harjoituksena voit tehdä minuutin harjoituksen YouTubesta, joka alustuksineen ja ohjeineen kestää n. 5 min: https://www.youtube.com/watch?v=F6eFFCi12v8&feature=youtu.be

Menestystä päivääsi!

Valmentajasi

¤TrainEtta

www.energiaetta.com

harriet.realetta@gmail.com

Yhteenkuuluvuus

24.6.2015

Yhteenkuuluvuusvaiheessa ryhmän jäsenet kokevat voimakasta tyytyväisyyden tunnetta, joka johtuu ratkaistuista konflikteista. Tämän vaiheen alussa hyvä henki pyritään säilyttämään ja esimiehen kannattaa säilyttää positiivinen kehityksen kulku kaikin keinoin. Ryhmän jäsenet ovat erittäin halukkaita toimimaan yhteistyössä ja ymmärtämään muita ryhmän jäseniä. Tiimillä on myös voimakas ryhmätunne ja he keskittyvät hyvään ilmapiiriin.

Halu ymmärtää muita ja tehdä yhteistyötä aiheuttaa sen, että erimielisyydet käsitellään ryhmässä nopeasti niiden ilmennyttyä ja esitettyihin ehdotuksiin suhtaudutaan avoimesti kysymällä tarkennuksia arvioiden ja reagoiden niihin. Tiimiltä tulee toteuttamiskelpoisia ehdotuksia ja ratkaisuille ollaan valmiita esittämään korkeita vaatimuksia yhteisymmärryksessä.

Voimakas ryhmätunne ilmenee tiimin jäsenten tyytyväisyytenä ryhmän toimintaan ja omiin rooleihin. Ryhmä ilmaisee selkeästi haluavansa ylläpitää ja lisätä sopusuhtaista yhteistoimintaa ja he odottavat toisiltaa yksimielisyyttä. Muita työryhmiä saatetaan pitää huonompina ja ryhmä kokee olevansa vahvoilla. Kaikilta ryhmän jäseniltä odotetaan lojaalisuutta, ryhmäajattelu on tyypillistä ja tiimin identiteettiä pyritään puolustamaan. 

Yhteenkuuluvuusvaiheen jälkimmäisessä osassa kommunikointi on positiivista, ongelmat ratkaistaan mahdollisuuksien mukaan tehokkaasti, jäsenet luottavat toisiinsa ja arvostavat toisiaan. Tehokas ongelmanratkaisu näkyy tiimin jäsenten tehokkaana valmistautumisena suoritettaviin tehtäviin. Ryhmän jäsenet tuntevat toisensa jo todella hyvin ja he pitävät konflikteja yhteisinä ongelmina sekä kehittymismahdollisuuksina kaikille jäsenille. Tiimin jäsenten välisiä erimielisyyksiä ratkaistaan ilman työtehtävien laiminlyöntiä. Ryhmä tekee päätöksiä myös erimielisyyksiäkin sisältävien keskustelujen avulla. Kommunikaatio on positiivista, rehellistä, spontaania ja avointa. Luottamus ja toisten arvostus näkyy vähäisenä henkilökohtaisen hyväksynnän tarpeena, koska kaikki kokevat jo saavansa muiden tiimin jäsenten arvostusta. Luottamus on vahva ja tiimin jäsenet tukevat toisiaan odotetusti. Yhteenkuuluvuuden tunne on ehdotonta ja tiimin jäsenten välit ovat lämpimät. Ryhmäjako ei aiheuta jäsenten välillä kateutta ja jokainen saa päättää miten paljon ja missä haluaa osallistua ryhmän toimintoihin.

Esimiehen näkökulmasta on tärkeää osoittaa auktoriteettinsa ja delegoida tehtäviä esimerkiksi kohtelemalla kaikkia yksilöitä vastuullisina ryhmän jäseninä. Esimies voi myös kehittää molemminpuolista luottamusta, olla valmis delegoimaan pätevimmälle henkilölle, sallia keskustelut ryhmän tavoitteista ja kehityksestä varmistaen kuitenkin yksimielisyyden keskustelun loppuvaiheessa. Esimies voi tukea ja varmistaa ryhmää keskittymään työtehtävien lisäksi riittävästi myös ryhmän itsensä kehittämiseen ja siihen sitoutumiseen. Esimies voi myös huolehtia, että jokaisen ryhmän jäsenen tehtävät ovat kehittäviä ja mielenkiintoisia sekä auttaa tiimiä tekemään objektiivisia päätöksiä. Esimies on osa työryhmää, eikä hänen kannata jäädä ryhmän ulkopuolelle asemansa vuoksi. Tällä esimies estää sinä ja me –ilmapiirin syntymisen. Esimiehen kannattaa näin ollen osallistua sekä yksittäisen tiimin jäsenen, että koko tiimin tehtäviin ja toimintaan. Vakavatkin konfliktit kannattaa käsitellä heti niiden ilmetessä ja näin saat johdonmukaisen toiminnan avulla arvostusta tiimiläisiltäsi.

Tiimin jäsenistä niin kuin ihmisistä yleensäkin saa parhaan esille juuri luottamalla heihin. Tietoinen kuuntelu ja tietoinen keskustelu ovat tärkeitä esimiehen työkaluja tässäkin vaiheessa. Harjoittelemme seuraavaksi tietoista kuuntelemista kuten aiemminkin, mutta nyt keskitymme sisällön sijasta kuuntelemaan tunteita. Tätä kutsutaan empaattiseksi kuunteluksi.

Ensin voit kuunnella, mitä parisi sanoo miettien keskittyneesti samalla, mikä tunne hänen puheessaan on. Kun sitten alat tarkistaa vuorollasi ymmärsitkö puheen oikein, sanotkin: ”Kuulen, että tunteesi on …”. Näitä harjoituksia voit tehdä esimieskollegojesi kanssa tai teettää harjoituksen tiimisi jäsenillä. Keskeyttämättömän puheen aiheita voivat olla esimerkiksi vaikea työtilanne tai ristiriita eri henkilöiden välillä työpaikalla. Keskustelun aiheena voi olla myös tilanne, jossa tunsit toisen ihmisen tuskan tai ilon onnistumisesta.

Keskustelun jälkeen voitte yhdessä miettiä miten keskustelu sujui.

Menestystä päivääsi!

Valmentajasi

¤TrainEtta

www.energiaetta.com

harriet.realetta@gmail.com

Roolien haku

23.6.2015

Roolienhakuvaihe on usein koettu vaikeimmaksi ja eniten aikaa vaativaksi ryhmän muodostumisvaiheeksi FIROn näkökulmasta katsottaessa. Pelkästään siirtyminen ryhmään kuulumisen vaiheesta tähän vaiheeseen on voimavaroja vaativa prosessi. Jäsenet joutuvat ottamaan riskejä ja luopumaan mahdollisesti ottamastaan etäisyydestä. Tyypillistä tälle vaiheelle on johtajuuden testaaminen, yhteenkuuluvuuden tunteen rakoilu, aikaisempaan verrattuna erilainen tapa käsitellä konflikteja ja ryhmän jäsenten itseluottamuksen kasvu.

Yhteenkuuluvuuden tunteen rakoillessa ryhmään syntyy erilaisia aliryhmiä, joka vähentää yhteenkuuluvuutta edelleen. Valtataisteluja käydään ja muita yritetään vakuuttaa omalle kannalle. Toisten ryhmän jäsenten piilomotiiveja paljastetaan niin paljon kuin mahdollista. Ryhmässä esiintyy kilpailua yksittäisten jäsenten ja aliryhmien välillä. Palaute annetaan kärkevästi eikä ryhmässä enää viihdytä vaikka siihen haluttaisiinkin kuulua. Tämä kaikki aiheuttaa puolestaan avoimuuden vähentymistä.

Ryhmän esimiehen johtajuutta testataan ja yrityksen johtoa vastaan kapinoidaan. Esimies voidaan ohittaa tai kiertää pyytämällä apua muilta yrityksen työntekijöiltä, esimiehen kollegoilta tai johtajilta. Vaikka ryhmä tarvitsisikin tässä vaiheessa jäsentymistä ja johtajaa, kenenkään ei anneta hoitaa näitä asioita.

Erimielisyydet lisääntyvät ja muuttuvat vakavimmiksi. Niitä yritetään ratakaista kompromisseja tekemällä, sovittelemalla tai jopa ulkopuolisten avustuksella. Kun joku tai jotkut ryhmän jäsenistä toimivat kyseenalaisella tavalla, he yrittävät puolustella niitä hyväksyttävillä selityksillä. Ryhmän jäsenillä on stressiä konfliktien johdosta ja niitä pyritään pakenemaan keskittymällä muuhun toimintaan.  Omaan toimintaan sulkeudutaan ja toisten ryhmän jäsenten vaikutus siihen estetään.

Usein liiankin vahva itseluottamus johtaa siihen, että omaa riippumattomuutta ryhmän hyväksynnästä osoitetaan vahvasti samalla suuriakin riskejä ottaen. Itseluottamusta puhkuvat ryhmän jäsenet osoittavat näin valmiuksiaan ottaa vastaan kaikki seuraukset silläkin uhalla, että heidät suljetaan pois ryhmästä.

Lopuksi ryhmä alkaa siirtyä vähitellen yhteenkuuluvuuden vaiheeseen ja sen jäsenet alkavat olla paremmin selvillä erimielisyyksiä aiheuttavista asioista ja siitä, keiden välille konfliktit useimmiten syntyvät. Tässä vaiheessa ryhmä on oppinut selvittämään tilanteiden syntymisen syyt rehellisellä ja selkeällä kommunikoinnilla ja ratkaisuja haetaan jo innokkaasti omiakin mielipiteitä ja käsityksiä tarkistaen. Ryhmän sisäinen johtajuus ja vastuu jaetaan ottaen huomioon objektiivisesti jäsenten pätevyydet ja ominaisuudet. Tässä siirtymävaiheessa ryhmätunne vahvistuu ja jäsenet löytävät paikkansa.

Tietoisuustaitojaan harjoittanut esimies selviää tällaisista vaiheista paremmin kuin niitä harjoittamaton esimies. Roolienhakuvaiheessa esimiehen on tuettava ja osoitettava operatiivinen johtajuutensa esimerkiksi esiintymällä ryhmän resurssina, parantamalla työntekijöiden motiivia, ja parantamalla niin ryhmän jäsenten välisiä suhteita kuin omaakin suhdettaan ryhmän jäseniin. Tämä onnistuu mm. tietoisen kuuntelun avulla, jota olemmekin jo harjoitelleet erilaisin harjoituksin. Mahdollisia jännityksiä niin ryhmän jäsenten kuin esimiehen ja ryhmän välillä voidaan vähentää rohkaisemalla ryhmän jäseniä toimimaan niitä laukaisevasti. Organisaation tavoitteet tulee ilmaista selvästi ja ryhmän jäsenet sitouttaa niihin alusta saakka hyvässä hengessä. Kehittämällä ryhmän jäsenten valmiuksia valmentamisen avulla ja kannustamalla heitä omatoimisuuteen voit tukea tiimiäsi tässä vaiheessa. Näin voit osoittaa myös halusi ryhmän kehittämiseen aina tarvittaessa. Esimies voi myös rohkaista tiimin jäseniä luonnolliseen vastuunjakoon, välttää tässä vaiheessa kilpailuhenkistä toimintaa ja rohkaista yhteistyötä edellyttävää toimintaa.

Tietoisen kuuntelun seuraava vaihe on tietoinen keskustelu. Tietoisen keskustelun vaiheita ovat kuunteleminen, tarkistaminen (ymmärsinkö oikein, että…) ja tutkaileminen, eli miltä sinusta tuntuu juuri sanotun asian kuuleminen. Tässä vaiheessa voi myös käyttää apuna ennakolta tehtyjä kielteisten tunteiden käsittelyä kehittäviä tietoisuusharjoituksia. Harjoituksen voi tehdä esimerkiksi näin:

•      Hengitä mutaman kerran syvään keskittyen ilman virtaukseen kehossasi.
•         Palauta mieleesi jokin ikävä kielteisiä tunteita herättänyt tapahtuma menneisyydestäsi. Pysäytä mielessäsi tunteen aiheuttama reaktio hengittämällä syvään ja rauhallisesti. Pysyttele tässä pysäytetyn tunnereaktion rauhallisessa hetkessä hengitellen puolisen minuuttia.
•     Koe sitten tuo negatiivinen tunne kehossasi. Tarkkaile kehoasi, kun päästät tunteen taas mieleesi. Tuntuko se hartioissa, niskassa, vatsassa, rintakehässä tai selässä? Koe tuntemukset hyväksyen ja arvostelematta. Yritä kokea tunne vain fyysisenä tapahtumana kehollasi. Älä siis ajattele olevasi esimerkiksi vihainen vaan koe viha kehossasi minuutin ajan.
•       Pohdi, mistä tunne tulee ja onko sen takana joku historia. Asetu tunteen mahdollisesti aiheuttaneen toisen henkilön asemaan ja mieti miten hän pyrkii sinua suututtavalla toiminnallaan tekemään itsensä onnelliseksi. Tiedämmehän, että jokainen haluaa olla onnellinen ja toimii sen mukaan. Tuo tämä näkökulma tilanteeseesi arvostelematta ja arvioimatta sen oikeellisuutta.
•    Nyt voit miettiä erilaisia tapoja reagoida tällaiseen tilanteeseen myönteisiä seurauksia tavoitellen. Vaikka et oikeasti reagoisikaan ajattelemallasi myönteisellä tavalla todellisuudessa, voit kuvitella miltä tuntuu vastata tilanteeseen mahdollisimman myönteisesti ja ystävällisesti. Miltä reaktiosi näyttäisi? Käytä tähän noin minuutti.
•      Lopuksi palataan tähän hetkeen parin minuutin ajaksi maadoittumaan. Palataan hengityksen seuraamiseen ja sen tuntemiseen kehossamme…
•      Aseta kaikki loput jäljellä olevasta kielteisestä tunteesta käteesi ja purista se nyrkkiin sulkien tunteesi sisään. Avaa sormesi hitaasti ja päästä irti tunteen energiasta kokonaan.
•      Tuo taas huomio hengitykseesi ja kehoosi vakaimpaan kohtaan ja anna mielesi asettua siihen minuutin ajan.

Tämän harjoituksen voit tehdä myös tiimisi kanssa ennaltaehkäisevänä toimena tai kriisin jo puhjettuakin. Joka tapauksessa tästä on apua sinulle itsellesi huomattavasti ryhmäsi kuohuntaa käsitellessäsi.

Menestystä päivääsi!

Valmentajasi

¤TrainEtta

www.energiaetta.com

harriet.realetta@gmail.com

Ryhmään kuuluminen

18.6.2015

Ryhmään kuulumisen vaiheessa kartoitetaan tyypillisesti ryhmän halukkuus mukautua ja sen yksilöiden halukkuus hyväksyä. Lisäksi ryhmään kuulumisen vaiheessa yritetään tutustua toisiin ryhmän jäseniin. Siirtyminen roolienhakuvaiheeseen voi olla vaativakin prosessi.

Ryhmän kartoituksessa esimiehen rooli on merkittävä. Alussa ryhmällä on heikko tarve löytää ryhmäidentiteettiä. Jäsenet ovat epävarmoja kuulumisestaan ryhmään ja he kyseenalaistavat niin omat kuin muidenkin arvot. Ryhmä tarvitsee jäsentymistä ja etsii sitä.

Ryhmän mukautumisvaiheessa yksilöillä on suuri tarve ymmärtää ryhmän tavoitteita  ja sääntöjä sekä saavuttaa ryhmän hyväksyntä. Jäsenet yrittävät tulkita ja kartoittaa ryhmässä hyväksyttävää toimintaa esimerkiksi lukemalla ja tulkitsemalla ei-kielellisiä ja symbolisia signaaleja (mentalisaatiokyvyn vahva käyttö). Jäsenet ovat haluttomia paljastamaan tai puhumaan piilomotiiveistaan. Mukautumishalukkuuden tuloksena syntyy erilaisia ehdotuksia ryhmän pelisäännöistä ja toimintatavoista. Vähemmän tärkeistä asioista saatetaan käydä pitkiäkin keskusteluja ja niin omalle kuin muidenkin toiminnalle luodaan tunneperusta.

Halu hyväksyä muut johtaa pyrkimykseen oppia tuntemaan muut ryhmän jäsenet ja heille ollaan ystävällisiä. Ristiriitoja ei juurikaan käsitellä. Ryhmän jäsenet pyrkivät myös ennakoimaan toistensa toimintaa.

Tutustumisyritykset ryhmään kuulumisen vaiheessa auttavat jäseniä totuttautumaan ryhmään. Kukin pyrkii selvittämään oman ja toistensa aseman ja muodostuneet säännöt. Ryhmän jäsenet miettivät miksi ovat ryhmässä ja voivatko toimia siinä omana itsenään sekä mitä kultakin vaaditaan ja millaisia sääntöjä noudatetaan.

Roolienhakuvaiheeseen siirryttäessä keskustellaan ryhmän tavoitteista ja sen jäsenten piilomotiivit ja arvot alkavat nousta esille. Rohkeammin esitetyt kannanotot ja siten suurempien riskien ottaminen toimivat oman riippumattomuuden ilmaisuina. Ryhmän ja muiden hyväksyntä ei olekaan enää niin tärkeää kuin alussa ja toisaalta ryhmään sitoutuminen tulee avoimemmin esille. Yhteenkuuluvuuden tunne syntyy.

Esimies voi ryhmään kuulumisen vaiheessa osoittaa auktoriteettinsa luomalla ryhmän perusrakenteen, antamalla ohjeita, selvittämällä menettelytapoja ja valvomalla toimintaa. Esimiehen tärkeä rooli on myös auttaa ryhmän jäseniä ymmärtämään ryhmän tavoitteet ja sen rakenne. Esimies voi myös luoda mahdollisuuksia tutustua toisiin ja hänen kannattaa varatakin aikaa jäsenten välisten suhteiden selvittämiseen. Esimies voi myös varmistaa, että kaikki ymmärtävät, mitä heiltä odotetaan.

Tässäkin vaiheessa kuunteleminen ja tietoinen ryhmän tarkkaileminen auttaa niin ryhmän esimiestä kuin sen jäseniäkin. Voit käyttää seuraavaa harjoitusta ennen ryhmän tapaamista apunasi: Istumameditaatio, tietoisuus äänistä ja ajatuksista, joka löytyy sivulta 13 osoitteesta: http://www.sosiaalisairaala.fi/koulutusmateriaalia/Mindfulness_harjoituksia_2006.pdf .

Hyvää juhannusta!

Menestystä päivääsi!

Valmentajasi

¤TrainEtta

www.energiaetta.com

harriet.realetta@gmail.com

FIRO

12.6.2015

FIRO eli Fundamental Interpersonal Realations Orientation on psykologi Will Schultzin  1960-luvulla kehittämä teoria ihmissuhteista työryhmän sisällä sen muodostamisen ja kehittymisen yhteydessä. Schultz on tutkinut ryhmien tehokkuutta amerikkalaisilla sotilasaluksilla ja perustanut teoriansa niihin. Hänen mukaansa yksimielinen ja tehokas työryhmä muodostuu kolmen eri kehitysvaiheen aikana. Ensimmäinen vaihe on ryhmään kuulumisen vaihe, toinen roolienhakuvaihe ja kolmas yhteenkuuluvuuden vaihe.  Lisätietoja FIROsta englanniksi esimerkiksi sivulta: http://thehumanelement.com/index.php/firo-theory .

Työryhmän toimimisen kannalta on tärkeää, että sen jäsenet sitoutuvat ryhmän toimintaan ja antavat parhaan mahdollisen työpanoksensa toiminnan eri vaiheissa. Niin kuin ihmisellä yksilönä myös ryhmällä on kehitysvaiheet, jotka määräävät panostuksen ilmenemisen ja vaikuttavat ryhmän jäsenten toimintaan.

Positiivinen onnistumisen kierre voidaan nähdä myös ryhmän kehittymisessä ja sen kolmen vaiheen läpikäymisen nopeutumisessa. Tehokas ryhmä on yhtenäinen ja syntyy edellä mainittujen kehitysvaiheiden läpikäymisen myötä. Kun ryhmä joutuu ratkaisemaan tehtävän tavanomaisen toiminta-alueensa ulkopuolelta, se siirtyy joskus kolmannesta vaiheesta aiempaan roolienhakuvaiheeseen. Kypsä ryhmä siirtyy nopeammin takaisin kolmanteen vaiheeseen kuin epäkypsä ryhmä.

Esimies tarvitsee tietoa työryhmän kehitysvaiheista ja ymmärrystä ryhmän jäsenten toiminnasta työn eri vaiheissa ollakseen tehokas ja vakuuttava johtajan roolissaan. FIRO auttaa esimiestä ymmärtämään perusilmiöitä ryhmädynamiikassa ja työryhmänsä kehityksen eri vaiheita. Myös itsemme johtamisessa voimme hyödyntää ryhmädynamiikan ja ryhmän kehitysvaiheiden ymmärrystä onnistuaksemme paremmin työssämme.

Ryhmädynamiikkaa ja omaa tai myyntitiimin jäsenten käyttäytymistä on helpompi tulkita tietoisena ja siitä syystä suosittelenkin seuraavaa mindfulness –harjoitusta Oivasta: http://oivamieli.fi/yhteydessa_aaniin.php . Ryhmän ja sen yksilöiden kuunteleminen sekä itsen kuunteleminen syventää havainnointikykyämme eri tilanteissa.

Menestystä päivääsi!

Valmentajasi

¤TrainEtta

www.energiaetta.com

harriet.realetta@gmail.com

REACT-malli

11.6.2015

Tavoitellut tulokset syntyvät panostamalla. Priorisoimalla ajankäyttömme ja tehtävät niiden tärkeyden mukaan pystymme jakamaan panostuksemme tarvittaviin toimiin. Kun teemme toimemme riittävän laadukkaasti, saavutamme haluamamme tulokset. Luonnollisesti myyjien osaamisen taso ja perusta on oltava koulutusten ja kokemuksen myötä oikeanlainen suhteessa tarvittavaan panostukseen.

RESULT (tulos)

            = EFFORT+ATTITUDE+COMPETENCE+TIME

Saavutamme haluamme tulokset panostamalla oikealla asenteella ja osaamisella käyttäen aikamme oikein. Aikaan sidotut tulokset voivat olla suunnittelukauden tavoitteet tai myyntikampanja, joidenka avainluvut löytyvät yleensä budjetista. Tällaisia tavoitteita voivat olla myynti euroina, myytyjen tuotteiden määrä, päätettyjen kauppojen määrä, uusien asiakkaiden määrä ja esim. myynnin lisäys eli kasvuprosentti.

EFFORT (panostus)

Tulokseen päästään tekemällä päämäärään vieviä toimenpiteitä ja keskittymällä näihin tuloksen kannalta oikeisiin asioihin eli priorisoimalla. Määrälliset, laadulliset, osaamiseen liittyvät ja tärkeysjärjestykseen asetetut toimien tavoitteet määräytyvät sen mukaan missä osassa ja organisaatiota ja missä toimenkuvassa myyjä työskentelee.

Määrällisiä tavoitteita voidaan seurata esimerkiksi tapaamisten sopimisessa, valmistelemisessa, toteuttamisessa ja tarjousten lähettämisessä. Laadullisia  toimenpiteitä eli tehokkuutta voidaan mitata esimerkiksi sovittujen tapaamisten osumatarkkuuden osalta eli moniko uusista tavatuista/ kontaktoiduista potentiaalisista asiakkaista ostaa tai sovittujen tapaamisten osumatarkkuuden osalta eli monenko potentiaalisen asiakkaan kanssa päästään jatkokeskusteluun vaikka tapaamisen myötä. Lisäksi voidaan mitata aiemmin hankittujen asiakkaiden osalta päätöksen saamiseen tarvittavien kontaktien määrää tai tehokkuutta tuotteiden ja palveluiden myynnissä. Laadullinen kehittyminen ei kuitenkaan automaattisesti yksinään merkitse parempia tuloksia, vaan sen lisäksi on käytettävä riittävästi aikaa, jotta määrät saadaan kuntoon.

Priorisointi määrien osalta antaa meille käsityksen siitä, mitä pitää tehdä ensin mahdollisimman hyvän tuloksen saavuttamiseksi. Määrinä tai suhteellisina osuuksina määritetyistä tavoitteista voi mainita esimerkkinä tapaamispyyntöjen esittämiseen käytetyn ajan päivässä, valmisteluihin käytetyn ajan päivässä, käyntien/ kontaktien määrän olemassa olevien asiakkaiden luona tai uusien asiakkaiden käsittelyyn käytetyn ajan. Myöskään tässä toimenpiteet eivät välttämättä vie suoraan tuloksiin, vaan tarvitaan aikaa. Esimerkiksi tapaamisen sopiminen tuo tuloksia (myynitä) vasta tapaamisen toteuduttua ja kaupan synnyttyä. Tulosten syntymiseen kuluvan ajan arvioiminen on tärkeää.

Panostukseen liittyviä toimenpiteitä ja niiden tavoitteita määrittäessä on tärkeää pitää mielessä toimenpiteen ja tavoitellun (myynti)tuloksen välinen seuraussuhde. Epäoleellisiin tietoihin ja lukuihin keskittyminen voi viedä huomion tuloksiin vieviltä toimilta ja tulosten kannalta  mielenkiintoisilta asioilta.

ATTITUDE (asenne)

Myyjällä täytyy olla sisäsyntyinen halu onnistua myynnissä ja lisäksi halu kilpailla auttaa usein onnistumisessa. Oikea asenne kumpuaa halusta onnistua myyntityössä ja halusta menestyä. Toimintaan liittyvä asenteen tekijä on motivaatio. Lisäksi asenteeseemme vaikuttavat tiedolliset ominaisuudet kuten mielipiteet, arviot ja tieto sinänsä. Tunnepitoiset asenteen tekijät vaikuttavat siihen, pidämmekö vai emmekö pidä jostain asiasta.

Motivaatio on sisäsyntyistä, mutta esimies voi auttaa myyjiä omien motivaatiolähteiden löytämisessä ja niiden muistamisessa. Itsensä johtamisessa motivaatiolähteitä voi löytää samojen menetelmien avulla esimerkiksi kirjoittamalla ylös syitä, miksi tekee myyntityötä ja mikä siinä on palkitsevinta. Listaa voi lukea aina tarpeen tullen itsekseen tai yhdessä esimiehen kanssa ja sillä tavoin pitää positiivista asennetta yllä. Mindfulness-harjoitukset auttavat omien arvojen ja asenteen selvittämisessä. Arvot (kuten ympäristö, kulttuuri, uskonto ja kokemuksetkin) vaikuttavat asenteisiimme. Arvojesi tiedostamiseksi voit käydä tekemässä harjoituksen Oivasta: http://oivamieli.fi/arvoalueet.php

Hyvä myyjä arvostaa työtään ja haluaa onnistua siinä. Myös asenteemme myytäviin tuotteisiin ja palveluihin vaikuttaa onnistumiseemme. Jopa asenne yritystämme tai yrityskulttuuria kohtaan vaikuttaa onnistumiseemme. Itse olen menettänyt uskoni pari kertaa työnantajayrityksiini tai niiden tuotteisiin ja päätynyt vaihtamaan työpaikkaa. Työnantajalla on mahdollisuus vaikuttaa myyjien asenteisiin omalla toiminnallaan ja kulttuurillaan.

Negatiivisen asenteen omaavat sanovat usein olevansa vain realisteja ja realistisuutta todella tarvitsemmekin. Positiivisella asenteella tekeminen on kuitenkin todistetusti mielekkäämpää ja tuloksellisempaa. Ääripäitä on syytä välttää tässäkin asiassa. Realistisuus positiivisuudella tuettuna tuo parhaat tulokset.

Asenteista olen kirjoittanut lisää toisessa blogissani http://trainettaone.blogspot.fi esim. 26.1.2015 Asenteet ja arvot sekä 27.1.2015 Asenteen korjaaminen läsnäolon voiman avulla.

COMPETENCE (osaaminen/ pätevyys)

Osaaminen, valmiudet ja henkilökohtaiset ominaisuudet vaikuttavat pätevyyteemme ja toimintamme ammattimaisuuteen. Osaamistamme ja valmiuksiamme ovat tuotetuntemus, myyntipuheen osien hallinta ja taito tuoda esille lisäarvo (ROI), alan tuntemus, suunnittelutaidot ja yhteistyötaidot. Aiemminkin mainitut asenteet ja motivaatio ovat esimerkkejä henkilökohtaisia ominaisuuksiamme, jotka vaikuttavat kykyymme saavuttaa tuloksia ja työrooliimme yleensäkin. Pätevyytemme on perusta, jolta toimintamme lähtee tuloksia kohti. Pätevyytemme kehittyy, kun asetamme itsellemme ja myyjillemme tavoitteita niillä alueilla, joilla kehittymisemme ja muutos parempaan on mahdollista. Tässäkin on otettava huomioon aika, jossa kehittymisen on mahdollista toteutua. Pätevyyden kehittymistä ja tavoitteiden toteutumista voidaan seurata esimerkiksi pistejärjestelmällä, jolla kuvataan kehittymistarvetta esimerkiksi kouluarvosanoin missä olen nyt - mihin haluan päästä.

TIME (aika)

Tavoitteemme tulee olla aikaan sidottuja. Laadullisen kehittymisen lisäksi tarvitsemme aikaa saada määrät kuntoon. Priorisointi liittyy myös rajalliseen aikaamme. Priorisoitujen toimiemme esimerkiksi käynnin varaamisen jälkeen kuluu aikaa kaupan syntymiseen ja siihen kuluvan ajan arvioiminen on tärkeää. Kehittymisemme vaatii aikaa.

Ajankäyttömme on siis ratkaisevan tärkeää onnistumisemme kannalta ja siitäkin olen kirjoittanut enemmän toisessa blogissani: http://trainettaone.blogspot.fi esimerkiksi 29.1.-5.2.2015. Lisäksi löydät ajanhallintamatriisin mm. seuraavasta esityksestä: http://www.haus.fi/midcom-serveattachmentguid-1e0380d701997ee380d11e096fe754b8b545ecc5ecc/tihinen_riitta_ajankayton_hallinta_just.pdf

REACT - mallin aika ja asenne voidaan käsitellä myyntityössäkin erillisinä kokonaisuuksina ja voimme käsitellä REC- mallia (tulos-panostus-pätevyys) yhtenä napakampana kokonaisuutena. Tämän mallin (REACT/REC) avulla myyjä ymmärtää tarvittavat ja hänen toteutettavissaan olevat muutoksen tarpeet tavoiteltujen tulosten saavuttamiseksi sopivina paloina. Myyntitiimi voi mallin avulla suunnitella toimintaansa ja sen yksittäisiä toimia tai panostuksia varmistaen samalla resurssien, kuten ajan, osaamisen ja taloudellisten edellytysten saatavuuden. Kaikkein tärkeintä on pitää mielessä syyn ja seurauksen suhde toivottuihin tuloksiin nähden. Yksittäiset myyjät ja myyntitiimit voivat hahmottaa mallin avulla toivottujen tulosten kannalta tärkeimmät panostukset, osaamisen kehittämisen tarpeen ja resurssit. Malli toimii tavoitteiden asettamisen ja suunnittelun apuvälineenä  kaikilla osa-alueilla.

Menestystä päivääsi!

Valmentajasi

¤TrainEtta

www.energiaetta.com

harriet.realetta@gmail.com

Tavoitteiden selkeä ja täsmällinen määritteleminen

10.6.2015

Selkeä ja täsmällinen tavoitteiden määrittely auttaa myyjää tekemään oikeita asioita sovittua tulosta tavoitellessaan. Niin myyjä kuin esimieskin hyötyvät selkeistä tavoitteista myös niiden seurannassa. Tavoitteiden määrittämisessä SMART –mallin lisäksi on lähivuosina käytetty myös DUMB –mallia. Molemmat mallit on esitelty lyhyesti alla.

S = specific Itselle merkityksellinen ja riittävän yksinkertainen,

Selkeä ja mitattavissa oleva (määrä, arvo, prosentti, hinta, täyttyneet kriteerit)

M = measureable 
Mitattavissa jollakin mittarilla,

Motivoiva (eteenpäinvievä ja siouttava)

A = attainable 
Saavutettavissa oleva, riittävän kunnianhimoinen

Aktivoiva (edellyttää panostamista)

R = relevant
 Oleellinen, järkevästi saavutettavissa,

Realistinen (mahdollista saavuttaa ponnistelemalla)

T = time-bound
 Aikaan sidottu, aikataulutettu,

T = Aikasidonnainen (tarkistuskohdat ja määräajat on asetettu)

(G.T. Doran 1981)

Vuonna 2013 julkisuuteen tuotu DUMB voidaan tulkita parillakin tavalla, tässä niistä toinen:

D = Doable Mahdollinen tai tehtävissä oleva

U = Uncompromising Taipumaton tai tinkimätön

M= Manageable Hallittava tai helposti käsiteltävä

B = Beneficial Hyödyllinen tai hyvää tekevä

Lisätietoja DUMBista englanninkielellä:

http://www.evancarmichael.com/Leadership/5148/DUMB-Goals.html

http://www.evancarmichael.com/Marketing/1160/SMART-Goals-are-out-DUMB-Goals-are-in.html

http://www.evancarmichael.com/Leadership/5148/Dumb-is-Smart-and-Smart-is-Dumb.html

Sen sijaan, että ajattelisimme SMARTin olevan vanhanaikainen ja DUMBin olevan uusi ja parempi tavoitteiden asettamisen menetelmä, voimme ajatellakin niiden olevan toisiaan tukevia menetelmiä.

Aiemmin esittämäni onnistumisen kierre jatkuu myös selkeän ja täsmällisen tavoitteiden määrittelyn avulla. Alla esitetyssä kuvassa on esitetty merkityksellisten, konkreettisten ja saavutettavissa olevien tavoitteiden vaikutus onnistumisen kierteeseen.

Kun tavoitteet ovat korkealla, mutta saavutettavissa, niin se motivoi myyjää yrittämään parhaansa ja luo positiivisen onnistumisen kierteen. Myös mindfulness auttaa positiivisen kierteen aikaansaamisessa. Voit tehdä tänään harjoituksen Oivasta: http://oivamieli.fi/tietoinen_istuminen.php

Menestystä päivääsi!

Valmentajasi

¤TrainEtta

www.energiaetta.com

harriet.realetta@gmail.com

Tavoitejohtaminen

9.6.2015

Tavoitejohtaminen on tavoitteiden asettamista tuloksen, sen edellyttämän panostuksen ja panostuksen tuoman osaamisen kehittymisen kehän pyörittämisen kautta. Tästä saadaan myös positiivinen tuloksiin keskittyvä kehittymisen kierre, joka nousee spiraalimaisesti ylöspäin myyjän taitojen kehittyessä .

Kuva 1.

Hyvä tavoitteiden asettaminen sisältää tavoitteiden määrittämisen lisäksi niiden saavuttamisen seurannan. Se edellyttää myös myyjien ja esimiesten yhteistyötä tavoitteita asetettaessa. Yhdessä sovitut tavoitteet lisäävät tehokkuutta ja alaisten sitoutumista.

Erään hieman täydentämäni kaavan mukaan

RESULTS = EFFORT + ATTITUDE + COMPETENCE (REAC) + TIME (REACT)

Eli vapaasti käännettynä tulokset syntyvät panostuksella, oikealla asenteella ja osaamisen jatkuvalla kehittämisellä. Oman lisäykseni mukaan tähän kaikkeen niin esimiehen kuin myyjänkin täytyy käyttää myös aikansa oikein.

Kun tavoite määritellään yksilöllisesti myyjän todellisista taidoista ja nykytilanteesta käsin ja tavoitteita nostetaan nousujohteisesti vähitellen myyjän taitojen kehittyessä kullekin tasolle sopivia haasteita luoden, pystytään täyttämään organisaation ja myyjän tavoitteet positiivisessa kehittymisen hengessä onnistumisen kierteessä. Näin taataan organisaation ja myyjän jatkuva menestys perusteellisesti.

Kuva 2.

Panostusta, oikeaa asennetta ja pätevyyden kehittymistä tarvitaan tulosten saavuttamiseksi ja tavoitteet on määritettävä niiden mukaan myyjän taso huomioon ottaen. Tämä pätee myös itsensä johtamisessa. Mindfulnessin avulla tulemme tietoisemmiksi omasta nykyisestä tasostamme ja hyväksymme sen. Tästä hyväksyvästä läsnäolosta todellisella tasollamme muutoksemme parempaa voi alkaa luonnollisesti ja niin usein käykin aivan kuin itsestään. Opittuamme hyväksymään itsemme ja tilanteemme sellaisena kuin ne ovat alamme toimia jollain uudella ja raikkaalla tai tuoreella tavalla, joka vie kehitystämme eteenpäin tuoden entistä parempia tuloksia.

Myyjien tavoitteiden tulee luonnollisesti olla kunkin yrityksen vision, tavoitteiden ja ydinarvojen mukaisia. Tavoitteita asetetaan, jotta myyjän ja organisaation tavoitteet vastaisivat mahdollisimman hyvin toisiaan ja yksilölliset resurssit saataisiin mahdollisimman tehokkaasti käytettyä myyjän ja organisaation hyödyksi. Tavoitteiden asetannalla luodaan myös konflikteista vapaa tai konfliktien riskiä pienentävä työympäristö. Näin pystytään parantamaan motivaatiota ja sitoutumista organisaation kaikilla tasoilla. Selkeiden tavoitteiden asettamisen avulla voidaan myös luoda suoritukselle ja kehittymiselle reilut mittausperusteet. Tuloksen ja panostuksen sekä panostuksen ja pätevyyden syy-seuraussuhdetta voidaan paremmin ymmärtää tavoitteiden asettamisen myötä ja organisaatio voi näin vaikuttaa myyjien positiivisen asenteen kehittymiseen.

Johtamistyylinä tavoitteiden asettaminen antaa organisaatiolle mahdollisuuden kehittää tietoisesti ja jäsennellysti myyjiään. Jäsennelty kehitys vahvistaa myyjien sitoutumista ja auttaa myyjää saavuttamaan nopeasti uuden kehitystason (ks. Kuva 2). Tällainen toimintatapa edellyttää luonnollisesti organisaatiolta ja esimiehiltä pitkäaikaista ja jatkuvaa tavoitteiden määrittämistä ja tavoitteiden määrittämisen seurantaa.

Esimerkkinä lyhytaikaisen ja keskenjääneen prosessin vaikutuksista toimii hyvin eräs yritys, joka yritti ottaa tämän kaltaisen johtamismenetelmän käyttöön (ilman mindfulness- tai mielikuvaharjoitteita) liian myöhään ja liian nopeasti pystymättä sitouttamaan organisaation jäseniä riittävän hyvin. Yritys ajautui työntekijöiden sitoutumattomuuden ja ymmärtämättömyyden sekä käytettävissä olevan ajan ja rahan puutteen vuoksi YT-neuvotteluihin ja lopulta organisaation osien myymiseen ja lopettamiseen. Monilla oli väärä ASENNE. Ollessani tuossa yrityksessä töissä näin tämän tyyppisen menetelmän valtavat mahdollisuudet ja olin pettynyt ajan ja rahan puutteen sekä ymmärtämättömyyden vuoksi menetetyistä mahdollisuuksista. Itse olin liekeissä ja olen sitä edelleen täydentäen tätä yleisemminkin käytössä olevaa menetelmien kokonaisuutta edelleen nyt ajankohtaisilla mindfulness- ja mielikuvaharjoitteilla urheiluvalmennuksen tyyliin.

Suosittelen tätä kokonaisvaltaista valmentavaa menetelmääni kaikille yrityksille, koska sen voi ottaa käyttöön eri tavoin eri tilanteissa olevien yritysten tarpeiden mukaan. Niillä, joilla aikaa ja rahaa on vähän, menetelmän käytön voi aloittaa organisaation huipulta vähitellen innostuksen ja tilanteen mukaan asiakasrajapintaan vieden. On myös mahdollista aloittaa tässä blogissa esitetty johtamismenetelmän käyttö yksittäisestä myyntitiimistä asiaa osaavan esimiehen tai konsultin opastuksella ikään kuin pilottihankkeena ja laajentaa sitä vähitellen muihin organisaation osiin. Onnistumisten lisäännyttyä koko organisaatio kypsyy vähitellen valmentavaan ja yksilöiden kehittymismahdollisuudet huomioonottavaan johtamiseen. Myyntitiimistäkin pilottihankkeena aloitettaessa tarvitaan johdon ehdoton tuki, vaikka he eivät itse menetelmää osaisikaan vielä käyttää.

Neutraalissa tai positiivisessa taloudellisessa tilanteessa menetelmäni voidaan ottaa kerralla räätälöitynä laajemminkin käyttöön koko organisaatiossa tulevaisuuden menestystä takaamaan. Johdon koulutus kannattaa kuitenkin pitää mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, jotta se vakuuttuu menetelmän toimivuudesta riittävän hyvin.

Tämän tietoisuutta kehittävän ja mielikuvaharjoitteita sisältävän menetelmäni avulla on mahdollisuus tukea myyjiä antamaan parhaansa organisaatiolle ja menestymään omassa elämässään laajemminkin. Itselleni kävi kerran niinkin, että valmentamani myyjä ymmärsi omien tavoitteidensa ja innostuksensa olevan muualla kuin myyntitehtävissä. Hän erosi tehtävästään ja meni opiskelemaan itselleen sopivampaan työhön. Se oli meidän kaikkien etu: myyjän, organisaation ja minun esimiehenä. Tällä myyjällä oli tiimin huonoimmat myynnit, mutta hän kuunteli tarkkaan mielikuvaharjoitteita ja hänessä heräsi uusi tietoisuus omista päämääristään. Näin hänen syttyvän liekkeihin ja se oli todella palkitsevaa. Hän on onnellisempi nykyisissä tehtävissään, organisaatiossamme vapautui paikka eräälle huippumyyjälle ja minun ei tarvinnut irtisanoa ketään. Eikö olisi mukavaa, jos sinäkin saisit tällaiset taidot tietoisuuttasi ja mielikuvaharjoittelua käyttäen itsesi johtamisen taitoja lisäämällä!

Vaikka oma uskoni työnantajayritykseen tai sen tuotteisiin on joskus loppunut, olen onnistunut tämän menetelmäni avulla kannustamaan itseäni ja tiimini myyjiä tekemään oman työnsä parhaalla mahdollisella tavalla ja lisäksi vaihtamaan ilman irtisanomisia oikeita henkilöitä tiimiini. Jos aikasi ei lopu kesken yritysjärjestelyiden keskellä, niin tämä toimii varmasti teilläkin. Suuremmissa ongelmissa ovat käsitykseni mukaan olleet ne, jotka eivät uskoneet tähän menetelmään tai eivät ymmärtäneet sitä oikein. Heidän oma kehityksensä tai tiiminsä kehitys ei ole mennyt eteenpäin yhtä nopeasti kuin henkilökohtaista omaan tasoon suhteutettua valmennusta ja tavoitteita saaneilla myyjillä ja esimiehillä.

Tilaa oma koulutuksesi nyt!

Saat 1,5 tunnin ILMAISEN Mielikuvaharjoittelu ja mindfulness myyntityössä -esittelytilaisuuden harjoituksineen yrityksellesi tai myyntiosastollesi tämän kesän aikana, kun varaat koulutuskokonaisuuden ensi syksylle 1.7.2015 mennessä.

P. 040- 541 0631/ Harriet Väänänen

Menestystä päivääsi!

Valmentajasi

¤TrainEtta

www.energiaetta.com

harriet.realetta@gmail.com

Tilanteen mukainen joustava johtaminen

8.6.2015

Esimiehen kykyä käyttää erilaisia johtamismenetelmiä yksilön ja tilanteen mukaan voidaan pitää yhtenä tärkeimmistä johtajan ominaisuuksista. Pystyäkseen käyttämään erilaisia menetelmiä, esimiehellä tulee olla käsitys erilasista persoonallisuuksista ja kehitystasoista eri tilanteissa. Kyky havainnoida ja analysoida muiden suorituksia, sitoutumista ja pätevyyttä auttaa selvittämään kunkin myyjän ohjauksen ja tuen tarpeet.  Tunnistettuaan ja analysoituaan myyjät oikein esimies voi valita sopivan johtajan roolin, joita ovat esimies, arvioija ja tuomari tai kumppani, opastaja, innostaja, tukija ja valmentaja. Näiden roolien joustava käyttö on tilanteen mukaista johtamista. Myös itsensä johtamisessa on tärkeää tunnistaa oma persoonallisuus, toisten persoonallisuustyypit ainakin yleisellä tasolla ja eri tilanteissa eri tyyppien käyttämät selviytymis- ja toimintatavat.

Tilanteen mukainen joustava johtaminen edellyttää esimieheltä kykyä tunnistaa alaisten tarpeet, jotka täyttämällä organisaatio voi saavuttaa tavoitteensa.  Kun esimies osaa analysoida tilanteet oikein ja käyttää niihin sopivia erilaisia johtamistapoja organisaation ja myyjän kannalta tärkeät tarpeet tyydyttäen, hän toimii tarkoituksenmukaisesti ja joustavasti. Esimiehen kyky joustavuuteen luo hyvän pohjan toimivalle kommunikaatiolle myyjän ja esimiehen välillä.  Esimies ja myyjä oppivat toimivan kaksisuuntaisen kommunikaation avulla pääsemään yhteisymmärrykseen siitä, mitä voivat toisiltaan odottaa. Tätä voidaan kutsua myös suorituskumppanuudeksi ja siinä valmentava johtaminen mindfulness-harjoitusten avulla toimii vahvana tukena.

Myyjillä on oman käsitykseni mukaan usein vahva mentalisaatiokyky (eli kyky eläytyä toisen ihmisen asemaan, mieltää ajatuksia ja ajatella mieltä) ja he osaavat toimia kuin kameleontit erilaisten ihmisten  kanssa tyyliään muuttaen. Samalla tavoin esimiehen tulee kyetä muuttumaan ja muuttamaan tyyliään valmennettavan myyjän tarpeiden mukaiseksi kaksisuuntaista kommunikaatiota vahvistaakseen. Erilaiset kuuntelutaitoa kehittävät mindfulness ja mielikuvaharjoitteet auttavat tässä. Voit käydä tekemässä lyhyen kuunteluharjoituksen Oivan sivulla: http://www.oivamieli.fi/tietoinen_kuunteleminen.php .

Myyjille voit lukea seuraavan harjoituksen heidän kuuntelukykyään vahvistamaan ja samalla vahvistamaan myös omaa tietoisen kuuntelun kykyäsi korvaamalla mielessäsi sanan asiakas valmennettavaksi myyjäksi. Näin opit suhtautumaan valmennettaviin myyjiisi yhtä arvostavalla tavalla kuin heidän tulisi suhtautua asiakkaisiin. Samalla annat heille erinomaisen esimerkin omalla toiminnallasi. Tässä harjoituksessa olen yhdistänyt ainutlaatuisella tavalla tarveanalyysin mielikuvaharjoitteen mindfulness –harjoituksen jatkoksi tai keskelle. Käytämme siis mielikuvien luomiseen sopivaan tilaan pääsemiseen mindfulness –harjoitusta hypnotisoinnin tai suggestioalttiin tilan luomisen perinteisen rentoutusmallin (esim. laskeminen 1-10) sijasta.

1.     Istu työtuolissasi tai auton penkissä niin ryhdikkäästi kuin pystyt. Voit nostaa halutessasi auton penkin selkänojaakin pystympään asentoon, jos se tuntuu hyvältä. Paras tilanne on istua nojaamatta selkänojaan, koska selkä kannattelee hienosti itse itseään. Paina jalkapohjat tasaisesti lattiaan ja sulje silmäsi tai suuntaa katseesi alas.

2.     Keskity havainnoimaan hengitystäsi. Miten se virtaa sisään ja ulos kehostasi? Missä se tuntuu? Mitkä kehonosat liikkuvat hengittäessäsi tai missä tunnet hengityksen voimakkaimmin? Tarkkaile niitä aistimuksia, joita sisään- ja uloshengitys saa aikaan.

3.     Ajatuksesi saattavat harhailla jossain vaiheessa. Kun huomaat sen, palauta tarkkaavaisuutesi takaisin hengitykseesi lempeästi, arvostelematta, hyväksyen. Olennaista on vain huomata ajatusten karkailu ja suunnata huomio takaisin hengitykseen ilman itseen kohdistuvaa arvostelua.

4.     Lopulta ajatuksesi joko rauhoittuvat ja tyyntyvät kuin järven pinta kesäiltana - tai sitten eivät. Joka tapauksessa harjoitus on aina tavallaan onnistunut, kun huomaat ajatuksesi karanneen ja palautat sen takaisin hengitykseen. Mahdollisesti kokemasi tyyneyden hetki saattaa olla hyvinkin lyhyt, mutta se on silti hyvä saavutus. Jos tunnet vihaa tai ärtymystä, voit huomata niidenkin menevän ohi. Salli kaiken vain tapahtua arvostelematta.

5.     Siirrät nyt huomiosi myyntiprosessiin ja sen tarveanalyysiin, kartoitukseen. Muistat, että avoimet kysymykset ovat tärkeitä ja esität pääasiassa juuri niitä asiakkaallesi. Sanat mitä, miten, miksi, milloin, ketkä, kuka, missä ja mikä aloittavat kysymyslauseesi saadaksesi asiakkaan kertomaan sinulle mahdollisimman paljon, etkä ohjaile asiakasta liikaa. Suljettuja kysymyksiä, joihin saat kyllä- tai ei- vastauksen, kysyt vain tarvehyväksynnän saadaksesi.

Muistat esittää selkeitä kysymyksiä yhden kerrallaan. Unohdat aiemmin avointen kysymysten jälkeen lipsahtaneet suljetut ja tarkentavat kysymykset kokonaan SPIN-suppilon alussa. (SPIN-suppiloa käyty läpi perusteellisemmin myyjille kirjoitetussa blogissani. Voit jättää tämän sanaparin tarvittaessa pois eli silloin kun myyjät eivät ole käsitettä sisäistäneet perusteellisesti.)

 Asiakkaasi ei joudu puolustuskannalle, kun teet vaikeusasteeltaan sopivia kysymyksiä. Samalla asiakkaasi kokee, että arvostat häntä vaikeusasteeltaan sopivien kysymysten kautta. Näin luot myös luottamuksellisen ilmapiirin ja säilytät hyvän keskusteluilmapiirin.

Olet ystävällinen, arvostava ja rakentava kysymystesi sisällön suhteet ja pysyt riittävän yleisellä tasolla säilyttääksesi asiakkaasi levollisuuden. Tiedät millaiset kysymykset pitävät asiakkaasi levollisena ja rauhallisena. Ironiaa käytät halutessasi muualla kuin myyntikeskusteluissa.

Kuuntelet asiakkaasi vastauksia aktiivisesti ja osoittaen mielenkiintosi elein, ilmein ja lyhyin välisanoin. Tiedät asiakkaan avautuvan sinulle paremmin kun osoitat todella kuulevasi, mitä hän sanoo. Jälleen luottamuksellisuuden ilmapiiri kasvaa välillänne. Avoimet kysymykset pidät avoimina lisäämättä niihin vastausvaihtoehtoja ja näin saat kuulla asiakkaan mielipiteet paremmin.

OLET HYVÄ KUUNTELIJA. Annat asiakkaasi puhua loppuun ja teet muistiinpanoja mahdollisuuksien mukaan asiakkaasi puhuessa. Osaat käyttää aina tilaisuuden tullen asiakkaan omia sanoja jatkokysymyksissä. Istut ryhdikkäänä ja kiinnostuneena usein hieman eteenpäin nojautuneena niin tapaamisissa kuin puhelimessakin. Näin osoitat olevasi todella kiinnostunut asiakkaasi sanomasta. Annat asiakkaallesi positiivisia kommentteja hänen kertomuksestaan myöntelemällä, kommentoimalla lyhyesti aina välillä ja osoittamalla kuuntelevasi.

6.     Huokaise syvään ja tunne ilmavirran kulkevan kehoosi ja kehostasi ulos. Anna hengityksesi hieman nopeutua ja tunne vähitellen tuon uuden hengitystahdin tuoma virkistymisen ja fyysisen aktivaatiotasosi nousun tunne. Avaa silmäsi ja suuntaa huomiosi käsillä olevaan tehtävääsi.

Nyt on mukava jatkaa taas töitä!

Menestystä päivääsi!

Valmentajasi

¤TrainEtta

www.energiaetta.com

harriet.realetta@gmail.com