Ongelmat ja ristiriitatilanteet kuuluvat työelämän arkeen. Ennakointi ja nopea asioihin puuttuminen pelastavat usein monilta suuremmilta vaikeuksilta. Keskittyminen normaaliin työhön työrauhan palauttamisen myötä tuo yritykselle ja sen työntekijöille hyvinvointia, jaksamista ja tulosta. Konfliktit voivat aiheuttaa yritykselle huomattaviakin tappioita, joten niiden tehokas käsittely on tärkeää. Esimies on pääsääntöisesti vastuussa työyhteisön ongelmien toteamisesta ja ratkaisujen etsimisestä.
Työyhteisöjen konfliktit jaetaan usein neljään pääryhmään:
1) Muutos- ja kriisitilanteet (henkilöstön määrän supistukset, toimintojen lakkauttaminen, keskittäminen tai yhdistäminen, organisaatiouudistukset sekä erilaiset työ- ja toimintatapamuutokset).
2) Yhteisöllinen stressi ja työuupumus (syntyy jatkuvista muutoksista tai henkilöresurssien vähäisyydestä työn määrään nähden ja työntekijät kokevat menettävänsä hallinnan tunteen työhönsä).
3) Yksilölähtöiset ongelmat (henkilökohtaiset kriisitilanteet, kuten avioero, alkoholismi, mielenterveyden ongelmat, häiriökäyttäytyminen, ammattitaidon puute, työpaikkakiusaaminen, yhteistyökyvyttömyys)
4) Kärjistyneet yhteistyöongelmat ja –ristiriidat (yhteisön sisäisiä, työntekijän ja ryhmän välillä, ryhmän sisäisinä klikkeinä tai esimiehen ja työyhteisön välillä ilmentyen mm. tietokatkoksina, työprosessien katkeamisina tai haluttomuutena kehittää yhteistä toimintaa). Nämä ongelmat johtavat usein negatiiviseen ongelmakierteeseen.
Parhaita ennakoivia toimia työyhteisöongelmien ehkäisemiseksi ovat:
-avoin kommunikaatio
-säännölliset kokoukset
-selkeät pelisäännöt
-yhteinen vastuu
-kehityskeskustelut
-esimiehen palaute muulloinkin kuin kehityskeskusteluissa esim. viikottaisissa henkilökohtaisissa REACT-keskusteluissa
-hyvä perehdytys
-tiedottaminen
-avoin keskustelu uusista asioista
-kouluttaminen
-avoin ilmapiiri, jossa on helppo kysyä neuvoa
-ylläpitää työyhteisön halua kehittyä toiminnassaan ja työmenetelmissään
-ryhmätyöskentelymuotojen suosiminen antaen riittävästi vastuuta ja valtuuksia
Ensisijaisesti ongelmat ja ristiriidat tulisi selvittää oman työyhteisön sisällä keskustellen yhdessä. Jatkuva työyhteisön toimivuuden seuranta on tärkeää ja se tapahtuu keskusteluin ja haastatteluin (kehityskeskustelut, REACT- keskustelut)sekä hyvän ja tasa-arvoisen työpaikan mittareita luoden ja seuraten.
Konfliktien ja ongelmien kartoitus ja niiden vaikutus toimintaa on selvitettävä aluksi kunnolla. On hyvä tietää tarkasti myös keitä ongelmat koskevat ja kauanko ne ovat jatkuneet. Ongelmia on myös yritetty todennäköisesti jo ratkaista ja ne keinot kannattaa selvittää. Lisäksi voidaan miettiä uusia ehdotuksia ongelman ratkaisuksi ja selvittää kenellä on ensisijainen vastuu tilanteen hoitamisesta.
Esimiehen kannattaa tehdä selkeä päätös tilanteeseen puuttumisesta ja osoittaa, ettei tilanteen anneta jatkua. Ongelmat rajataan ja palautetaan sinne, missä ne ovat syntyneet. Menneisyyttä ei vatvota liikaa ja syyttelyä vältellään. Sovitaan osallistujista, työtavoista ja aikataulusta lähtien liikkeelle ihmisten hoitamisesta työtehtävien hoitamiseen.
Työyhteisön perusrakenteet kannattaa myös tarkistaa ja kirkastaa yksilöiden tehtävät ja tavoitteet. Lisäksi vahvistetaan johtajuutta, organisoidaan työt mahdollisuuksien mukaan paremmin sekä täsmennetään yhteisiä pelisääntöjä. Säännöllisten palaverien järjestäminen ja kehittäminen on myös tärkeää.
Seuraavaksi mietitään toimenpiteitä ongelmien korjaamiseksi ja tehdään niistä sopimuksia. Sovitaan mihin toimenpiteisiin ryhdytään, mitä tehdään eri tavoin kuin ennen sekä mitä toimintoja ja rakenteita vahvistetaan. Mietitään yhdessä ratkaisukeskeisesti paras mahdollinen tavoite ja ratkaisu tilanteeseen.
Sopimusten toteuttamista seurataan sovitun tarkasti määritellyn aikajakson jälkeen tutkitaan, mitä on tehty tilanteen korjaamiseksi, mitä myönteistä on tapahtunut ja sovitaan edelleen jatkotoimista.
Lisätietoja aiheesta löydät esimerkiksi seuraavilta sivuilta:
Esimies joutuu joskus pakottamaan auktoriteetillaan nopeita päätöksiä läpi, hän voi käyttää ongelmanratkaisua, tehdä kompromisseja, auttaa osapuolia vetäytymään tai mukautumaan tarpeen tullen. Näistä keinoista ongelmanratkaisu on paras yhteistyössä käytetty menetelmä, jossa kaikki voittavat. Kompromissi tehdään, ellei ongelmaan löydy ratkaisua. Ongelman ollessa vähäisempi tai prioriteetiltaan tärkeämpiä ongelmia on nähtävissä, voidaan vetäytyä ja antaa periksi ohittaen ongelma tai vaieten siitä. Mukautumista voidaan käyttää miellyttävän ilmapiirin ja yhteistyön säilyttämiseksi tilanteissa, joissa asioilla on suurempi merkitys toiselle tai kun keskustelun jatkaminen haittaisi molempia osapuolia. Pakottaminen tapahtuu usein johdon määräyksiä toteutettaessa esimerkiksi kustannuksia pienennettäessä ja epämieluisia sääntöjä käyttöön otettaessa tai, kun on tehtävä nopeita päätöksiä hätätilanteessa.
Päivän harjoituksena voit tehdä yksin tai tiimisi kanssa seuraavan seitsemän minuutin kirjoitusharjoituksen:
Lue ensin tämä ohje:
Kirjoita paras mahdollinen tapa, millä voisit ratkaista ongelmanne. Mikä olisi paras mahdollinen ratkaisu ongelmaanne ja miten siihen päästäisiin parhaalla mahdollisella tavalla. Miltä ryhmänne näyttäisi ja millaista teidän oli työskennellä yhdessä, kun saavutatte tämän tavoitteen? Milloin ratkaisu syntyy ja tuottaa tulosta parhaalla mahdollisella tavalla? Millaista tulosta teette? Millainen olet itse ja mitä teet? Miltä sinusta tuntuu? Mitä ihmiset sanovat sinusta ja ryhmästäsi? Mihin päädyt? Mikä voisi olla vielä parempaa?
Keskity seuraavaksi hengitykseesi ja kehoosi minuutin ajan ja kirjoita sitten ohjeessa annettujen vihjeiden mukaan paras mahdollinen ongelmanratkaisu parhaassa mahdollisessa ajassa parhain mahdollisin keinoin. Käytä kirjoittamiseen viisi minuuttia.
Keskity minuutin ajan taas hengitykseesi ja kehoosi. Lopeta harjoitus, mutta muista puhua ihannetulevaisuudestasi usein ja kaikissa mahdollisissa tilanteissa.
Menestystä päivääsi!
Valmentajasi
¤TrainEtta
